個人情報保護事務取扱要領

○個人情報保護事務取扱要領

平成12年4月3日

要領第2号

第1　目的

この要領は、浦臼町個人情報保護条例(平成12年浦臼町条例第22号。以下「条例」という。)及び浦臼町個人情報保護条例施行規則(平成12年浦臼町規則第19号。以下「規則」という。)に基づく個人情報の保護についての事務の円滑な運営を図るため、必要な事項を定めるものとする。

第2　取扱事務の届出

1　個人情報取扱事務届出の方法

個人情報取扱事務を新たに開始しようとするときは、課等の事務ごとに単体で個人情報取扱事務届出書を作成し、帳票等を添付して届け出るものとする。

2　個人情報取扱事務届出書(施行規則第1号様式)の作成

「事務の名称」…事務の具体的な名称を記入する。

(例)○　町民の声処理事務

○　畜犬登録事務

「対象者の範囲」…収集する個人情報の対象者の範囲を具体的に記入する。

(例)○　町民の声をよせた申出人

○　犬を飼っている方

「取り扱う目的」…事務の目的及びその範囲が明確にできるように記入する。

(例)○　要望、苦情処理

○　狂犬病の予防

「個人情報の内容」…当該事務の実施に当たり、収集、管理する個人情報について「□」に「レ」印を記入する。

「事務の開始」…当該事務を開始する年月日を記入する。

「収集先及び収集の方法」…本人収集かそれ以外のものからの収集か該当する「□」に「レ」印を記入する。本人以外のものからの収集の場合は、条例第8条第2項第1号から第4号までの該当する号を記入し、収集する個人情報が実施機関以外であるときは、その個人情報の収集先を記入する。

なお、本人以外からの収集で、条例第8条第2項第4号に該当するときは、総務課と協議するものとする。

「個人情報の利用」…収集する個人情報が実施機関内又は実施機関相互である場合は、その個人情報の保有課名及び事務の名称を記入する。

「収集の時期」…個人情報を収集する時期について、それぞれ該当する「□」に「レ」印を記入する。

「記録の形態」…記録される個人情報の形態について「□」に「レ」印を記入する。

「文書」は、文書、図面、写真等紙に表記されるものすべてを含むものである。

「磁気テープ」は、電子計算機で使用する磁気テープを言う。録音テープ、ビデオテープはその他とする。

「電子計算機の処理」…電子計算機による処理の有無を「□」に「レ」印を記入し、有にチェックした場合は、そのシステム名を記入する。

「目的外利用」…収集した個人情報を他の課が利用する場合は、利用課名及び事務の名称を記入する。

「提供」…収集した個人情報を実施機関以外のものに提供する場合は、提供先、個人情報の内容及びその提供の方法がオンライン結合によるものか、その他の方法かを記入する。

3　個人情報取扱事務(変更・廃止)届出書(施行規則第2号様式)

(1)　届け出た個人情報取扱事務の変更又は廃止を行う場合は、個人情報取扱事務(変更・廃止)届出書により、総務課に提出しなければならない。

(2)　届出書の作成は、次のとおりとする。

「届出区分」…該当する「□」に「レ」印を記入する。

「事務の名称」…届け出た事務の名称及び届出番号を記入する。

「変更・廃止年月日」…変更又は廃止しようとする年月日を記入する。

「理由」…当該個人情報の変更又は廃止する理由を具体的に記入する。

「変更内容」…変更内容について、変更前の内容と変更後の内容を対比させて記入する。

4　個人情報登録簿(施行規則第3号様式)

(1)　総務課は、提出された個人情報取扱事務届出書をまとめた個人情報登録簿を作成し、保管しなければならない。

当該個人情報登録簿は、整理をしておかなければならない。

(2)　個人情報登録簿は、課別に事務の名称、個人情報の内容及び届出番号を記載するものとする。

第3　開示等請求の事務取扱

1　開示等請求についての相談の留意事項

(1)　個人情報の開示等の請求について相談があった場合は、十分その内容の把握に努め他の手続によって請求者の意図が実現できるかどうか確認するなど、適切に対応するものとする。その内容が苦情の申出で処理できるものであれば、その申出に速やかに対応するものとする。

