○清里町情報公開事務取扱要綱
平成12年3月27日
要綱第1号
第1 趣旨
第2 情報公開に係る事務
1 公文書の公開の請求(以下「公開請求」という。)の受付等は、総務課総務グループ(以下「情報公開担当」という。)において一元的に行うものとする。
2 情報公開担当で行う事務
(1) 情報公開に係る相談及び案内に関すること。
(2) 情報公開に係る実施機関との連絡調整に関すること。
(3) 公文書の公開に係る請求書の受付に関すること。
(4) 公文書の公開に係る費用の徴収に関すること。
(5) 情報公開に係る審査請求の受付に関すること。
(6) 清里町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。
(7) その他情報公開制度に関すること。
3 公文書を所管する課(以下「所管課」という。)で行う事務
(1) 公文書の公開に係る請求書の受理に関すること。
(2) 公開請求に係る公文書の検索に関すること。
(3) 公開請求に係る公文書の公開の諾否の決定に関すること。
(4) 公文書の公開を実施すること。
(5) 情報公開に係る審査請求の受理に関すること。
(6) 審査会に対する諮問に関すること。
(7) 審査請求に係る裁決に関すること。
第3 公開請求の受付
1 案内及び相談
(1) 情報公開担当の対応
ア 町政情報に係る相談に応じ、条例に基づく請求によるまでもなく、町作成の刊行物、行政資料等で公表を目的として作成されたものは、情報提供で迅速に対応するものとする。
イ 公開請求を行うことができるものは、条例第5条に規定するもの(以下「請求権者」という。)でなければならないので、その確認を行うものとする。
ウ 公文書の任意的公開により対応する場合には、公文書の義務的な公開との違いについて説明するものとする。
(2) 所管課の対応
所管課に直接公開請求があつた場合は、単に情報公開担当が受付窓口である旨を知らせるだけではなく、請求者の話を聞き、必要に応じて情報公開担当と連絡をとるものとする。
なお、当該所管課において従来から提供していた情報等、直ちに公開が可能なものは、情報提供として対応するものとする。
(3) 条例第16条関係の確認
請求に係る公文書が、他の法令に基づき閲覧等(条例第16条)ができる場合には、公文書の公開を実施しないで、その旨を説明する等適切に対応するものとする。
2 請求の受付
(1) 公開請求の受付は、公文書公開請求書(規則様式第1号)により情報公開担当において行うものとする。
(2) 公文書の特定
公開請求のあつた公文書については、文書分類表等により検索し、又は所管課と十分連絡を取り、当該公文書の件名又は内容についての特定を行うものとする。この場合公開請求のあつた公文書が2以上の課に存在するときは、当該公文書に係る事務を所掌する課をもつて所管課とするものとする。
(3) 請求権を有するものの確認
ア 請求権者であるかどうかの確認は、請求書の審査事項を審査することによつて行い、身分証明等の提示は求めないものとする。
なお、利害関係を有するものからの公開請求があつた場合は、公開請求に係る公文書の内容と利害関係との関連について慎重に確認するものとする。
イ 請求は原則として本人によるものとするが、本人に代わつて代理人による請求も行うことができるものである。この場合は委任状を徴するなど、適切に対応するものとする。
(4) 請求書の各欄の確認事項
ア 「連絡先」欄
請求者に確実かつ迅速に連絡できる電話番号(自宅、勤務先等)を記載してあること。また、法人等にあつては担当者の連絡先(所属、電話番号)等を記載してもらうこと。
イ 「公文書の件名又は内容」欄
請求の対象となる公文書を特定するための欄であるので、件名又は内容が公文書を検索できる程度に具体的に記入してあること。
ウ 「請求の目的」欄
公文書の特定等のため必要であるので、記入を求めるが記入の有無が受理の要件とはならないので、空欄あつても受理はする。
エ 「公開の区分」欄
公文書の閲覧、試聴又は写しの交付のいずれの請求であるかがわかるように該当する方法に○印をつけてあること。
オ 「請求者の区分」欄
(ア) 該当する番号を○印で囲み、2から6までに該当する場合には、それぞれ必要事項を記載してもらうこと。
(イ) 「町内に住所を有する者」とは、郵便物が実際に届くような生活の本拠を町内に有する個人の場合に限るものとする。従つて、住民基本台帳上の住所を町内に有するものに限らない。
(ウ) 「町内に事務所等を有する個人、法人その他の団体」とは、町内に本店、支店、営業所、出張所等の事務所または事業所を有する個人、法人その他の団体であること。
(5) 電話又は口頭による請求
条例第6条は書面による請求を求めており、電話又は口頭による請求は認められない。
(6) 郵送、ファクシミリによる請求があつた場合は、内容を確認し、不備な点については、電話等で確認するものとする。
(7) 請求書を受けつけた場合の説明等
