○喜茂別町特定個人情報等の取扱いに関する管理規程
令和7年2月6日
訓令第3号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第8条)
第3章 教育研修(第9条)
第4章 特定個人情報等の取扱い(第10条―第15条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第16条―第21条)
第6章 委託先の監督(第22条)
第7章 監査の実施(第23条・第24条)
第8章 雑則(第25条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別する番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に定めるところにより、特定個人情報の取扱いに関し必要な措置を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程における用語の意義は、番号法第2条及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)において使用する用語の例による。
第2章 管理体制
(総括責任者)
第3条 本町に、総括責任者を1人置くこととし、副町長をもって充てる。
2 副町長が不在の場合は、町長が総括責任者を任命することとする。
3 総括責任者は、実施機関(喜茂別町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年喜茂別町条例第2号)第2条第2項に規定する町の実施機関をいう。以下同じ。)の長を補佐し、各機関における個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(保護責任者)
第4条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を実施する課室等に、保護責任者を1人置くこととし、当該課室等の長又はこれに代わる者をもって充てる。
2 保護責任者は、各課室等における特定個人情報等を適切に管理する任に当たる。
3 保護責任者は、特定個人情報等を情報システムで取り扱う場合は、次条に規定する当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
(システム管理者)
第5条 町長は、情報システムを管理する課にシステム管理者を置く。
2 システム管理者は、保有特定個人情報のうち、情報システムで取り扱うものについての安全の確保等について必要な措置を講じる。
(監査責任者)
第6条 監査責任者を1人置くこととし、総務課長をもって充てる。
2 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について監査する任に当たる。
(事務取扱担当者の指定等)
第7条 保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を明確化し、事務取扱担当者を指定するものとする。
2 保護責任者は、事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を明確化するものとする。
3 総括責任者及び保護責任者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 事務取扱担当者がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の総括責任者等への報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えいその他の番号法違反(以下「漏えい等」という。)の事案又はおそれのある事案を把握した場合の対応体制並びに関係部署及び関係機関への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(事務取扱担当者の監督)
第8条 総括責任者及び保護責任者は、特定個人情報等がこの規程等に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して、必要かつ適切な監督を行うものとする。
第3章 教育研修
第9条 総括責任者及び保護責任者は、事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の適正な取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 総括責任者及び保護責任者は、事務取扱担当者のうち特定個人情報を取り扱う事務に従事する者に対し、番号法第29条の2に定めるサイバーセキュリティの確保に関する事項その他の事項に関する研修を行うものとする。
3 総括責任者及び保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
4 総括責任者は、保護責任者に対し、課室等における特定個人情報等の適切な管理のために必要な教育研修を行うものとする。
5 教育研修については、教育研修への参加の機会を付与するとともに、研修未受講者に対して再受講の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第4章 特定個人情報等の取扱い
(複製等の制限)
第10条 事務取扱者は、次の各号に掲げる行為を行う場合は、保護責任者の指示があった場合に限り行うことができる。
(1) 特定個人情報等の複製
(2) 特定個人情報等の送信
(3) 特定個人情報等が保存されている電子媒体等の外部への送付及び持ち出し
(4) その他特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(特定個人情報等の取扱状況の記録)
第11条 保護責任者は、特定個人情報の取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録するものとする。
(管理区域)
第12条 保護責任者は、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システム(サーバー等)を管理する区域(以下「管理区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
2 保護責任者は、管理区域において、入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器等の制限等の措置を講ずるものとする。
(取扱区域)
第13条 特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(取扱区域)においては、事務取扱担当者等以外の者が特定個人情報等を容易に閲覧等できないよう留意するものとする。
(廃棄等)
第14条 保護責任者及び事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された書類等について、喜茂別町文書取扱規程(昭和46年喜茂別町規程第3号)等の規程において定められている保存期間を経過した場合は、個人番号をできるだけ速やかに復元不可能な手段で削除又は廃棄するものとする。
2 保護責任者及び事務担当者は、個人番号又は特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、その記録を保存するものとする。
3 保護責任者及び事務担当者は、前2項に規定する事務を委託する場合は、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認するものとする。
(外的環境の把握)
第15条 保護管理者は、特定個人情報等が外国において取り扱われる場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、特定個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第16条 保護責任者は、情報システムを使用して個人番号利用事務等を行う場合は、システムの管理者と連携して、事務取扱担当者及び当該事務で取り扱う特定個人情報の範囲を限定するために、認証機能を設定する等の適切なアクセス制御のため必要な措置を行わなければならない。
(不正アクセス等による被害の防止等)
第17条 システム管理者は、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するため、当該情報システムと外部ネットワークとの接続箇所にファイアウォールを設置するなど、適切なセキュリティ対策のため必要な措置を講ずるものとする。
2 保護責任者及び事務取扱担当者は、個人番号利用事務の実施に当たり接続する情報提供ネットワークシステム等の接続規程等が示す安全管理措置を遵守するものとする。
3 システム管理者は、個人番号利用事務において使用する情報システムについて、インターネットから独立する等の高いセキュリティ対策を踏まえたシステム構築や運用体制整備を行うものとする。
4 その他の情報システム等の取扱いについては、喜茂別町情報セキュリティポリシーの例によるものとする。
(機器及び電子媒体等の盗難防止)
第18条 保護責任者及び事務取扱担当者は、管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、施錠可能な場所への保管等の物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
2 保護責任者及び事務担当者は、電子媒体及び書類等を庁舎内で移動等させる場合において、紛失・盗難等に留意するものとする。
(電子媒体等の接続制限)
第19条 保護責任者は、許可された電子媒体又は機器等以外のものについて、使用の制限等の必要な措置を講じ、また、記録媒体を有する機器の情報システム端末等への接続について、制限等の必要な措置を講ずるものとする。
(情報漏えい等の防止)
第20条 保護責任者及び事務取扱担当者は、特定個人情報をインターネット等により外部に送信する場合は、システム管理者と連携して、通信経路における情報漏えい等を防止するための措置を講ずるものとする。
(暗号化)
第21条 保護管理者及び事務取扱担当者は、特定個人情報等を機器又は電子媒体等に保存する必要がある場合には、原則として暗号化又はパスワードを付する等して秘匿のために必要な措置を講ずるものとする。
第6章 委託先の監督
(委託先の監督)
第22条 保護責任者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。
2 保護責任者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、契約書等に特定個人情報等の特記事項を定めるなどし、委託先に安全管理措置を遵守させるための必要な措置を講ずるものとする。
3 保護責任者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託した場合、委託先における特定個人情報の取扱状況を把握するものとする。
4 保護責任者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託する場合には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。
第7章 監査の実施
(監査)
第23条 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期に及び必要に応じて随時に監査(外部監査及び他部署等による点検を含む。)を行い、その結果を総括責任者に報告するものとする。
2 監査責任者は、監査を行うに当たり、監査計画を立案し、総括責任者の承認を得るものとする。
(評価及び見直し)
第24条 総括責任者は、監査の結果等を踏まえ、必要があると認めるときは、本規程等の見直し等の措置を講ずるものとする。
第8章 雑則
(委任)
第25条 この規程に定めるもののほか、この規程の運用について必要な事項は、個人情報保護管理者が別に定めることができる。
附則
この規程は、令和7年3月1日から施行する。