(2)　条例第24条に該当する個人情報の開示等については、この条例は適用されないので、その旨を請求者に説明するとともに、当該個人情報の閲覧等の窓口を案内する。また、従来から窓口対応として開示等に応じてきたものについては、従来の方法により行うものとする。

2　本人及び代理人の確認における留意事項

(1)　本人が請求する場合は、次の書類を提出又は提示させる。

ア　官公庁が発行する写真が貼付された書類等

運転免許証、旅券、身分証明書等

イ　上記以外の書類等は、複数の書類を提出又は提示させる。

健康保険被保険者証、国民年金手帳、厚生年金手帳等

(2)　法定代理人が請求する場合

法定代理人は、本人であることを明らかにするため(1)のア又はイの書類及び親権者、後見人であることを明らかにする書類(戸籍謄本、家庭裁判所の審判書等)を提出させる。

(3)　任意代理人が請求する場合

代理人本人であることを明らかにする(1)のア又はイの書類及び委任状等の書類を提出又は提示させること。

なお、委任関係の確認を慎重に行い、必要に応じて依頼者に電話をして確認するなどの措置をとるものとする。

3　個人情報開示等請求書(施行規則第7号様式)の記載は、次のとおりであるので、その旨請求者に説明すること。

「請求者」…請求者の住所、氏名、連絡先電話を記入する。

「代理人」…請求者が代理人である場合は、住所、氏名及び連絡先電話を記入すること。

「請求の区分」…該当する「□」に「レ」印を記入する。

「希望する開示の方法」…開示請求の場合は、当該閲覧、写しの交付又は試聴の「□」に「レ」印を記入すること。

「請求に係る個人情報の内容」…請求のあった個人情報を特定するためのものであるから、内容がわかるように具体的に記入すること。

「訂正・削除・中止の内容」…請求者が求める訂正、削除、中止の理由を具体的に記入すること。

請求の内容が訂正である場合は、訂正すべき個人情報の誤りを証する書類があれば提示又は提出をすること。

4　請求書の受付

(1)　すべての実施機関に対する請求は総務課において受け付ける。

(2)　請求は、個人情報開示等請求書によるものとし、請求に係わる個人情報の開示等の件名ごとに請求させること。

(3)　請求書を受け付ける際に、次の事項を請求者に説明する。

ア　諾否の決定は、請求書を受理した日から起算して、開示の請求にあっては15日以内、訂正、削除又は中止の請求にあっては20日以内に諾否の決定をしなければならないが、やむを得ない理由により15日又は20日以内に決定できない場合は、条例第19条第2項の規定により決定期間の延長をすることもあること。

この場合には、個人情報開示等諾否決定期間延長通知書(施行規則第8号様式)により行うこと。

イ　個人情報を開示する場合の日時及び場所は、個人情報開示等承諾決定通知書(施行規則第9号様式)又は個人情報一部開示承諾決定通知書(施行規則第10号様式)により知らせること。

ウ　請求に係る個人情報について検索の結果によって、当該個人情報が不存在の場合、又は特定できない場合はその旨を説明することとし、できる限り請求書を受け付けしないこと。

エ　個人情報の写しの交付の場合にあっては、請求者の実費負担とし、郵便を希望する場合は、郵送料の負担が必要であること。

(4)　請求書を受付したときは、写しを2部作成し、1部を請求者に渡すこと。

(5)　郵送及び電話による取扱いは、請求内容の確認と請求者の確認を行う必要があるため、受付は認められないものであること。

第4　開示等の決定

1　請求書の受理と決定

(1)　総務課から請求書の送付を受けたときは、記載事項等の確認を行い当該請求書を収受し、速やかに当該請求に係る諾否の決定を行うものとする。

(2)　請求に対する決定は起案用紙を用いて伺うこととする。

(3)　請求に対する決定の決裁は、事務決裁規程第6条の規定により定例軽易なものについては、課長等の専決事項とする。

課長等は、個人情報の開示等の諾否の決定に当たっては、条例第14条第3項各号(非開示項目)のいずれかに該当するかどうかについて、条例の解釈運用基準、当該個人情報に係る関係課等の意見を参考にしながら、条例の趣旨、目的に適合するよう慎重に検討しなければならない。この場合において、内部調整を必要とする場合は、総務課と協議をするものとする。

