○清里町文書編纂保存規程
昭和61年8月11日
規程第3号
注 令和7年3月から改正経過を注記した。
清里町文書編纂保存規程(昭和49年規程第2号)の全部を次のように改める。
(目的)
第1条 この規程は、処理の完結した文書(以下「文書」という。)の編纂及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書は、法令の根拠若しくは、業務の分野別に会計年度別、あるいは暦年別に編纂する。
(3) 文書中、数年にわたるものは、第1号の規定にかかわらず、完結した年に編纂するものとする。
(4) 図面等で、文書とともに編纂できないものは、箱又は袋等に年度、名称及び保存年限等を記載しなければならない。
(5) 分類が多岐にわたる文書は、その主な分類に編纂し、その写を各関係文書に編纂するものとする。
(6) 前号の規定により、写を編纂した場合、その写の欄外に原本の所在を記載するものとする。
(例規の整理)
第3条 「例規」の表示がある通達、その他、将来の事務処理の基準となる文書は、例規綴として編纂し、常に内容を明確にしておかなければならない。
(保存)
第4条 主管グループにおいて、文書の編纂を了したときは、遅滞なく定められた場所に保存しなければならない。
(閲覧又は借用)
第5条 文書を閲覧又は借用する場合、主管課長の許可を受けなければならない。
2 閲覧又は借用した文書は、場外持ち出し及び転貸してはならない。
3 閲覧又は借用した文書は、抜取り、補足、若しくは訂正等をしてはならない。
(部外者の閲覧等)
第6条 部外者の申請により、文書の閲覧又は謄写をする場合は、副町長の許可をうけなければならない。
(廃棄)
第7条 保存年限を経過した文書は、廃棄文書目録(別記第2号様式)により、副町長の決裁を受けて廃棄しなければならない。
2 廃棄文書は、焼却、切断等により、他に内容が漏れないようにしなければならない。
(書庫の管理)
第8条 書庫は、総務課が管理する。
2 書庫は、主管グループにおいて常に清潔に整頓しなければならない。
3 書庫での火気使用は厳禁する。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和63年規程第2号)
この規定は、公布の日から施行する。
附則(平成14年規程第1号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成19年規程第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年規程第3号)
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成28年規程第2号)
この規程は、清里町課設置条例(平成28年条例第2号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
附則(平成30年規程第8号)
この規程は、平成31年1月1日から施行する。
附則(令和5年規程第3号)
この規程は、公布の日から施行し、令和5年4月1日から適用する。
附則(令和6年規程第1号)
この規程は、清里町課設置条例(令和5年条例第26号)の施行の日(令和6年4月1日)から施行する。
附則(令和7年規程第3号)
この規程は、令和7年4月1日から施行する。
別表
(令7規程3・一部改正)
文書編纂種別及び保存年限表
分類 係 | 第1類(永久保存) | 第2類(10年保存) | 第3類(5年保存) | 第4類(2年保存) |
総務グループ | ・総務関係例規 ・条例、規則、規程、告示、令達、その他例規類の原議及び関係書類 ・議会関係書類 ・顕彰、褒章、表彰関係書類 ・各種式典関係書類 ・分村及び町村界並びに字名称変更関係書類 ・各種委員辞令簿 ・各種委員人事関係書類 ・事務引継書 ・各種契約、協定書類 ・社寺、宗教、法人関係書類 ・清里町例規集配付台帳 ・職員の身分、進退、賞罰関係書類 ・職員の人事関係書類 ・職員の辞令簿 ・職員の履歴書 | ・職員の共済組合関係書類 ・職員の退職手当組合関係書類 ・職員住宅使用料徴収簿 ・職員団体関係書類 | ・金券交付簿 ・町村会及び各種機関団体関係書類 ・渉外関係書類 ・職員の給与関係書類(含む各種手当届) ・職員の研修、福利厚生関係書類 ・公務災害関係書類 ・社会保険、労働保険関係書類 | ・図書受付簿 ・親展文書配付簿 ・各種使用伺簿 ・自衛官関係書類 ・郵便発送関係書類 ・総務雑件 ・官報、道公報 ・各種届出関係書類 ・出勤簿 ・時間外勤務命令簿 ・職員厚生雑件 |
