○浦臼町公文書編集保存規程
平成12年9月22日
訓令第12号
(趣旨)
第1条 公文書の的確な処理を行うため、文書の編集及び保存について、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(文書の意義)
第2条 この規程において「公文書」とは、完結した文書及び帳簿(台帳、図面類を含む。)等をいう。
(文書の編集及び保存)
第3条 公文書の保存期間は、その種類に応じ永年、10年、5年、3年又は1年とする。ただし、法令の規定により保存期間の定めのある公文書については、当該法令の定めるところによる。
(保存期間の起算日)
第4条 公文書の保存期間の起算日は、当該公文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、暦年により処理する公文書にあっては、当該公文書に係る事案の処理が完結した日の属する年の翌年1月1日とする。
2 法令の規定により保存期間の起算日を定めているものは、当該法令の定める日とする。
(編集の方法)
第5条 公文書の編集は、次の各号に定めるところにより、主務課においてしなければならない。
(2) 1冊の厚さは、6センチメートルを標準とし、分冊を必要とするものは1冊ごとに全冊数及び順番号を記すこと。ただし、標準とすることが適当でない公文書についてはこの限りでない。
(3) 2以上の年度にわたるものは、事件完了年とする。
(4) 図面等で文書とともに編集することができないものは、箱又は袋等に表紙の例により記すこと。
(主務課の保存)
第6条 公文書のうち次の各号に掲げるものは、主務課において主務課長の指示する場所に保存しなければならない。
(1) 保存期間の起算日から2年を経過していないもの
(2) 前号の規定にかかわらず、公文書が例規類等事務処理上の規範となるもの、又は執務するため常時閲覧する必要のあるもの
2 保存文書台帳に登記したときは、当該保存文書台帳の写し1部を総務課に提出しなければならない。
3 総務課長は、前項の規定により提出された保存文書台帳に史的資料とすることが適当とみとめられる完結文書があるときは、その旨を主務課長へ通知して、主務課及び総務課においてそれぞれ保存文書台帳にその旨を登記しなければならない。
(引継ぎ)
第8条 主務課において保存する公文書は、毎年総務課長の指定する日に総務課長に引継がなければならない。ただし、総務課長がやむを得ないと認めるものについてはその都度引継ぐことができる。
2 公文書の引継ぎをしようとするとき、保存文書引継書(別記第5号様式)2通を作成し当該公文書とともに総務課長に提出しなければならない。
3 総務課長は、保存文書の引継ぎを受けるときはその編集及び製本の適否を審査し、訂正又は整備等の必要を認めたものについては補修させなければならない。
4 保存文書の引継ぎを受けるときは、総務課長において保存文書引継書の1通に受領印を押印し、主務課に交付しなければならない。
(閲覧等の手続)
第9条 主務課において保存する公文書を主務課以外の職員が閲覧し、又はその貸出し(以下「閲覧等」という。)を受けようとするときは、文書閲覧・貸出・転貸等申請書(別記第6号様式)により主務課長の承認を得なければならない。この場合において、当該職員が当該文書に係る主務課以外の職員であるときは、主務課長の承認を併せて得なければならない。
(貸出期間)
第10条 保存中の公文書の貸出期間は10日以内とする。
(転貸及び庁外持出しの制限)
第11条 第9条の規定により閲覧等を受けた公文書は、他に転貸し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない場合において文書閲覧・貸出・転貸等申請書により、主務課において保存する公文書にあっては主務課長の、保存文書の引継ぎを終えた公文書にあっては主務課長及び総務課長の承認を得たときはこの限りでない。