2　決定期間の延長

(1)　開示等の諾否の決定期間を延長するときは、個人情報開示等諾否決定期間延長通知書により、その旨を請求者に総務課を通して通知する。

(2)　諾否決定期間延長通知書の作成

「請求の区分」…請求書に基づき当該欄「□」に「レ」印を記入する。

「請求に掛かる個人情報の内容」…検索し、特定された個人情報の内容を記入する。

「決定期間を延長する理由」…決定できない理由をできるだけ具体的に記入する。

3　開示等承諾決定通知書等の作成

(1)　課長等は、開示等の諾否を決定したときは、次に掲げる通知書により、その旨を総務課を通して請求者に通知する。

ア　全部開示等の場合　個人情報開示等承諾決定通知書

イ　一部開示の場合　個人情報一部開示承諾決定通知書

ウ　開示等の拒否の場合　個人情報開示等拒否決定通知書(施行規則第11号様式)

(2)　個人情報開示等承諾決定通知書の作成

「開示等の区分」…請求書に基づき該当欄「□」に「レ」印を記入する。

「開示の方法」…開示の方法について、「□」に「レ」印を記入する。

「開示等に係る個人情報の内容」…検索し、特定された個人情報の内容を記入する。

「開示等の日時及び場所」…開示を実施する年月日、時間を記入する。この場合、請求者と事前に電話等により連絡を取り請求者の都合のよい日時に努めるものとする。

開示の場所は、原則として総務課とするが、当該個人情報の持ち出しに支障がある場合には、主管課とする。

「訂正・削除・中止の内容」…訂正、削除又は中止する具体的な理由を記入する。

(3)　個人情報一部開示承諾決定通知書の作成

「開示の方法」…開示の方法について、「□」に「レ」印を記入する。

「開示する個人情報の内容」…検索し、特定された個人情報の内容を記入する。

「開示しない部分の内容及び理由」…開示しない部分について、適用除外事項に該当する条例第14条第3項に該当する「号」を記入し、複数該当の場合は、そのすべての「号」を記入する。

開示しない部分及び理由は、条例第14条第3項のいずれかに該当するかという結論と、その理由を具体的に記載し、開示しない部分に記載されている個人情報の項目を記載する。

なお、開示可能予定時期は、開示できない部分について、開示することが可能となる期日をあらかじめ明示できるときは、その期日を記載する。

「開示の日時及び場所」…開示等承諾決定通知書を参照

(4)　個人情報開示等拒否決定の通知書の作成

(2)及び(3)の作成と同様とする。

(5)　個人情報が不存在の場合

開示等の請求についての個人情報が存在しない場合は、受付の段階で理由を明らかにして不受理とすることが望ましいが、やむを得ず受理する場合は、請求者に請求に係る個人情報が存在していない旨の個人情報不存在通知書(施行規則第12号様式)により行うものとする。

第5　開示の事務

1　開示の方法

(1)　開示の方法は、閲覧、写しの交付又は視聴により行うものとする。

なお、開示に当たっては、来庁者が本人あるいは代理人であるかどうかを確認するため、決定通知書の提示を求めるとともに第3の2の本人及び代理人の確認における留意事項を参考とすること。

(2)　請求のあった個人情報は、原本により開示を行うが、条例第20条第3項の規定により、汚損、破損等のおそれがあるときは、当該公文書を写したものとする。

2　閲覧による場合

(1)　全部を開示する場合は、開示請求のあった個人情報のすべてを閲覧に供する。

(2)　一部分の開示の場合は、次の方法によるものとする。

ア　非開示部分を取り外すか、その部分を覆い隠して、閲覧に供する。

イ　開示部分と被開示部分とが同一ページにある場合は、非開示部分を覆い隠して写したものを閲覧に供するか、又はマジック等で消し、非開示部分のあることが判明するように加工した上で、更にそれを複写したものを閲覧に供する。

