○江差町電子計算機処理に係るデータ保護管理規程
平成6年4月20日
訓令第6号
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、本町の電子計算機処理に係る管理運営について必要な事項を定めることにより、データの保護の適正な管理を図り、もつて行政の円滑な運営と信頼性を確保することを目的とする。
(1) 電子計算機 与えられた一連の処理手順に従つて事務を自動的に処理する電子的機器およびその周辺機器で構成される集合体をいう。
(2) 電子計算機処理 電子計算機を利用して行われる情報の入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、消去、出力またはこれらに類する処理をいう。
(3) 個人情報 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)であつて特定の個人が識別され、または識別され得るものをいう。
(4) データ 電子計算機処理に係る入出力帳票または磁気テープ、磁気ディスクその他の媒体に記録されているものをいう。
(5) 業務所管課 電子計算機処理により当該業務の全部または一部を行う課(課に相当する組織を含む。)をいう。
(6) 委託業務所管課 業務所管課のうち、当該業務の全部または一部について本町以外のもの(以下「外部」という。)に電子計算機処理を委託する課をいう。
(処理事務の範囲)
第3条 電子計算機処理をすることができる事務は、所掌する事務の目的達成に必要な範囲内の事務とする。
(正確性の確保)
第4条 電子計算機処理により事務を行う場合は、人権を侵害することのないように配慮するとともに、データ保護およびデータの正確性の維持に努めなければならない。
(記録の制限)
第5条 データには、法令または条例等の定めがあるときその他権限の範囲内で正当な行政執行を行う場合を除き、個人の思想、信条、宗教および社会的差別の原因となる事項を含めてはならない。
第2章 管理組織
(データ保護管理者)
第6条 データ保護の適正な管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、助役をもつてこれを充てる。
(データ保護責任者)
第7条 データ保護の事務の一部を取り扱わせるため、データ保護責任者(以下「保護責任者」という。)を置き、総務課長をもつて充てる。
2 保護管理者に対し、この訓令の規定による協議、報告その他の行為をするときは、保護責任者を経由して行うものとする。
(データ保護連絡調整会議)
第8条 データ保護の適正な管理を推進するため、データ保護連絡調整会議(以下「会議」という。)を設置する。
2 会議は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) データ保護に関する取扱手続きの審議
(2) データ保護に関し必要な連絡調整
3 会議は、次に掲げる者をもつて組織し、保護管理者が主宰する。
(1) 保護管理者
(2) 保護責任者
(3) 業務所管課の長のうち、保護管理者が指名した者
(4) その他保護管理者が必要と認めて指名した者
4 会議は、必要があると認めるときは、関係職員の出席を求めて、意見もしくは説明を聴き、または必要な資料の提出を求めることができる。
5 会議の庶務は、総務課において処理する。
第3章 データ等の管理
(入出力帳票等の受払い)
第9条 業務所管課(委託業務所管課を除く。)の長は、データを記録している入出力帳票および媒体の受払い及び保管に関する必要な事項を台帳に記録する。
(磁気ファイルの管理)
第10条 保護責任者は、データを記録している磁気テープ、磁気ディスク等の媒体(以下「磁気ファイル」という。)の管理について、その重要度に応じて定めた場所に保管し、または予備ファイルを作成し、他の施設へ保管する等の必要な措置を講じなければならない。
2 保護責任者は、保存期間の経過等により保管の必要がなくなつた磁気ファイルについて、速やかに消去、廃棄等の必要な措置を講じなければならない。
3 保護責任者は、磁気ファイルについて事故が発生した場合は、速やかに事故状況を保護管理者に報告するとともに、データの復旧のための必要な措置を講じなければならない。
(ドキュメントの管理)
第11条 保護責任者は、ドキュメント(システム設計書、オペレーション手順書およびプログラムリストをいう。)を常に整備し、所定の場所に保管しなければならない。
2 前項のドキュメントを当該業務所管課以外に提供しようとする者は、保護責任者の承認を得なければならない。
(電子計算機のオペレーション)
第12条 電子計算機(端末機を除く。以下この条において同じ。)のオペレーションを行つた者は、その実績を記録するものとする。
