(目的)

第1条　この規程は、文書の編集、保存年限、整理保管についての手続等を定めることを目的とする。

(文書の意義)

第2条　この規程で「文書」とは、完結した文書及び帳簿をいう。

(年限の区分)

第3条　文書は、次の4種の保存年限に区分して保存しなければならない。

(保存の区分)

第4条　文書は、歴年(会計に関するものは会計年度)により区分し、別表の類目及び保存年限により編集しなければならない。

(類目の多岐にわたる文書)

第5条　類目の多岐にわたる文書は、その主な類目に編入し、その写書を各関係文書に編入しなければならない。

(例規の整理)

第6条　「例規」の表示がある通達、その他将来の事務処理の基準となる文書は、例規綴に編集、かつ、常に加除訂正をして現行内容を明確にしておかなければならない。

(附属文書)

第7条　文書に附属する図面等であつて本書にあわせつづりがたいものは、分離して編集し前条の規定に準じて保存しなければならない。

(文書の装てい)

第8条　文書には、表紙(別記第1号様式)及び目次(別記第2号様式)を附さなければならない。但し、年保存の文書については、目次を省略することができる。

(保存)

第9条　文書の編集を了したときは、保存簿(別記第3号様式)に登載し、定められた場所に保存しなければならない。

(廃棄)

第10条　保存年限の満了した文書は、廃棄処分処理簿(第4号様式)に登記し、議長の決裁を得て処理するものとし、他に内容を漏らすことによつて支障を生ずると認められるものは、焼却その他の処置を講じなければならない。

(文書の借覧)

第11条　文書を借覧しようとするときは、事務局に請求し、事務局長の指示を受けなければならない。

(部外者の閲覧)

第12条　部外者であつて文書の閲覧又は謄写をしようとするときは、議長の許可を受けなければならない。