(閲覧等を受けた文書の取扱い)
第12条 第9条の規定により閲覧等を受けた公文書は、改編し、追補し、又は訂正してはならない。
(閲覧等の拒絶)
第13条 主務課長及び総務課長は、公文書管理上必要があると認めるときは一時その閲覧等を拒み、又は貸出期間中であってもその返納を求めることができる。
(部外者の閲覧等)
第14条 保存中の公文書は、職員以外のものに貸出してはならない。
2 保存中の公文書は、職員以外のものに閲覧させるときは、第9条に規定する手続を準用する。
(廃棄の手続)
第15条 主務課において保存する公文書で保存期間の満了したものは、(史的資料は除く)主務課において廃棄しなければならない。この場合において主務課長は、総務課長と協議の上保存文書廃棄書(別記第7号様式)2通を作成し、1通を総務課長に提出しなければならない。
2 引継ぎを終えた公文書で保存期間の満了したものは、総務課において主務課と協議の上町長の決裁を経て廃棄する。この場合において総務課長は、保存文書廃棄書2通を作成し、1通を主務課長に交付しなければならない。
(廃棄の方法)
第16条 廃棄する公文書のうち、他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるものは、裁断、溶解、焼却その他適切な方法により廃棄しなければならない。
(保存の特例)
第17条 保存期間が満了していない公文書、又は保存期間が永年の公文書であって、総務課長が保存の必要がないと認めたものは廃棄することができる。この場合において第15条第2項に規定する手続を準用する。
(保存の延長)
第18条 保存期間が満了した公文書であって、なお保存の必要があると認めたものは主務課において編集を更新し、保存文書引継書(別記第8号様式)を総務課長に引継ぎしなければならない。
2 保存期間を延長したときは、主務課及び総務課で、それぞれ保存を延長した旨を保存文書台帳に登記しなければならない。
3 保存期間が満了した保存文書で、史的資料として登記されている文書については総務課で保存する。
(書庫の管理)
第19条 書庫は総務課長が管理し、その管理にあたっては次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 常に清掃し、整理しておくこと。
(2) 火災及び盗難の予防に努めること。
(3) 湿気、虫害の予防に努めること。
(立入りの制限)
第20条 書庫には書庫担当係員以外のものは立ち入ってはならない。ただし、総務課長の承認を受けたものは、書庫担当係員の立会いのもとに出入りすることができる。
2 書庫担当係員は、公文書の貸出しのあった日、書庫内を巡視して、異常の有無を確かめ書庫日誌(別記第9号様式)に必要事項を記入して総務課長の閲覧に供すること。
(文書の保存の特例)
第21条 保存中の文書はマイクロフィルムに撮影することができる。
2 前項の規定により保存中の公文書を撮影したマイクロフィルムは、当該公文書の保存期間から既に経過した期間を控除した期間保存しなければならない。
3 マイクロフィルムの撮影及び保存の方法並びにマイクロフィルムに撮影済の文書の取扱いについては総務課長が定める。
(雑則)
第22条 この訓令に定めるもののほか公文書の編集保存について、必要な事項は総務課長の定めるところによる。
附則
1 この規程は、平成12年10月1日から施行する。
2 この規程の際現に保存中の公文書の保存期間は、なお従前の例による。