管財グループ | ・管財関係例規 ・財産台帳 ・財産取得処分関係書類 ・財産登記書類 ・土地建物貸付契約書 ・備品台帳 ・防災関係例規 ・防災計画関係書類 ・地籍調査関係例規 ・地籍調査事業(一筆地調査測量面積測定)関係書類 ・地籍調査成果認証関係書類 ・地籍図原図 ・地籍簿 ・土地整理原図 ・斜里郡上斜里村字地番変更調書 | ・災害対策関係書類 ・公共施設状況調査関係書類 ・委託業務関係書類 ・町立公園の整備管理関係書類 | ・物品の取得処分関係書類 ・物品購入金関係書類 ・自動車取得税関係書類 ・自動車重量税贈与税関係書類 ・地籍調査地区推進委員関係書類 | ・警備業務日誌 ・管財雑件 ・防災雑件 ・地籍雑件 |
まちづくりグループ | ・基金関係書類 ・寄付台帳 ・各種貸付金台帳 ・総合計画書 ・過疎地域振興計画書 ・広域市町村生活圏計画書 ・統計例規 ・各種統計結果表 ・統計調査員関係書類 ・山村振興計画書 ・土地開発公社関係書類 ・広報「きよさと」(保存用) ・町勢要覧(保存用) ・財政関係例規 ・地方交付税関係書類 ・起債台帳 ・財政状況調査関係書類 ・予算関係書類 ・決算関係書類 ・町民憲章制定関係書類 ・交通安全対策例規 | ・町立公園関係書類 ・総合計画策定関係書類 ・過疎地域振興計画関係書類 ・広域市町村生活圏計画策定関係書類 ・総合計画ローリング関係書類 ・過疎地域振興計画ローリング関係書類 ・陳情、請願関係書類 ・国勢調査関係書類 ・農林業センサス関係書類 ・辺地対策関係書類 ・起債関係書類 ・基金関係書類 ・北海道負担金関係書類 ・自治会関係書類 ・交通安全指導員関係書類 ・消費者モニター委嘱関係書類 ・青少年問題協議会委員関係書類 ・行政相談員関係書類 ・道政モニター推進関係書類 | ・広域市町村生活圏計画ローリング関係書類 ・過疎バス、行政バス関係書類 ・管内総合開発期成会関係書類 ・企業誘致工場設置奨励関係書類 ・エネルギー対策関係書類 ・地場資源試験開発関係書類 ・農業基本調査関係書類 ・学校基本調査関係書類 ・工業統計調査関係書類 ・商業統計関係書類 ・事業所統計関係書類 ・毎月勤労統計関係書類 ・住宅統計関係書類 ・労働力調査関係書類 ・広報 ・町民からの陳情、請願要望関係書類 ・町民対話懇談会関係書類 ・交通安全対策関係書類 ・交通災害共済関係書類 ・新生活運動関係書類 ・貯蓄推進関係書類 ・消費生活関係書類 ・街路灯関係書類 ・防犯関係書類 ・青少年問題協議会関係書類 ・行政相談関係書類 ・町民憲章関係書類 ・北方領土及び北方圏行政関係書類 ・交通災害共済関係書類 ・広聴関係書類 | ・企画振興雑件 ・統計雑件 ・広報発行原稿資料 ・町政一般の周知関係書類 ・広報雑件 ・財政雑件 ・住民活動雑件 ・交通安全指導者管理関係書類 ・道政モニター関係書類 ・広聴雑件 |
財務グループ | ・歳入歳出外関係書類 ・一時借入金関係書類 ・支出命令関係書類 ・収入命令関係書類(税外含む) | |||
町民生活グループ | ・医療保険関係例規 ・国保及び老人医療並びに各種医療統計関係書類 ・国保特別会計及び老人保健特別会計予算並びに決算関係書類 ・環境衛生例規 ・墓地及び火葬場関係書類 ・重要な契約に関する書類 ・環境衛生施設に関する書類 ・公害関係例規 ・危険動物飼育関係例規 ・浄化槽関係例規 ・浄化槽台帳 ・国民年金関係例規 ・国民年金保険料納付組織表彰関係書類 ・国民年金統計資料 ・敬老年金支給台帳 ・印鑑簿 ・既決犯罪通知書類 ・埋火葬認許証 ・外国人登録関係例規 | ・国保運営協議会関係書類 ・国道補助金等関係書類 ・国道補助金関係書類 ・町営住宅入居退居関係書類 | ・国保及び老人保健並びに各種医療支出関係書類 ・国保及び老人保健被保険者異動関係書類 ・各種医療報酬明細書 ・国保被保険者台帳 ・老人保健被保険者台帳 ・汚物清掃及びじん芥処理関係書類 ・狂犬病予防及び畜犬登録関係書類 ・食品衛生関係書類 ・そ族昆虫駆除関係書類 ・衛生関係団体関係書類 ・鉄道用地土地賃貸契約関係書類 ・公衆浴場関係書類 ・国民年金事務費交付関係書類 ・国民年金印紙検認報告書 ・敬老年金関係書類 ・国民年金印紙売捌収入命令簿 ・敬老年金証書交付簿 ・国民年金関係書類 ・火葬場使用料徴収簿 ・印鑑、身分証明手数料徴収簿 ・印鑑届及び委任状 ・相続税法58条通知書関係書類 ・外国人登録関係書類 ・人口動態調査票送付簿 ・住民登録謄抄本その他証明書手数料徴収簿 | ・国保及び老人保健雑件 ・環境衛生雑件 ・清掃センター雑件 ・北海道危険動物飼養関係書類 ・浄化槽関係書類 ・公害に関する雑件 ・国民年金雑件 ・人口動態雑件 ・戸籍謄抄本請求書 ・住民登録関係受理送付簿 ・住民登録各種届書 |
税務・収納グループ | ・税務関係例規 ・土地、家屋台帳 ・土地、家屋異動関係書類 ・固定資産評価関係書類 ・税務統計関係書類 ・納税関係例規 ・納税貯蓄組合設立関係書類 ・決算関係書類(税関係令) | ・各種課税台帳 ・減免関係書類 ・差押調書 ・不能欠損関係書類 ・各種徴収簿 | ・軽自動車標識交付簿 ・税務関係会議書類 ・納税貯蓄組合関係書類 ・各種奨励金交付原簿 ・徴収金引継関係書類 ・収入命令関係書類 | ・税務雑件 ・納税雑件 |
保健グループ | ・保健衛生関係例規 ・保健事業統計書類 ・保健衛生施設に関する書類 ・重要な契約に関する書類 | ・国道補助金関係書類 ・住民健康管理台帳 ・保健事業に関する書類 | ・妊産婦及び乳幼児保健関係書類 ・健康調査票 ・母子管理票 ・分娩記録簿 ・各種検診関係書類 | ・保健衛生雑件 ・保健師業務日誌 ・運転業務日誌 |
福祉介護グループ | ・社会関係例規 ・遺族等援護関係書類 ・各種委員任免関係書類 ・恩給請求関係書類 ・保護世帯台帳 ・障害者母子寡婦台帳 ・社会福祉台帳 ・福祉関係例規 ・社会福祉関係者表彰関係書類 | ・引揚者関係書類 ・世帯更生資金貸付関係書類 ・行旅病人及び死亡人関係書類 ・心身障害者扶養共済関係書類 ・社会福祉施設入所関係書類 ・老人居室整備資金貸付関係書類 ・社会福祉法人関係書類 | ・民生児童委員関係書類 ・生活保護関係書類 ・各種団体関係書類 ・身体障害者関係書類 ・母子身障害精薄福祉関係書類 ・老人福祉関係書類 ・老人福祉対策関係書類 ・調停委員関係書類 ・司法保護委員関係書類 ・人権擁護委員関係書類 | ・社会福祉雑件 |
地域包括支援グループ | ・地域包括支援センター関係例規 ・予算、決算に関する特に重要な書類 ・地域包括支援センターの運営に関する特に重要な書類 ・指定介護予防支援事業所に関する特に重要な書類 ・指定介護予防支援事業所の運営に関する特に重要な書類 | ・予算、決算に関する重要な書類 ・契約関係書類 ・車両関係書類 ・地域包括支援センター事業関係書類 ・地域包括支援センターの運営に関する重要な書類 ・指定介護予防支援事業所の運営に関する重要な書類 ・介護予防普及啓発事業に関する重要な書類 ・権利擁護の支援に関する重要な書類 ・認知症総合支援に関する重要な書類 | ・介護予防支援及び介護予防ケアマネジメントに関する書類 ・給付管理、請求に関する書類 ・総合相談及び休日夜間対応に関する記録 ・権利擁護の支援に関する書類 ・介護支援専門員の支援に関する書類 ・地域包括ケアに係る各種会議に関する書類 ・苦情処理に関する書類 ・各種調査・報告関係書類 ・除票台帳 ・認知症等高齢者SOSネットワーク事業に関する書類 ・介護予防把握事業に関する書類 ・介護予防普及啓発事業に関する書類 ・在宅介護医療連携推進事業に関する書類 ・認知症初期集中支援推進事業に関する書類 ・認知症地域支援・ケア向上事業に関する書類 ・生活支援体制整備事業に関する書類 ・認知症サポーター養成事業に関する書類 ・家族介護支援事業に関する書類 ・地域住民の福祉の増進及び自立した日常生活の支援に関する書類 | ・地域包括復命書 ・地域包括雑件 |