請求書を受け付けた場合は、請求書に受付印を押した後に請求書の写しを作成し当該請求書の写しを請求者に交付するとともに、次に掲げる事項について説明することとする。
ア 請求書を受理した翌日から起算して14日以内に公開・非公開の決定を行い「公文書公開決定通知書」(規則様式第2号)、「公文書一部公開決定通知書」(規則様式第3号)又は「公文書非公開決定通知書」(規則様式第4号)により速やかに請求者に通知すること。ただし、やむを得ない理由があるときは、決定期限を延長することができ、このときは、「公文書公開決定期間延長通知書」(規則様式第5号)により請求者に通知すること。
イ 公文書の公開を行う場合の日時及び場所については、「公文書公開決定通知書」又は「公文書一部公開決定通知書」により通知すること。
ウ 公文書の写しの作成に要する費用は、請求者の負担とすること。
(8) 請求書の送付
請求書を受け付けたときは、速やかに所管課に送付するものとする。この場合、情報公開担当は、請求書の写しを保管すること。
3 所管課における決定事務
(1) 請求書の受理
所管課は、情報公開担当から請求書の送付を受けたときは、これを受理するものとする。なお、情報公開担当で請求書を受け付けた日をもつて、条例第7条第1項に規定する請求書を受理した日として取り扱うものとする。
(2) 公文書の検索
請求書を受理したときは、その内容を確認し、公開請求に係る公文書を速やかに検索するものとする。
(3) 公文書が存在しない場合
請求に係る公文書が存在しないことが判明した場合は、請求者に対し、「公文書不存在通知書」(様式第1号)により通知するものとする。
(5) 内部調整
所管課の長は、公文書を公開するか否かの決定をするに当つては、情報公開担当及び当該公文書に関係する各課と協議するものとする。
(6) 第三者に関する情報の取扱
公開請求のあつた公文書に、第三者に関する情報が記録されている場合であつて、慎重かつ公正な公開・非公開の決定をするために必要があると認めるときは、「第5 第三者に関する情報の取扱」の定めるところにより対処するものとする。
(7) 決定期間の延長(条例第7条第4項)
決定期間を延長する場合は、次の事項に留意するものとする。
ア 延長期間は、30日(請求書を受理した日の翌日から起算して44日)以内に決定をするように努めること。
イ 決定期間延長通知書は、請求書を受理した日の翌日から起算して14日以内に請求者に到達するように処理すること。
ウ 決定期間延長通知書の「条例第7条第1項の規定による決定期間」欄は、請求書を受理した翌日から起算して14日目の日をそれぞれ記載すること。
エ 決定期間延長通知書の「延長する期間」欄の起算日は、当初の決定期間の末日の翌日とすること。
オ 決定期間延長通知書の写しを情報公開担当へ送付すること。
(8) 決定の決裁
ア 公開又は非公開の決定は、原則として所管課の長の専決とする。この決裁区分は、原則的なものであり、重要又は異例な事項に関しては、上司の決裁を受けるものとする。この場合情報公開担当に合議するものとする。
イ 公開又は非公開の決定の決裁に当つては、起案用紙を用いるものとする。この場合において、決定に係る起案文書には、請求書、決定通知書の案、第三者情報に係る意見書及び調査書、必要に応じて公開請求に係る公文書の写し等を添付するものとする。
(9) 決定通知書の記載要領
公文書公開決定通知書、公文書一部公開決定通知書及び公文書非公開決定通知書(以下「決定通知書」という。)の記入は、次の要領により行うものとする。
ア 「公文書の件名又は内容」欄
公開請求に係る公文書の件名又は内容を正確に記入すること。この場合1通の決定通知書に複数の件名を記入することができること。
イ 「公開方法の区分」欄
該当する□欄にレ印をつけること。
ウ 「公開の日時」欄
決定の決裁が終了したあと、請求者と事前に電話等により連絡をとり、都合のよい日を指定するように努めること。この場合、決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し、到着予定日以降の勤務時間内の日時を指定すること。
なお、情報公開担当とあらかじめその日時を相談すること。
エ 「公開の場所」欄
原則として、情報公開担当において行うものとする。但し、事務に支障がある場合等は所管課と情報公開担当とで協議の上、別の場所を指定することができる。
オ 「公開しない部分の内容及びその理由」欄
カ 「公開しない部分を公開することができる期間」欄及び「公開することができる時期」欄
一定の期間の経過により、非公開とする理由がなくなることが明らかであり、かつ、その期日が概ね1年以内に到来する事が確実であるときは、その公開できる時期を記入すること。
(10) 決定の通知
所管課は、公開又は非公開の決定をしたときは、決定通知書を作成のうえ、速やかに請求者に送付するとともに、その写しを情報公開担当に送付するものとする。
第4 公文書の公開の方法
1 閲覧の場合
