市が行う補助金の交付事務については、「条例、規則にその根拠を置いてなされるもの」、「要綱等によりなされるもの」、「単年度ごとの予算措置によりなされるもの」などがあります。

この補助金交付に係る事務手続の基準を作成することにより、当該補助金交付事務の共通化、効率化等を図ろうとするものであります。

この手引では、市が行う補助金交付事務について、補助金の位置付け、予算措置上の留意点、実際の交付事務手続上の留意点等実務上の手続を中心に説明していきます。

2　補助金の位置付け

地方自治法(昭和22年法律第67号)第232条の2において「普通地方公共団体は、その公益上」必要がある場合においては、寄附又は補助をすることができる。」と規定されています。この規定の趣旨は、無前提な寄附又は補助は、地方公共団体の財政的負担など様々な弊害を招くおそれがあるため、補助を行う場合においては、慎重にその必要性及び効果等について検討することを要し、客観的に公益上の必要性が十分認められる場合に補助を行うべきものであるということです。

補助金交付事務に関わる職員は、地方自治法の趣旨を十分認識し、実務に当たる必要があります。

3　予算要求時における留意事項

(1)　予算要求時における留意事項については、おおむね毎年度の予算編成方針に示されていますが、そのポイントは次のとおりです。

①　継続的かつ長期間にわたり交付されている補助金で、既に所期の目的を達成したもの又は効果の薄いものはないか。

②　補助団体等の設立目的や活動内容を十分認識し、積極的に活動を行っていない団体等に対する補助金の整理、縮減を図っているか。

③　社会情勢の変化や事業内容に応じ、適切に補助金額の見直しを図っているか。

(2)　予算要求見積書に添付する書類等

添付書類等については、おおむね次のものがあります。

①　事業計画書、事業予算書、事業実績報告書、決算書

②　工事の施行を伴うものは、実施設計書、関係図面

③　その他団体の規約、法人の定款など

※予算要求時又は下記4(2)の補助金交付申請の段階で、申請書等に添付する①の書類について、統一的に定まった様式というものはありませんが、各課において統一した様式を備えておくと事務の整理としてはやり易いので、各課において工夫をしてみることも必要かと思います(参考様式別添)。

4　補助金交付事務の留意事項

(1)　補助金の予算措置までにおける事務手続の進め方

各課において行う予算措置の基本的な流れは、次のとおりです。

①補助事業者からの補助要望(補助事業者→各課)→②補助の要否(各課)→③予算要求(各課→都市経営課・財政課)→④予算査定(都市経営課・財政課)→⑤内示→⑥予算案の議会提出→⑦議会の議決→⑧予算の配当(財政課→各課)

(2)　補助金交付事務の基本的な進め方

各課において行う補助金交付事務の基本的な流れは、次のとおりです。

A　補助事業終了後に交付する場合

①補助金交付申請(補助事業者→各課)→②申請内容の審査・適否(各課)→③補助金交付の決定(予算の追加配当〔保留解除〕要求・各課→財政課)→④交付決定・補助指令(各課→補助事業者)→⑤補助事業の着手(補助事業者)→⑥補助事業の完了・実績報告(補助事業者→各課)→⑦補助事業の履行確認(各課)→⑧補助金交付請求(補助事業者→各課)→⑨補助金交付(各課→補助事業者)

B　運営費補助のように補助事業の性質上当該事業の終了前に交付する場合

①補助金交付申請(補助事業者→各課)→②申請内容の審査・適否(各課)→③補助金交付の決定(予算の追加配当〔保留解除〕要求・各課→財政課)→④交付決定・補助指令(各課→補助事業者)→⑤補助金交付請求(注)(補助事業者→各課)→⑥補助金交付(各課→補助事業者)→⑦補助事業の着手(補助事業者)→⑧補助事業の完了・実績報告(補助事業者→各課)→⑨補助事業の履行確認(各課)→(※精算行為があれば、精算手続を行う。)

(注)分割して交付される場合の請求は、その都度行う。

(3)　補助金交付事務の実務上の留意点

補助金交付事務に当たっては、次の項目について常に留意し、実務に当たることが必要です。

①　所管課側における留意点

ア　補助金の申請、受入れ事務は適正にされているか。

イ　補助金の決定は条例等に適合しているか。

ウ　補助金の目的は明確か、また、公益上の必要性は十分か。

エ　補助金の条件その他補助指令等の内容は明確か。

オ　補助金の額の算定、交付方法、時期、手続等は適正か。なお、補助金交付の決定伺(起案時)における補助金の額の算定等の記載例を次に示すので、記載漏れのないよう留意すること。