3　写しの交付による場合

(1)　全部開示の場合は、開示請求のあった個人情報のすべてを複写機により作成する。

(2)　一部開示の場合は、上記2の(2)に準じて写しを作成する。

4　視聴による場合

視聴の方法は、次のとおりとする。

(1)　録音テープ・ビデオテープの開示は、備付けのテープレコーダー・ビデオデッキにより開示するが、第三者の個人情報などが混在していることもあるので、あらかじめ視聴させる部分をチェックしておくこと。

(2)　マイクロフィルムは、マイクロリーダー又は印画紙により写したものにより開示する。

(3)　磁気テープ・磁気ディスク等は、印字装置により文書化したものを開示する。

5　開示の実施

(1)　開示の実施は、主管課の職員の立会いのものに、指定した日時及び場所において行い、当該請求者の求めに応じ可能な範囲で説明を行う。

(2)　閲覧に当たっては、請求者に対し、公文書を丁寧に取り扱うよう協力を求め、汚損又は破損するおそれが認められるときは、閲覧の中止等適切な措置を講じなければならない。

(3)　請求者からあらかじめ指定の日時に来庁できない旨の連絡があった場合は、別の日時を定めて個人情報の開示を行うものとする。この場合、新たに開示等の決定通知書は交付しないものとする。

6　開示の請求の特例

開示の請求の特例(口頭請求)は、次により行うものとする。

(1)　特例の対象とする個人情報は、次の要件を満たす個人情報の中から定めるものとするが、当面は、試験の結果を開示の請求の特例対象とする。

ア　本人の開示に対する需要が高いもの

イ　開示について特に即時性が要求されるもの

ウ　情報の記録形態が定型的で、開示に関する判断をあらかじめ一律に行っておくことが可能なもの

エ　実務上即時の開示に対応することが可能なもの

(2)　開示の範囲

ア　順位により判定されるものは、原則として本人に順位を開示する。

イ　ア以外のときは、試験の性質、内容、開示した場合の影響等個々の事情により判断をする。

(3)　開示の方法

ア　開示は、閲覧のみとし代理人は認めない。

イ　得点、順位等が記載された書類により、請求者以外の個人情報を紙等で覆い、請求者に関する部分を開示する。

(4)　本人確認の方法

原則として、受験票(写真貼付)とする。これによりがたい場合は、自動車の運転免許証、旅券等本人が確実に確認できる書類による。

(5)　開示の時期

原則として、結果の発表があった日から1週間以内とする。ただし、特別な理由がある場合は、1カ月までとする。

第6　利用及び提供の事務

1　利用の事務処理手続は、次のとおりとする。

(1)　他の課が保有する個人情報を利用しようとする課長等(以下「利用課長」という。)は、当該個人情報の利用について、個人情報利用依頼書(第1号様式)を個人情報を保有している課長等(以下「保有課長」という。)に提出しなければならない。

(2)　保有課長は、当該依頼を受けたときは、その内容を検討の上、利用課長に個人情報利用承認・不承認決定通知書(第2号様式)を送付するとともに、その写しを総務課長にも送付するものとする。

2　提供の事務処理手続は、次のとおりとする。

(1)　保有課長は、個人情報を実施機関以外のものに提供しようとするときは、条例第9条第2項第1号から第3号のいずれかに該当するかどうか慎重に検討し、決定するものとする。