(1) 文書及び図面については原則としてこれらの原本、写真についてはプリントしたものを閲覧に供することにより行うものとする。
(2) 原本を公開することができないときは、当該公文書を複写したものを閲覧に供する。
2 試聴の場合
(1) フィルム、録音テープ及びビデオテープについては、それぞれ映写機、再生機器等により行うものとする。
(2) マイクロフィルムについては、プリントしたものにより行うものとする。
3 写しの交付の場合
(1) 写しの作成は、複写機により行うものとする。
(2) (1)以外の写しの作成については、情報公開担当において、外部に委託の上作成するものとする。
(3) 写しの交付をする場合において、請求者から求められたときは、条例に基づいて交付した公文書の写しである旨の確認をすることができる。この場合、その写しの余白に次のとおり記載するものとする。
「この写しは、清里町情報公開条例に基づき交付したものです。
年 月 日 清里町長 印」
4 費用の徴収
(1) 公文書の写しの作成に要する費用は、当該写しを交付する際に納付させるものとする。
(2) 費用の徴収に係る事務は、原則として情報公開担当において行うものとする。
5 一部公開の方法
(1) 公開部分と非公開部分とが別のページに記載されているときは、次の方法により行うものとする。
ア 取り外しのできるものは、非公開部分を取り外して公開部分のみを閲覧させる。
イ 取り外しのできないもの(例 用紙の裏・表の場合、袋とじの状態にあるもの)は、公開部分のみを複写機で複写する。
(2) 公開部分と非公開部分とが同一ページに記載されているときは、次の方法により行う。
ア 公文書を複写し、その複写したものの非公開部分をマジック等で消し、それを再度複写する。
イ 非公開部分を遮へい物で覆つて複写機で複写する。
第5 第三者に関する情報の取扱
1 意見聴取の実施
(1) 所管課は、公開請求に係る公文書に第三者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されているときは、必要に応じて当該第三者の意見聴取を行うものとする。
2 意見聴取の事項
聴取事項は、個人のプライバシーの侵害の有無、法人その他の団体が受ける不利益の有無と程度、国や他の地方公共団体との協力関係への影響の有無その他必要な事項とする。
3 意見聴取の方法
第三者から意見を聴取する場合は、次の方法により行うものとする。
(1) 第三者に関する情報に対して公開請求が行われたことを、「公文書公開請求に係る意見について(照会)」(様式第2号)により通知するものとする。
(2) (1)の通知に対する意見は、原則として「公文書公開請求に係る意見書」(様式第3号)で提出するよう協力を求めるものとする。
4 第三者への決定の通知
第6 公文書の任意的公開の取扱
1 公文書任意的公開申出書の提出
情報公開担当は、公文書の任意的公開の申出をしようとするものに対して、次のことを説明し「公文書任意的公開申出書」(規則様式第6号)の提出を求めるものとする。
(1) 任意的公開は、実施機関に公開を義務付けるものではなく、公開に努めるという趣旨であること。
(2) 公開されないことに対して、審査請求等はできないこと。
2 申出に対する諾否の決定の通知
所管課は、「公文書任意的公開回答書」(規則様式第7号)を作成し、速やかに申出者に送付するとともに、その写しを情報公開担当に送付するものとする。
3 その他
その他公文書の任意的公開に関する事務については、「第3 公開請求の受付」の定めに準じて取り扱うものとする。
第7 審査請求があつた場合の取扱
1 審査請求の受付場所
公文書の公開に係る審査請求の受付は、情報公開担当において行うものとする。
2 審査請求の受付事務
(1) 指導
情報公開担当は、審査請求の相談を受けた場合、次の点について指導するものとする。
ア 書面による審査請求の指導
審査請求は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第19条の規定により書面を提出しなければならない。したがつて、口頭での審査請求があつた場合は、書面により行うよう指導するものとする。
イ 正副2通の提出が必要であること。
(2) 審査請求書の受付
情報公開担当は、行政不服審査法に基づき次の点について確認のうえ受付する。
ア 記載内容の確認(形式的要件の審査)
審査請求書に次の事項が記載され、かつ、押印があるかどうか確認する。
(ア) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(イ) 審査請求に係る処分の内容
(ウ) 審査請求に係る処分があつたことを知つた年月日
(エ) 審査請求の趣旨及び理由
(オ) 処分庁(実施機関)の教示の有無及びその内容
(カ) 審査請求の年月日
なお、審査請求人が法人その他の団体であるときは、上記のほか、その代表者等の住所又は居所及び氏名を記載しなければならない。代表者、管理人、総代、代理人等がある時は、それらの資格証明書を添付することが必要であること。