産業振興グループ | ・農政関係例規 ・農業振興計画 ・気象観測関係書類 ・畜産関係例規 ・酪農近代化計画 ・農地開発関係例規 ・林政関係例規 ・分収林関係書類 ・保安林指定関係書類 | ・各種補助事業関係書類 ・各種金融関係書類 ・農業災害対策関係書類 ・各種補助事業関係書類 ・各種金融関係書類 ・国営土地基盤整備事業関係書類 ・道営土地基盤整備事業関係書類 ・開拓財産処理関係書類 ・町有林管理経営関係書類 ・治山事業関係書類 | ・農業団体関係書類 ・農業振興地域整備事業関係書類 ・国土利用計画関係書類 ・農事研修所関係書類 ・農村青少年育成、農村生活改善関係書類 ・地域休養施設関係書類 ・家畜予防衛生関係書類 ・牧野管理運営関係書類 ・畜産団体関係書類 ・林業振興関係書類 ・林業団体関係書類 ・森林防火関係書類 ・保安林関係書類 ・自然保護関係書類 ・内水面、鉱業権、砂利採取(河川以外)関係書類 | ・各種会議関係書類 ・農政雑件 ・各種金融関係書類 ・畜産雑件 ・農地開発雑件 ・林政雑件 |
商工観光グループ | ・観光関係例規 ・観光開発関係書類 ・自然環境保全関係書類 ・商工労働関係例規 | ・観光補助事業関係書類 ・町立公園の整備管理関係書類 ・観光施設の整備管理関係書類 ・各補助事業関係書類 ・商工労働補助事業関係書類 | ・観光関係書類 ・自然公園関係書類 ・観光団体関係書類 ・中小企業融資関係書類 ・商工振興委員会関係書類 ・各種団体関係書類 ・職業労働関係書類 ・消費経済関係書類 ・食糧管理関係書類 | ・観光雑件 ・商工労働雑件 ・計量関係書類 |
建築住宅グループ | ・建設管理関係例規 ・町営住宅管理台帳 | ・契約その他権利義務に関する文書で重要なもの ・重要な工事(補助事業議決に付すべき契約等)に関する設計書 ・重要な工事に関する設計書 | ・建設証所管建設事業費等実績調査関係書類 ・重要な工事以外に関する設計書 | ・建築雑件 |
土木グループ | ・道路台帳 ・橋梁台帳 ・災害台帳 ・道路の認定変更関係書類 ・道路潰地求積図 ・道路用地登記関係書類 ・土木関係例規 ・車両関係例規 ・財産台帳 ・基金台帳 | ・契約その他権利義務に関する文書で重要なもの ・許可、認可に関する文書で重要なもの ・重要な工事(補助事業議決に付すべき契約等)に関する設計書 ・重要な工事に関する設計書 | ・道路占用河川占用関係書類 ・砂利採取(河川敷地含む)関係書類 ・重要な工事以外に関する設計書 | ・管理雑件 ・土木雑件 ・車両及び機械類の維持管理関係 |
上下水道グループ | ・水道例規 ・水道特別会計予算及び決算関係書類 ・水道施設許可認可関係書類 ・水道施設関係書類 ・下水道関係例規 | ・水道補助工事執行関係書類 ・各種徴収簿 ・水道月報、年間関係書類 ・水利権、道路占用関係書類 | ・給水施設関係書類 ・水道工事施行関係書類 ・現金引継関係書類 ・水質検査関係書類 ・国有林野、鉄道用地土地賃貸契約関係書類 ・給水工事指定業者承認申請書関係書類 ・下水道設置計画関係書類 | ・維持雑件 ・メーター検針台帳 ・水道業務日誌 ・給水申込関係書類 ・下水道雑件 |
子育て支援グループ | ・児童福祉台帳 ・子ども家庭センター及び地域子育て相談機関関係例規 ・子育て世代包括支援センター及び子育て支援センター関係例規 ・子ども家庭センター及び地域子育て相談機関の運営に関する特に重要な書類 ・子育て世代包括支援センター及び子育て支援センターの運営に関する特に重要な書類 | ・母子福祉資金貸付関係書類 | ・母子遺児寡婦資金関係書類 ・児童福祉関係書類 ・児童手当関係書類 ・児童扶養手当関係書類 ・特別児童扶養手当関係書類 ・子育て支援関係書類 | |
保育所グループ | ・保育所関係書類 | ・保育所雑件 | ||
出納室 | ・出納関係例規 ・決算書類 | ・現金出納簿 | ・道税払込領収書 ・収入証憑 ・支出証憑 ・各種預金通帳 | ・物品出納関係書類 ・出納雑件 |
焼酎醸造所 | ・備品台帳 ・特別会計予算並びに決算関係書類 ・焼酎工場施設関係書類 ・焼酎醸造関係例規 ・酒類製造免許の証 | ・公害関係書類 ・酒税事務書類 ・原料受入使用関係書類 ・製造の受入移出関係書類 ・鑑評会等関係書類 ・販売数量関係書類 | ・物品購入関係書類 ・契約書関係書類 ・醸造委員会関係書類 ・焼酎会計収入支出関係書類 ・販売促進関係書類 ・広告宣伝関係書類 | ・焼酎事務雑件 ・醸造事務雑件 ・販売促進事務雑件 |