附則(平成19年3月27日訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成23年12月13日訓令第6号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成26年4月16日訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表
文書保存分類表
種別 類別 | 第1種(永年保存) | 第2種(10年保存) | 第3種(5年保存) | 第4種(3年保存) | 第5種(1年保存) |
第1類 共通 指令及び通達 | ○ 所管行政庁の重要な許認可書類 ○ 所轄行政庁の重要な通達書類 (例規となるもの) | ○ 第1種に属しない所轄行政庁の許認可及び補助指令書類 ○ 町長が行った許認可及び令達の原議で10年保存を要する書類 | ○ 町の補助指令の原議 | ||
雑件 | ○ 諸証明(謄抄本)交付簿(収入原議とかねるものは第2種とする。) ○ 第1種及び第2種に属さない官公署の往復書類 ○ 町の営造物の管理使用に関する書類 | ○ 一般往復の文書、願書及び届出等の書類 | ○ 各種日誌 ○ 年次休暇処理簿 ○ 文書処理件名簿 ○ 時間外勤務命令簿 | ||
第2類 総務 庶務 | ○ 町の区域、名称事務所の位置等重要書類 ○ 字の区域、名称等重要書類 ○ 重要な町史資料関係書類 ○ 町議会招集書類 ○ 町議会議決報告書類 ○ 町議会会議録 ○ 条例、規則、規程等の原議 ○ 訴願、訴訟及び異議申立関係書類 ○ 監査及び検査関係重要書類 ○ 事務引継書 ○ 令達簿 ○ 表彰台帳 ○ 簿冊保存目録 ○ 簿冊廃棄目録 ○ 重要な町の陳情書類 ○ 公職者名簿 ○ その他永年保存を要する書類 | ○ 第1種に属しない重要書類で10年保存を要する書類 ○ 表彰関係書類 ○ 寄附・受納に関する書類 | ○ 第1種に属しない監査及び検査関係書類 ○ 金品物品配付簿 ○ 郵便、電信発送簿 ○ 決算審査意見書 ○ 請願・陳情処理経過、結果報告 ○ その他5年保存を要する書類 | ○ 官報及び道公報 ○ 当直日誌 ○ その他3年保存を要する書類 | ○ 文書配付簿 ○ 送達簿 ○ その他軽易な書類 |
人事、給与厚生 | ○ 進退関係原議 ○ 分限懲戒関係原議 ○ 職員履歴書 ○ 退職者、死亡者履歴書 ○ 辞令原簿 ○ 事務分掌命令簿 ○ 給与台帳 ○ 退職者、死亡者給与台帳 ○ 職員共済組合組合員台帳 ○ その他永年保存を要する書類 | ○ 昇給、昇格関係原議 ○ 職員共済組合員資格得喪変更関係書類 ○ 公務災害補償関係書類 ○ その他10年保存を要する書類 | ○ 諸手当の支給認定関係書類 ○ 職員共済組合の給付金等の関係書類 ○ 職員の採用試験関係書類 ○ 職員の研修関係書類 ○ 人事に関する書類(進退・賞罰等に関するものを除く) ○ その他5年保存を要する書類 | ○ 給与に関する書類 ○ 出張命令簿 ○ 出勤簿 ○ その他3年保存を要する書類 | ○ 職員の諸請願届出書類 ○ その他軽易な書類 |
戸籍、住民基本台帳 | ○ 犯罪人名簿 ○ 犯罪人名簿見出簿 ○ 埋火葬及び改葬に関する書類 ○ その他永年保存を要する書類 | ○ 民刑に関する通知書類で台帳に記載を終わったもの ○ 恩赦及び復権に関する書類で台帳に記載を終わったもの ○ その他10年保存を要する書類 | ○ 人口動態統計書類 ○ その他5年保存を要する書類 | ○ 証明等に関する書類 ○ その他3年保存を要する書類 | ○ 戸籍謄抄本及び戸籍記載事項証明書交付請求書類 ○ 住民票の写し交付請求書類 ○ その他軽易な書類 |
