○喜茂別町個人情報等の取扱いに関する管理規程
令和7年2月6日
訓令第2号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第7条)
第3章 教育研修(第8条)
第4章 職員の責務(第9条)
第5章 保有個人情報の取扱い(第10条―第17条)
第6章 保有個人情報を取り扱う情報システムにおける安全の確保等(第18条―第35条)
第7章 保有個人情報の提供及び業務の委託等(第36条―第38条)
第8章 安全管理上の問題への対応(第39条―第41条)
第9章 監査及び点検の実施(第42条―第44条)
第10章 雑則(第45条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第6条第1項の規定に基づき、同法を適切に運用するため、本町の保有する個人情報(以下「保有個人情報」という。)を適正に管理することに関して必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程における用語は、法の定めるところによる。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 本町に総括保護管理者を1名置くものとし、副町長をもって充てる。
2 副町長が不在の場合は、町長が総括保護管理者を任命することとする。
3 総括保護管理者は、実施機関(喜茂別町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年喜茂別町条例第2号)第2条第2項に規定する町の機関をいう。以下同じ。)が管理する保有個人情報の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(保護管理者)
第4条 各課等に、保護管理者を1人置くこととし、各課等の長をもって充てる。
2 保護管理者は、各課等における個人情報の適切な管理を確保する任に当たる。
3 保護管理者は、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合は、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
(保護担当者)
第5条 各課等に保護担当者を各1人又は複数人置くものする。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、当該課等における保有個人情報の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第6条 本町に監査責任者を1人置くものとし、総務課長をもって充てる。
2 監査責任者は、本町における保有個人情報の管理の状況について監査する任に当たる。
(保有個人情報の適切な管理のための委員会)
第7条 総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設ける。
2 委員会は、定期的又は随時に開催する。
3 委員会には、必要に応じて情報セキュリティ等について専門的な知識及び経験を有する者等が参加することができるものとする。
第3章 教育研修
(教育研修)
第8条 総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課等における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を行うものとする。
4 保護管理者は、当該課等の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第9条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び例規等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
第5章 保有個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第10条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その他の内容に応じて、当該保有個人情報にアクセス(紙等に記録されている保有個人情報に接する行為を含む。以下同じ。)する権限を有する職員とその権限の内容を、業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、その権限を有しない保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。
(複製の制限)
第11条 保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次の各号に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員は、保護管理者の指示に従い当該行為を行わなければならない。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) 前3号に掲げるもののほか、保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第12条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第13条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認められるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。
2 職員は、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し又は持ち出す場合には、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
3 職員は、保有個人情報が記録されている媒体を庁舎内で移動させる場合には、紛失・盗難等の防止に留意するものとする。
(誤送付等の防止)
第14条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付、誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講じなければならない。
(廃棄等)
第15条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 職員は、保有個人情報の消去や保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(2以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第16条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第17条 保護管理者は、保有個人情報が外国において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
第6章 保有個人情報を取り扱う情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第18条 保護管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下第30条を除き、この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、前項の措置を講じる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備するとともに、パスワード等の読み取り防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第19条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びそのアクセス記録を効率的かつ確実に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去等の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第20条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講じる。
(管理者権限の設定)
第21条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性その内容に応じて、情報システムの管理者権限を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該権限を必要最小限とする等の措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第22条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第23条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止のためソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第24条 職員は、保有個人情報について、業務上の必要により一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。
2 保護管理者は、前項に規定する処理が行われた場合には、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認しなければならない。
(暗号化)
第25条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、前項に規定する措置を踏まえ、その処理する保有個人情報について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化(適切なパスワードの付与、その漏えい防止の措置等を含む。)を行うものとする。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第26条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第27条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第28条 保護管理者は、端末の盗難防止又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保護管理者が必要であると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第29条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第30条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容の照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第31条 保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第32条 保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じなければならない。
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第33条 保護管理者は、個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するよう努めるものとする。
(情報システム室等の入退管理)
第34条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る制限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別か、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持ち込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、前項と同様の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
4 保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の管理)
第35条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講じるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第7章 保有個人情報の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第36条 保護管理者は、法第69条第2項第2号の規定に基づき、他の保護管理者の管理する保有個人情報を利用目的以外の目的のために利用しようとする場合は、当該他の保護管理者の承認を受けなければならない。
2 保護管理者は、法第69条第2項第3号の規定に基づき、本町の議会が保有する個人情報について、その利用目的以外の目的のために提供を受けようとする場合は、当該保有個人情報を管理する者の承認を受けなければならない。
(保有個人情報の行政機関等以外の者への提供)
第37条 保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の法的根拠、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わさなければならない。
2 保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第38条 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講じ、契約書に、次の各号に掲げる事項を明示するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。本条において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱い状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
2 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
3 保有個人情報の取扱いに係る業務を委託する場合には、当該契約を担当する職員は、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等、その内容やその量等に応じて、委託先における管理体制、実施体制及び個人情報の管理の状況(以下、「個人情報の管理の状況」という。)について確認するものとする。
4 委託先において、保有個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託契約を担当する職員は、委託先に第1項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は自らが委託先のける個人情報の管理の状況について確認するものとする。保有個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合も同様とする。
5 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、当該契約を担当する職員は、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
6 保有個人情報を提供し、又は業務委託する場合には、当該業務又は契約を担当する職員は、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
第8章 安全管理上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第39条 保有個人情報の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講じる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、個人情報保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに個人情報保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 個人情報保護管理者は、前項による報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を町長に速やかに報告するものとする。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じるとともに、同種の業務を実施している課等に再発防止措置を共有するものとする。
(法に基づく報告及び通知)
第40条 保護管理者は、保有個人情報の漏えい等が生じた場合であって、法第68条第1項の規定による報告を要する場合には、前条に規定する手続と並行して、速やかに個人情報保護委員会に報告するものとする。
(公表等)
第41条 保護管理者は、保護管理者は、法第68条第1項の規定による報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、保有個人情報の漏えい等安全確保の上で問題となる事案が発生した場合には、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る個人情報の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、公表を行う漏えい等が発生したとき、個人情報保護に係る内部規程に対する違反があったとき、委託先において個人情報の適切な管理に関する契約条項等に違反があったときなど、町民の不安を招きかねない事案については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会に情報提供を行うものとする。
第9章 監査及び点検の実施
(点検)
第43条 保護管理者は、各科等における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期及び必要に応じ臨時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第44条 総括保護管理者及び保護管理者は、保有個人情報の適切な管理のための措置について、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第10章 雑則
(委任)
第45条 この規程に定めるもののほか、この規程の運用について必要な事項は、個人情報保護管理者が別に定めることができる。
附則
この規程は、令和7年3月1日から施行する。