(2)　提供の決定をしたときは、個人情報提供承認・不承認決定通知書(第3号様式)により行うものとし、その決定の写しを総務課長に提出するものとする。

(3)　国、県、その他の地方公共団体等から提供についての申請があった場合は、当該申請書を添付すること。

第7　本人への通知

条例第8条第3項、第9条第3項及び第19条第5項の規定による本人への通知は、次に定めるところによる。

なお、条例第8条第3項及び第9条第3項に該当する通知は、町長の意見を聴いて適当と認めるときは、この通知を省略できるものである。

1　個人情報収集通知書(施行規則第4号様式)の記載方法は、次のとおりとする。

「収集年月日」…収集を行った日を記入する。

「収集先」…当該個人情報を収集した先を記入する。

「収集した個人情報の内容」…収集した個人情報の内容(例：住所、氏名、生年月日等)を具体的に記入する。

「収集した理由及び取扱目的」…本人以外から収集した理由と取扱目的を具体的に記入する。

2　個人情報目的外利用通知書(施行規則第5号様式)の記載方法は、次のとおりとする。

「利用年月日」…利用した年月日を記入する。

「利用した個人情報の内容」…利用した個人情報の内容(例：住所、氏名、生年月日等)を具体的に記入する。

「利用した理由及び取扱目的」…利用した理由とその取扱目的を記入する。

「個人情報の保有課名及び事務の名称」…利用した保有課名とその事務の名称を記入する。

3　個人情報提供通知書(施行規則第6号様式)の記載方法は、次のとおりとする。

「個人情報の提供先」…提供先の団体名等を記入する。

その他は、利用通知書を参照

4　個人情報(訂正・削除)措置通知は、承諾した訂正等の内容について、訂正等がなされたことを確認して請求者へ通知するもので記載方法は、次のとおりとする。

「措置の区分」…該当する訂正又は削除の「□」に「レ」印を記入する。

「措置年月日」…措置した年月日を記入する。

「措置内容」…承諾決定通知書と同様の事項を記入する。

5　個人情報(訂正・削除)通知書(施行規則第13・14号様式)は、利用又は提供先に対して必要な措置を講じさせるとともに、利用又は提供先から措置の結果について書面により報告を受けるものである。その記載方法は、上記4と同様とする。

第8　取扱事務の委託基準

1　この基準は、個人情報の処理業務を外部に委託する場合に、条例第13条の規定に基づき、受託者に対し個人情報の保護のため必要とする措置を契約上義務付けるものである。

2　この基準の対象となる委託契約は、個人情報の取扱事務を実施機関以外のものに依頼する契約のすべてとする。

具体的には、電子計算機へのデータ入力委託、世論調査委託などのほか、印刷、筆耕、翻訳等の契約も含まれている。

3　契約に当たっては、その適正な取扱を確保するための委託の相手方と交わす委託契約書等に、次に掲げる事項を明記するものとする。

(1)　個人情報の秘密の保持に関する事項

(2)　再委託の禁止に関する事項

(3)　個人情報の第三者への提供禁止に関する事項

(4)　個人情報の複写又は複製の禁止に関する事項

(5)　事故発生時における報告義務に関する事項

(6)　各号に定める事項に違反した場合の契約解除等の措置に関する事項

(7)　その他必要な事項

4　契約に当たっては、契約書に次のような条文を規定し、別添に特記事項を加えるものとする。


(個人情報の保護) 第○条　乙は、この契約による業務を処理するため個人情報を取り扱う場合は、個人情報保護のため別添に掲げる特記事項を遵守しなければならない。

(個人情報の保護)

第○条　乙は、この契約による業務を処理するため個人情報を取り扱う場合は、個人情報保護のため別添に掲げる特記事項を遵守しなければならない。

特記事項は、次のような条文が考えられる。

(秘密の保持)

第1条　乙は、この契約による業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他に漏らしてはならない。この契約が終了し、又は解除された後においても、同様とする。

(再委託の禁止)

第2条　乙は、甲が承諾した場合を除き、個人情報の処理は自ら行うものとし、第三者にその業務を委託してはならない。

(第三者への提供の禁止)

第3条　乙は、この契約による業務を処理するため甲から引き渡された資料等又は収集、作成した個人情報を第三者に提供してはならない。

(複写、複製の禁止)

第4条　乙は、この契約による業務を処理するため甲から引き渡された資料等又は収集、作成した個人情報を甲の承諾なくして複写又は複製をしてはならない。

(事故報告義務)