イ その他の確認
(ア) 審査請求期間(条例上の処分があつたことを知つた日の翌日から起算して3ケ月以内)内の審査請求であるかどうかの確認
(イ) 審査請求適格の有無(「処分」によつて直接に自己の権利利益を侵害されたものであるか)の確認
(3) 審査請求書の補正
審査請求書の記載内容及び添付書類に不備又は不足がある場合には、審査請求人に対して相当の期間を定めて、その補正を命じるものとする。補正の命令は、「公文書公開審査請求補正命令書」(様式第5号)により行うものとする。
(4) 審査請求の却下
審査請求が次のいずれかに該当する場合は、当該請求について却下の裁決を行うものとする。却下の通知は、「公文書公開審査請求裁決通知書」(様式第6号)により行うものとする。
ア 審査請求が不適切であり、かつ、補正不能である場合
イ 補正命令に応じなかつた場合
ウ 補正命令に定める期間を経過した場合
(5) 審査請求書の受理
所管課は、情報公開担当より審査請求書の送付を受けたときは、2―(2)の事項が記載されていることを確認し、当該審査請求書を受理するものとする。
3 所管課における再検討及び審査会への諮問
(1) 所管課における再検討
ア 審査請求書を受理した所管課は、当該審査請求に係る当初の決定について再検討を行うものとする。
イ 再検討した後、当初の決定を取り消して公開請求に応じる決定を行うときは、速やかに審査請求に対する裁決及び公開の手続を行うものとする。
(2) 審査会への諮問の手続き
所管課で再検討した後、当初の決定を取り消して公開請求に応じる決定を行うときを除き、所管課は速やかに審査会へ諮問手続を行うものとする。
(3) 諮問書の送付
所管課は、審査会への諮問の決裁の後、次に掲げる資料を添付して、「公文書公開審査諮問書」(様式第7号)を情報公開担当に送付するものとする。
ア 審査請求書及び添付書類の写し
イ 請求書の写し
ウ 決定通知書の写し
エ その他必要な書類(当該公文書の写し等)
(4) 審査会への諮問
公文書公開審査諮問書及び資料の送付を受けた情報公開担当は、当該諮問書により審査会に諮問する。
4 審査請求に対する裁決の起案
(1) 審査請求に対する裁決の起案
所管課は、審査会に諮問した審査請求について答申を受けたときは、その答申を最大限に尊重して、速やかに当該審査請求に対する裁決について起案し、情報公開担当に合議するものとする。
(2) 公文書公開審査請求裁決通知書の送付
所管課は、審査請求に対する裁決を行つた場合は、速やかに「公文書公開審査請求裁決通知書」を審査請求人に送付するとともに、その写しを情報公開担当に送付するものとする。
(3) 決裁の区分等
審査請求書を受け付けた後の決裁の区分は、次のとおりとする。
ア 審査請求の受理、不受理、補正命令に関すること 所管課長
イ 審査会への諮問に関すること 町長
ウ 審査請求に対する裁決に関すること 町長
なお、アからウの場合、その他審査請求人に対する通知又は審査会に対する諮問若しくは書類の提出を行うときは、情報公開担当に合議するものとする。
第8 法令等との調整
2 情報公開担当は、閲覧、縦覧等の制度が次のように限定された場合にあつては、当該限定されている以外の部分について条例の適用があることを踏まえて案内するものとする。
(1) 請求することができる者の範囲を限定している場合
(2) 請求期間を限定している場合
(3) 閲覧若しくは縦覧又は謄本、抄本等のいずれかに手続きを限定している場合
附則
この要綱は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成20年要綱第7号)
この要綱は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成24年要綱第21号)
この要綱は、平成24年7月9日から施行する。
附則(平成28年要綱第26号)
(施行期日)
1 この要綱は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
(経過措置)
2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であつてこの要綱の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの要綱の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。
3 この要綱の施行の際、第1条の規定による改正前の清里町情報公開事務取扱要綱、第2条の規定による改正前の清里町福祉サービス事業実施要綱、第3条の規定による改正前の清里町成年後見制度利用支援事業実施要綱及び第4条の規定による改正前の清里町介護保険地域支援事業実施要綱に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。
