(目的)

第1条　この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成17年法律第57号。以下「保護法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び八雲町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年八雲町条例第2号。以下「条例」という。)に定めるもののほか、実施機関の保有する個人情報及び個人番号(以下「個人情報等」という。)について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令における用語の定義は、保護法及び番号法の定めるところによる。

(総括保護管理者)

第3条　個人情報等の管理に関する事務を総括させるために、総括保護管理者を置く。

(保護管理者)

第4条　個人情報等を取り扱う各課に、保護管理者を置く。

(保護担当者)

第5条　各課に保護担当者1人(業務上必要と認められる場合にあっては複数人)を置く。

(監査責任者)

第6条　個人情報等の管理状況を監査させるため、監査責任者を置く。

(委員会)

第7条　総括保護管理者は、個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。

(管理体制)

第8条　保護管理者は、次に掲げる体制を整備する。

(教育研修)

第9条　総括保護管理者は、職員に対し個人情報等の取り扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(職員の責務)

第10条　職員は、保護法、条例及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及びこの訓令等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、個人情報等を取り扱わなければならない。

(アクセス及び複製等の制限)

第11条　保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報等にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。

(訂正)

第12条　職員は、個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。

(媒体の管理等)

第13条　職員は、保護管理者の指示に従い、個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。

(誤送付等の防止)

第14条　職員は、個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付、誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずる。

(廃棄等)

第15条　職員は、個人情報等又は個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。

(取扱状況の記録)

第16条　保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。

(個人番号の利用の制限)

第17条　保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法に定められた事務に限定する。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第18条　個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第19条　個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報の収集・保管の制限)

第20条　番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の特定個人情報を収集又は保管してはならない。

(取扱区域)

第21条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。

(アクセス制御)

第22条　総括保護管理者は、個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第24条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。

(利用状況等の記録)

第23条　総括保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報等の利用状況等を記録し、その記録を一定の期間保存しなければならない。

(アクセス状況の監視)

第24条　総括保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、当該機能の定期的確認等の必要な措置を講ずる。

(管理者権限の設定)

第25条　総括保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第26条　総括保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第27条　総括保護管理者は、不正プログラムによる個人情報等の漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。

(情報システムにおける個人情報等の処理)

第28条　職員は、個人情報等について一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。

(暗号化)

第29条　総括保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。

(入力情報の照合等)

第30条　職員は、情報システムで取扱う個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該個人情報等の内容の確認、既存の個人情報等との照合等を行う。

(バックアップ)

第31条　総括保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。

(情報システム設計書等の管理)

第32条　総括保護管理者は、個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第33条　総括保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第34条　総括保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定等の必要な措置を講ずる。

(第三者の閲覧防止)

第35条　職員は、端末の使用に当たっては、個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第36条　総括保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する媒体・書類の移送手段)

第37条　この訓令等の手続きに基づき、個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す必要が生じた場合には、容易に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講ずる。

(入退の管理)

第38条　総括保護管理者は、個人情報等を取扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、必要に応じ、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。

(情報システム室等の管理)

第39条　総括保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずる。

(個人情報等の提供)

第40条　保護管理者は、保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に個人情報等を提供する場合には、保護法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わす。

(業務の委託等)

第41条　個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。

(事案の報告及び再発防止措置)

第42条　個人情報等の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該個人情報等を管理する保護管理者に報告する。

(法に基づく報告及び通知)

第43条　漏えい等が生じた場合であって保護法第68条第1項の規定による委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、前条で定める事項と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力する。

(公表等)

第44条　総括保護管理者は、保護法第68条第1項の規定による委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。

(監査)

第45条　監査責任者は、個人情報等の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。

(点検)

第46条　保護管理者は、各課における個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。

(評価及び見直し)

第47条　総括保護管理者及び保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。

第48条　この訓令に定めるもののほか、この訓令の実施のための手続その他について必要な事項は、別に定める。