(ア)　条例、規則又は要綱にその根拠を置いて補助金の交付がなされるもの(※条例、規則又は要綱を資料として添付すること。)

a　補助金の額の算定方法が規定されている場合

例1)　～申請書、添付書類等を審査の結果、○○条例第○条〔交付の根拠〕及び同条例施行規則第○条〔算定方法の根拠〕の規定により、補助対象事業に係る運営費の3分の1として△△千円を交付したい。

例2)　～申請書、添付書類等を審査の結果、○○条例(規則・要綱)第○条〔交付の根拠〕及び第○条〔算定方法の根拠〕の規定により、補助対象事業に係る人件費相当分として△△千円を交付したい。

例3)　～申請書、添付書類等を審査の結果、○○条例(規則・要綱)第○条〔交付の根拠〕及び第○条〔算定方法の根拠〕の規定により、補助対象事業に係る運営費のうち□□事業費として△△千円を交付したい。

b　補助金の額の算定方法が規定されていない場合

例1)　～申請書、添付書類等を審査の結果、○○条例(規則・要綱)第○条〔交付の根拠〕の規定により、補助対象事業に係る運営費の一部補助として△△千円を交付したい。

(イ)　単年度ごとの予算措置により補助金の交付がなされるもの

例1)　～申請書、添付書類等を審査の結果、地方自治法第232条の2の規定により、補助対象事業に係る人件費の一部補助として△△千円を交付したい。

例2)　～申請書、添付書類等を審査の結果、地方自治法第232条の2の規定により、補助対象事業に係る運営費のうち□□事業費××千円の一部補助として△△千円を交付したい。

カ　補助金の使途の効果及び補助条件の履行の確認は、実績報告書等によりきちんとなされているか。

キ　下記②に記載の補助団体等側における留意点について、補助団体等への指導、助言等を適切に行っているか。

ク　初めて補助する団体等に対しては、提出された実績報告書、決算書等をチェックして、不明な点があれば金銭出納帳、領収証等必要関係書類の提出を求め、照合しているか。

②　補助団体等側における留意点

ア　事業計画書、予算書、実績報告書及び決算書等と市役所所管課へ提出した交付申請書、実績報告書等が符合するか。

イ　補助金交付申請書の提出及び補助金の請求、受領は適時、適切に行われているか。

ウ　補助事業は、事業計画及び交付条件に従って実施され、十分効果が上げられているか。

エ　団体等の内部における財務規程等の整備はされているか。

オ　出納関係帳簿の整理、記帳は適正にされているか。

カ　補助金に係る収支の会計処理は適正にされているか。

キ　会計処理上の責任体制は明確にされているか。

ク　現金出納に際し、事前に会計責任者の決裁を得ているか。

ケ　領収証等の証拠書類の整理、保存は適切にされているか。

コ　精算があった場合には、精算時期、精算報告等は適切にされているか。

サ　財産の処分制限に反するものはないか。

シ　現金出納等について内部でのチェック機能が整備されているか。

(4)　補助金関係書類の保管

①　所管課側にいて保有するものは、これを5年間保存すること(釧路市公文書管理規則(平成18年釧路市規則第4号)第7条第1項第3号)。なお、補助団体側においても、市の規程に準じ、5年間保存するよう指導すること。

②　単年度限りで終了する事業又は解散する団体等(○○実行委員会等)の関係書類は、所管課がこれを引き継ぎ、5年間保存すること。

5　指令書(ひな形)

地方公共団体の補助決定は、一種の行政契約として考えられており、補助条件に反することは付款(条件)違反、債務不履行として整理されるものであるので、補助条件等については、特に形式的なものとならないよう、具体的に明示する必要があります。

つきましては、補助金交付指令書に記載する補助条件や目的についての事項を整理した指令書のひな形(別紙)を作成しましたので、今後この記載事項に準じて、事務処理を行うよう努めてください(※国又は道の補助要綱等に基づく補助金交付事務で、市から交付する補助金交付指令書の様式、条件等が定められているものについては、それぞれの要綱等に従い事務処理を行ってください。)。