2 電子計算機のオペレーションは、電子計算機設置課の長の指示または承認を受けた者が行うものとする。
3 電子計算機設置課の長は、前項の規定により指示または承認をおこなつたときは、速やかに保護責任者に報告するものとする。
(端末機のオペレーション)
第13条 端末機の保管及び使用に関し適正な管理を行わせるため、端末機の設置課に端末管理責任者を置き、当該設置課の長をもつて充てる。
2 端末機のオペレーションは、端末管理責任者の指示または承認を受けた者が行うものとする。
3 端末機のオペレーションについては、パスワードの使用等データ保護のため必要な措置を講ずるものとする。
4 端末管理責任者は、端末機の使用状況を把握し、データ保護のため必要な措置を講じなければならない。
第4章 重要機能室の管理及び保安
(電子計算機室への入退室の管理)
第14条 電子計算機設置課の長は、電子計算機室及び磁気ファイル等の保管施設への部外者の立ち入り許可、入退室の記録、職員による立会等につき必要な措置を講じなければならない。
(保安措置)
第15条 電子計算機設置課の長は、火災その他の災害および盗難に備えて、重要機能室に必要な保安措置を講じなければならない。
(事故発生時の措置)
第16条 電子計算機設置課の長は、重要機能室に重大な事故が発生したときは、速やかにその旨を保護管理者に報告しなければならない。
2 保護管理者は、前項の規定による報告を受けたときは、速やかに事故の経緯、被害状況等を調査し、重要機能室およびデータの復旧のための措置を講じなければならない。
第5章 データの利用および提供
(外部へのデータの提供)
第18条 データを外部へ提供しようとするときは、当該業務所管課の長は、あらかじめ保護管理者に協議しなければならない。
この場合において、協議書には、次に掲げる事項を明記した覚書の案を添付するものとする。
(1) データの内容に関する事項
(2) データの使用目的に関する事項
(3) データの提供方法に関する事項
(4) データの秘密保持に関する事項
(5) データの目的外の使用および第三者への提供に関する事項
(6) データの複写および複製の禁止に関する事項
(7) データの返還または廃棄に関する事項
(8) 事故発生時における報告の義務に関する事項
(9) その他データの保護管理上必要と認められる事項
(個人情報処理のための結合の禁止)
第19条 町が保有する個人情報を電子計算機処理するに当たつては、町以外の電子計算機と通信回線により結合してはならない。ただし、町長が町民の福祉向上または公益上の必要があると認めた場合は、この限りでない。
第6章 業務の委託
(委託に伴う協議)
第20条 電子計算機処理を新たに外部に委託しようとするときは、当該業務所管の長はあらかじめ保護管理者に協議しなければならない。
(1) データの秘密保持の義務に関する事項
(2) 再委託の禁止または制限に関する事項
(3) データの指示された目的外の使用の禁止に関する事項
(4) データの第三者への提供の禁止に関する事項
(5) データの複写および複製の禁止に関する事項
(6) 事故発生時における報告義務に関する事項
(7) 立入検査に応ずる義務に関する事項
(8) データについての受払および搬送に関する事項
(9) データについての保管および廃案に関する事項
(10) その他データの保護管理上必要と認められる事項
(11) 前各号に掲げる事項について契約に違反した場合における契約の解除および損害賠償に関する事項
第7章 補則
(電子計算機設置等に伴うデータ保護の協議)
第21条 電子計算機を設置し、更新し、または増設しようとする課の属する課の長は、当該設置、更新、または増設に伴うデータの保護に関し、あらかじめ保護管理者に協議しなければならない。
(個人情報処理に伴う協議)
第22条 新たに個人情報について電子計算機処理をしようとする課の長は別記第5号様式の協議書により、あらかじめ保護管理者に協議しなければならない。
(報告等)
第23条 保護管理者は、データの保護について必要と認めるときは、保護責任者および業務所管課の長に対し、データの管理状況について報告を求めることができる。
(委任)
第24条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は、保護管理者が別に定める。
附則
1 この訓令は、平成6年4月20日から施行する。
附則(平成23年訓令第3号)
この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成27年訓令第2号の6)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
