(目的)

第1条　この規程は、文書の管理について基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正実施を図ることを目的とする。

(文書取扱の基本)

第2条　文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

第3条　削除

(課長等の責務)

第4条　総務課長は、本庁における文書の管理を総括する。

(帳簿等)

第5条　課には、次に掲げる帳簿等を備える。

(収受及び配付方法)

第6条　到着した文書(電報を含む。以下同じ。)及び物品は、総務課において直ちに次の各号により収受配付しなければならない。

(勤務時間外収受文書及び物品)

第7条　勤務時間外に到着した文書及び物品は、宿直員(警備員)が収受し、次の出勤時刻後直ちに総務課に引き継がなければならない。

(処理方針)

第8条　文書は、即日処理を原則とする。

(令達文書の処理)

第9条　令達文書の種別は、条例、規則、告示、訓令、訓、達及び指令とする。

(口頭、電話連絡の処理)

第10条　口頭又は電話で受理した事項で重要なものは、口頭電話連絡用紙(別記第7号様式)に記入し、上司の決裁を受けなければならない。

(決定書案の作成)

第11条　課長等は、必要な処理の方針を指示して、決定書案を作成させなければならない。

(起案の方法)

第12条　決定書案の起案は、決定書(別記第8号様式)により行い、必要に応じて文章の余白に提案理由、準拠法条項、予算関係等を記載しなければならない。

第13条　削除

(経由書類)

第14条　単に経由にとどまる文書は、経由進達簿(別記第12号様式)に記載しなければならない。

(合議及び協議)

第15条　起案責任者は、決定書案が次の各号に該当するときは、当該各号に定めるところにより、必要な合議又は協議を行わなければならない。

(総務課長等への合議)

第16条　法規文書に係る決定書案は、総務課内法制担当を経て総務課長に合議しなければならない。

(決定書案の回付)

第17条　決定書案を合議し、又は決定を受けるために回付しようとするときは、文書主任において、回付番号を付して決定書受渡簿に登記しなければならない。

(決定書の処理)

第18条　決定書案について決定を受けたときは、文書主任において文書管理簿に登記する。

(文書の名義)

第19条　法令の規定により権限を行使するための文書は、権限を有する者(法令の規定に基づき委任を受けた者を含む。)の名で施行しなければならない。

(文書の記名)

第20条　決定を施行するための文書(以下「施行文書」という。)の記名は、当該職及び氏名をもって表示するものとする。ただし、前条第2項の規定による施行文書については、氏名を省略することができる。

(記号及び番号)

第21条　施行文書には、文書主任において、記号及び番号を付さなければならない。ただし、告示以外の公示文書及び軽易な文書については、この限りでない。

(公印の押印)

第22条　施行文書のうち送付を要するものには、公印を押さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

(左横書き)

第23条　文書の書き方は、左横書き(法令等により縦書きと定められているもの及び縦書き様式のものを除く。)とする。

(文体及び表現)

第24条　公用文の文体は、原則として「ます」体とする。ただし、法規文書、令達文書(訓令及び訓に限る。)告示文書及び一般文書のうち議案、契約書等に用いる文体は、様式の部分を除き「である」体とする。

(用字及び用語)

第25条　公用文に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名並びに外来語、外国の地名及び人名については、それぞれ常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)の定めるところによるものとする。

(敬称)

第26条　公用文の名あて人に付ける敬称は、「様」とする。ただし、文書の内容、形式等から他の敬称を用いたほうが適当と認められる場合は、他の敬称を用いることができる。

(書式)

第27条　公用文の書式は、(別記第13号様式)に定める例によるものとする。ただし、他に特別の定め又は理由がある場合はこの限りでない。

(用紙等)

第28条　文書の作成に用いる用紙は、日本工業規格A4版を用いる。ただし、特別な場合についてはこの限りでない。

(文書の浄書及び校合)

第29条　文書は各課において浄書し、厳重に校合しなければならない。

(発送文書等の回付)

第30条　発送する文書及び物品は、退庁時限までに総務課に回付しなければならない。

(文書等の発送)

第31条　文書及び物品の発送は、総務課において次の各号によらなければならない。

(完結文書の分類及び編集保存)

第32条　完結文書は、次条から第36条に定めるところにより区分と分類の上、主管課において保存しなければならない。

(文書分類表の作成)

第32条の2　総務課長は、事務事業に応じた文書分類表を作成しなければならない。

(保存期間の起算日の特例)

第32条の3　保存期間の起算日は、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、当該各号に定めるとおりとする。

(例規の編集及び保存)

第33条　各課は、その主管事務に関する例規の写しを編集保存しなければならない。

(分類の基準)

第34条　文書の分類は次の各号により定め、あらかじめ文書分類届(別記第17号様式)により町長の承認を得なければならない。

(文書の編纂)

第35条　文書の編纂は、次の各号の基準による。

(保存文書台帳の作成等)

第36条　前条の規定により製本した完結文書は、速やかに別記第21号様式の保管簿冊原簿に登記しなければならない。

(保存文書の閲覧)

第37条　主務課保存文書(主務課において保存中の文書をいう。以下同じ。)の閲覧を受けようとするときは、主務課長等の承認を得なければならない。

(保存文書の転貸及び持出しの禁止)

第38条　閲覧中の保存文書は、転貸し又は庁外に持ち出してはならない。ただし、総務課長の承認得たときはこの限りでない。

(保存文書の閲覧及び謄写の禁止)

第39条　保存文書は、職員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、町長の許可を得たときはこの限りでない。

(廃棄)

第40条　主管課長保存文書で保存期間が満了した保存文書は、主管課において総務課長の決定を得て廃棄簿冊通知書(別記第25号様式)に基づき廃棄しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第41条　保存文書を廃棄するときは、その年月日を廃棄簿冊目録に記入し、保存文書中印形の移用のおそれがあるもの又は他人に見られることをさける必要があるものは塗り消し又は切り取って廃棄しなければならない。