○置戸町文書編さん及び保存要領
平成17年4月1日
要領第1号
(趣旨)
第1条 この要領は、置戸町における文書の編さん及び保存について、必要な事項を定めるものとする。
(対象となる文書)
第2条 管理すべき文書は、おおむね次のとおりとする。
(1) 一般文書
(2) 電磁記録
(3) 台帳
(4) 伝票
(5) 図面
(6) 控え文書
(7) 写し文書
(文書保存年限)
第3条 文書の保存年限、区分基準は置戸町役場処務規程第32条による。
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間、証拠として保存する必要がある場合については、その保存年限はそれぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
(文書分類表)
第4条 文書は、大分類、中分類、小分類の3段階の機能別区分により分類する。
2 前項に規定した分類は、文書分類表としてまとめ、総務課が改訂・維持を行う。
3 各課は、組織異動、事務文書の異動に応じて文書処理票(様式第1号)により、総務課に変更を通知する。
4 文書分類表は、常用簿冊として管理し、年度毎の追加・削除は加除式で行う。
5 文書分類表は、年度毎に写しを作成し、この写しを正本として当該年度の文書分類表として保存する。
(簿冊単位の管理)
第5条 文書は、原則として簿冊方式により管理する。ただし、事務の分野により、フォルダー、図面筒、文書整理箱等に保管している文書も、それらの什器の単位を簿冊の単位と同等とみなし、簿冊目録に記載し管理するものとする。
2 1年分の文書の厚さが、2センチメートルに満たないときは数年分を合わせて編さんし、6センチメートルを超えるときは、分離できない場合を除き分割して編さんすること。
(簿冊の種類)
第6条 簿冊はその保存の仕方により、次のように区分される。
(1) 常用簿冊 事務の都合上、年度が変わつても常に課内に常備して使用するもの。
(2) 保存対象簿冊 年度が変わつたときに課内に置かず保存書庫に保存するもの。
(簿冊の作成)
第7条 編さんする簿冊の名称には、文書分類表に登録されているものだけが使用できる。
2 各職員は簿冊を新しく作成する場合には次に掲げる方法により行うこととする。
(1) 各職員は、簿冊起票(様式第4号)により、総務課に新しく作成する簿冊の簿冊分類表への登録を依頼する。
(2) 総務課は、文書分類表への登録を完了した時は当該課へその旨通知する。
(3) 各課は、当該年度において編さんした簿冊を編さん簿冊一覧表(様式第5号)に記録し担当課長の確認を得た上で、総務課へ提出する。
(4) 総務課は、文書分類表に登録されていることを確認し保管する。
(文書件名管理の対象簿冊)
第8条 文書件名管理を行う簿冊は、収受文書・起案文書を綴じ込んだ簿冊とする。
(文書件名目録)
第9条 各課は、全ての簿冊に次に掲げる事項を記載した文書件名表(様式第6号)を作成し、文書件名情報の管理を行う。
(1) 分類番号・簿冊番号
(2) 保存年限
(3) 文書処理年月日
(4) 文書番号
(5) 文書名
(保管)
第10条 文書の保管は各課が行うものとする。
2 保管の対象文書は、現年度簿冊、前年度簿冊、常用簿冊の3種類とする。
(移し変え)
第11条 各課は、毎年7月までに現年度簿冊を保管書棚から、前年度簿冊保管書棚に簿冊の移し変えを行う。
(置換え)
第12条 各課は、毎年7月末までに前年度簿冊保管書棚から、保管書庫の課割当書棚に簿冊の置換えを行う。
(保存)
第13条 文書の保存は各課が行うものとする。
2 保存の対象は、保管されていた前年度簿冊のうち、保存年限が3年以上のものとする。
(保存書庫の管理)
第14条 総務課は、書庫内の書棚の各課への割当、書庫内への書棚配置図の掲示、各課の書棚の課名プレート掲示等を行うものとする。
(廃棄)
第15条 文書の廃棄は9月末までに行う。
2 廃棄の対象は、保管されていた前年度簿冊のうち保存年限が1年のものと、保存されていた保存簿冊のうち保存年限が満了したものとする。
3 廃棄は次の手順で行うものとする。
(1) 総務課は、廃棄簿冊一覧表(様式第7号)により、各課に廃棄の指示を行う。
(2) 各課は、廃棄簿冊を点検し廃棄してよいものについて廃棄作業を行う。
(3) 各課は、廃棄作業の結果を文書廃棄完了報告を用いて総務課に報告する。
(4) 総務課は、廃棄作業の結果報告を受けた後、編さん簿冊一覧表に廃棄月日を記録する。
附則
この要領は平成17年4月1日から施行する。
