○釧路町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
令和8年2月27日
訓令第9号
釧路町戸籍システム管理運営要綱(令和3年釧路町訓令第51号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この訓令は、釧路町情報セキュリティ基本方針(平成27年釧路町訓令第64号)及び釧路町情報セキュリティ対策基準(令和5年釧路町訓令第88号)に定めるもののほか、戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ等の保護の適正な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ及び戸籍事務を所管する課(以下「戸籍事務等所管課」という。)に設置した戸籍専用端末装置(以下「端末装置」という。)により、戸籍、除かれた戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等の戸籍関連の事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われるデータをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープ及びその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末装置運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイル及びその他戸籍情報システムに関する仕様を定めた文書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務の処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍事務等所管課の長をもってこれに充てるものとする。
(保護管理者の服務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれに関する設備の状態について把握し、戸籍データが適正に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システムに事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
(戸籍データ取扱責任者)
第6条 保護管理者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍事務を担当する係の長をもってこれに充てるものとする。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者が内容を読み取ることができない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、不要となった時点で速やかに消去、裁断等の復元できない方法によって処分しなければならない。
4 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に掲げる措置を講じることにより適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等の措置を講じることにより安全性を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等に格納した記録内容をラベルで明示すること。
(3) 磁気ディスク等の受払い及び管理に当たっては、名称、作成期日等の必要な事項を台帳に記録すること。
(4) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去し、焼却、裁断等の復元できない方法によりこれを処分すること。
(5) クラウドサービスは、戸籍サーバの物理的な所在を明らかにすることができないことから、外部認証を取得しているデータセンターから提供されるクラウドサービス及び閉域通信網を利用することで戸籍データの漏えいを防止し、必要に応じて認証取得の継続性を戸籍情報システム事業者に確認すること。
(ドキュメントの管理)
第9条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写又は廃棄するときは、保護管理者の承認を受けなければならない。
(戸籍サーバ等へのアクセス管理)
第10条 保護管理者は、戸籍サーバ等へのアクセスに際し、業務の処理範囲に限定した権限の範囲内で、許可された操作者へID及びパスワードを設定し、これらを付与しなければならない。
2 保護管理者は、戸籍サーバ等の利用に関する履歴及び利用状況を確認し、正当な権限を有する者以外の者からの利用を防止しなければならない。
(アクセス制限の漏えい防止の措置)
第11条 戸籍サーバ等にアクセスするためのID及びパスワードを付与された者は、これを外部に漏らすことがないよう適正に管理運用しなければならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し、必要に応じて次に掲げる事項を請求し、戸籍情報の取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は、取扱責任者に次に掲げる事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況等を把握しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況に関すること。
(2) 端末装置の管理の状況に関すること。
(3) 戸籍事務室(戸籍事務等所管課の執務室をいう。)の管理の状況に関すること。
(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末装置の操作)
第13条 端末装置の操作は、取扱職員以外の者が行ってはならない。
2 取扱職員は、戸籍関連業務に必要な場合を除き、端末装置を操作し、戸籍に関するデータを検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(研修等の実施)
第15条 保護管理者は、取扱職員に対し、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚及び戸籍情報システムの安全対策の推進を図るための研修等を実施しなければならない。
(その他)
第16条 この訓令に定めるもののほか、戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理に関し必要な事項は、町長が別に定めるものとする。
附則
この訓令は、令和8年3月1日から施行する。