産業、統計 | ○ 重要な統計書類 ○ 各種台帳 ○ 町広報(写真含む) ○ その他永年保存を要する書類 | ○ 企業誘致に関する書類 ○ その他10年保存を要する書類 | ○ 火入許可関係書類 ○ 各種統計調査資料 ○ 農業・林業等計画に関する書類 ○ その他5年保存を要する書類 | ○ 3年保存を要する書類 | ○ 軽易な書類 |
第3類 財政及び出納 財務 | ○ 決算書及びその証書類 ○ 予算関係重要書類 ○ 町債台帳 ○ 登記関係重要書類 ○ 重要な財産及び公の施設の取得設置、処分関係書類 ○ 町有財産貸付台帳 ○ 重要な契約書類 ○ 備品台帳 ○ その他永年保存を要する書類 | ○ 一時借入金台帳 ○ 地方交付税関係重要書類 ○ 第1種に属しない契約書類 ○ 支出経理簿 ○ その他10年保存を要する書類 | ○ 予算現計簿 ○ 予算に関する資料 ○ 決算に関する資料 ○ 予算の令達及び流充用関係書類 ○ 第1種及び第2種に属しない軽易な契約書類 ○ 財政事情の公表関係書類 ○ 物品の処分関係書類 ○ 概算払、資金前渡、前払金整理簿 ○ その他5年保存を要する書類 | ○ 3年保存を要する書類 | ○ 軽易な書類 |
出納 | ○ 歳入内訳簿 ○ 歳出内訳簿 ○ 現金出納簿 ○ 金銭出納証拠書類 ○ その他10年保存を要する書類 | ○ 消耗品受払簿 ○ 保管金品整理簿 ○ 物品出納書類 ○ その他5年保存を要する書類 | ○ 3年保存を要する書類 | ○ 軽易な書類 | |
税及び税外収入 | ○ 町税に関する訴願、訴訟及び異議申立関係書類 ○ その他永年保存を要する書類 | ○ 諸税徴収原簿 ○ 諸税課税台帳及び調査簿 ○ 税外収入原簿 ○ 諸税及び税外収入命令簿 ○ その他10年保存を要する書類 | ○ 徴収受託、及び嘱託関係書類 ○ 滞納処分関係書類 ○ 調定及び欠損処分関係書類 ○ 延滞金免除関係書類 ○ 諸税の減免関係書類 ○ 各種申告申請書類 ○ 特別徴収関係諸届及び報告書類 ○ 納税貯蓄組合関係書類 ○ その他5年保存を要する書類 | ○ 3年保存を要する書類 | ○ 軽易な書類 |
第4類 民生 民生及び福祉 | ○ 福祉年金支給権者名簿及び同索引簿 ○ 老齢者年金受給台帳 ○ 国民健康保険関係重要書類 ○ 行旅死亡人取扱関係重要書類 ○ その他永年保存を要する書類 | ○ 民生委員推薦会関係重要書類 ○ 災害救助関係重要書類 ○ 失業対策関係重要書類 ○ その他10年保存を要する書類 | ○ 日雇労働者健康保険確認記録簿 ○ 福祉年金関係受付提出処理簿 ○ 保護申請書受付処理簿 ○ 医療保護要否意見書交付処理簿 ○ 老齢者年金受給申請等処理簿 ○ 児童福祉施設への入所許可等関係書類 ○ その他5年保存を要する書類 | ○ 日雇労働者健康保険関係申請届出書類 ○ 老齢者年金関係申請届出書類 ○ 児童福祉施設の入退去届出書類 ○ その他3年保存を要する書類 | ○ 軽易な書類 |
衛生 | ○ 知的障害者台帳 ○ 墓地台帳 ○ その他永年保存を要する書類 | ○ 感染症患者台帳 ○ 種痘接種の記録書類 ○ その他10年保存を要する書類 | ○ 予防接種の記録書類 ○ その他5年保存を要する書類 | ○ 感染症発生、転帰転症報告書類 ○ 衛生関係諸届書類 ○ その他3年保存を要する書類 | ○ 軽易な書類 |
第5類 建設 土木、建築 | ○ 町道及び溝渠の認定廃止関係書類 ○ 道路橋りょう台帳 ○ 道路占用許可台帳 ○ 重要な工事関係書類 ○ その他永年保存を要する書類 | ○ 第1種に属しない工事関係書類 ○ その他10年保存を要する書類 | ○ 道路占用許可指令原議 ○ 公営住宅入居関係書 ○ 修繕工事関係書類 ○ その他5年保存を要する書類 | ○ 道路占用関係諸届書類 ○ その他3年保存を要する書類 | ○ 軽易な書類 |
