○浦河町電子計算機処理に係る個人情報の保護に関する規程
平成4年3月11日
訓令第3号
(目的)
第1条 この規程は、町の保有する電子計算機処理に係る個人情報の取扱いに関する基本的事項を定めることにより、行政の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
(1) 個人情報
電子計算機に記録された個人を対象とする情報で個人を特定できるものをいう。
(2) 電子計算機処理
電子計算機を使用して行われる情報の入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、消去、出力又はこれらに類する処理をいう。
(3) 処理情報
電子計算機処理を行うために磁気ディスクその他の確実に記録しておくことができる物(以下「磁気ディスク等」という。)に記録されている個人情報をいう。
(4) 電算室
電子計算機本体、記録媒体、磁気記録、電子計算機システムを稼働させるための受電設備等及び付属設備を設置する室をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 電子計算機処理する事務の範囲は、町の機関が処理し、管理し、又は執行する事務の範囲とする。
(個人情報の保有の制限)
第4条 町は個人情報を保有するに当たつては、条例の定める所掌事務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、できる限りその目的を特定しなければならない。
2 町長は、町民の個人秘密の保持を図るため、思想、信条、宗教、社会的身分、犯罪歴及び個人の秘密を侵害する恐れがあるとみられる事項は、電子計算機処理してはならない。
3 個人情報は、その利用目的に照らし必要がなくなつたときは、速やかに抹消するものとする。
(安全性及び正確性の確保)
第5条 町長は、個人情報の電子計算機処理又は磁気ディスク等の保管(以下「個人情報の電子計算機処理等」という。)を行うに当たつては、個人情報の漏えい、滅失、き損その他の事故を防止するため必要な措置を講ずるよう努めなければならない。
2 町長は、第4条第1項に規定する町の事務の目的達成に必要な範囲内で、処理情報を常に正確に維持するよう努めなければならない。
(利用又は提供の制限)
第6条 処理情報は、法令等の規定に基づき、町の内部において利用し、又は町以外の者に提供しなければならないときを除き、処理情報の保有目的以外の目的のために利用し、又は提供してはならない。
(受託者の責務)
第7条 第5条第1項の規定は、町から個人情報の電子計算機処理の委託を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。
(個人情報の電子計算機処理等に従事する者の義務)
第8条 個人情報の電子計算機処理等を行う町の職員若しくは職員であつた者又は前条の受託業務に従事している者若しくは従事していた者は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
(電子計算組織の管理者等)
第9条 町長は、処理情報並びに機器を的確に管理するため、総務課長を電子計算機業務管理者(以下「電算管理者」という。)に指定するものとする。
2 町長は、電算管理者の事務の一部を取扱わせるため、電子計算機の端末機を設置している業務担当課等の長を処理情報取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)に指定するものとする。
3 取扱責任者は、その所管する課等の職員のうちから、処理情報取扱者(以下「取扱者」という。)を指名するものとする。
4 取扱者は、取扱責任者の命を受け、電算処理に係る端末機の操作及び処理情報の取扱いに従事するものとする。
5 電算室に設置されている電子計算機、記録媒体及び磁気記録等の適正な管理を行うため、電算管理係を置く。
6 電算管理者、取扱責任者、取扱者及び電算管理係は、相互に密接な連携をとり、電子計算機の効率的な利用と適正な処理情報の保護に努めなければならない。
(端末機操作の管理)
第10条 電算管理者は、端末機の操作を行う取扱者に対し、処理業務を限定して取扱わせるものとする。
2 端末機の操作に当たつては、パスワード等処理情報保護に必要な措置を講ずるものとする。
(業務の委託に伴う協議)
第11条 取扱責任者は、電子計算機処理等の全部又は一部について、委託により処理しようとするときは、当該委託に伴う個人情報保護に関し、あらかじめ電算管理者に委託契約書(覚書も含む。)の案を提出し、協議しなければならない。
(委託契約書等の記載事項)
第12条 前条の委託契約書には、次に掲げる事項を明記しなければならない。
(1) 個人情報の秘密保持に関する事項
(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(3) 指定目的以外の使用及び第三者への提供の禁止に関する事項
(4) 個人情報及び処理情報の複写並びに複製の禁止に関する事項
(5) 事故発生時における報告義務に関する事項
(6) 委託先における処理情報の保管及び廃棄に関する事項
(7) 前各号に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関する事項
(8) その他特に必要と認める事項
(電子計算機の時間外使用)
第13条 取扱者は、電子計算機を時間外に使用しようとするときは、事前に電算管理係の承認を得なければならない。
2 前項の規定により承認を受けて使用する取扱者は、使用後において電子計算機の電源の遮断等の処置をしなければならない。
(他の業務担当課の処理情報の利用)
第14条 他の業務担当課の管理に係る処理情報を利用する課等の長は、当該取扱責任者の承認を得なければならない。
(電算室の立入制限)
第15条 電算管理者は、電算室に取扱責任者、取扱者及び電算管理係以外の者を立ち入らせてはならない。ただし、必要があると認めるときは、立ち入りを認めることができる。
(事故発生時の対策及び措置)
第16条 電算管理者は、事故発生時の対策について必要な事項を定めなければならない。
2 取扱責任者及び取扱者は、端末機並びに処理情報に事故が発生したときは、電算管理係に報告しなければならない。
3 電算管理係は、前項の報告を受けたとき並びに電子計算機に事故が発生したときは、原因の究明とともに電算管理者に対し、速やかにその旨を報告しなければならない。
4 電算管理者は、直ちに事故の経緯、被害状況等を調査し、復旧のための措置を講じなければならない。
(処理情報の開示)
第17条 町長は、処理情報の本人から自己に関する処理情報について書面により、開示請求があつたときは、開示請求をした者(以下「開示請求者」という。)に対し、書面により当該開示請求に係る処理情報について開示しなければならない。ただし、開示請求者の同意があるときは、書面以外の方法により開示をすることができる。
2 法令等の規定により、処理情報の内容について処理情報の本人に交付若しくは通知されているとき、公表され若しくは閲覧に供されているとき、内容請求の手続きが定められているとき、又はその処理情報の本人が処理情報の内容について知ることができるときには、前項の規定は適用しない。
(処理情報の訂正等)
第18条 町長は、前条第1項の規定により開示を受けた者から書面により、開示に係る処理情報の訂正等の申出があつたときは、申出に係る処理情報の内容の訂正等に関して、法令等の規定により特別の手続きが定められている場合を除き、遅滞なく調査を行い、その結果を書面で通知するものとする。
(その他)
第19条 この規程に定めるもののほか必要なことは、町長が別に定める。
附則
この規程は、公布の日から施行する。