○八雲町住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱要綱
平成18年11月1日
(趣旨)
第1条 この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関し、町民のプライバシーの保護と適切かつ円滑な事務処理を図るため必要な事項を定めるものとする。
(閲覧に供する書類)
第2条 閲覧に供する書類は、法第11条第1項及び住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号)第14条の規定に基づいて作成する住民基本台帳の一部の写し(以下「住民登録リスト」という。)とする。
2 住民登録リストは、氏名、生年月日、性別及び住所を記載するものとする。
(閲覧の請求又は申出の手続き等)
第3条 閲覧を請求又は申出しようとする者(以下「申請者」という。)は、次の書類をあらかじめ町長に提出しなければならない。
(2) 法第11条の2の規定による申請者は、同条第2項各号に定める事項を記載した申出書(様式第3号)を町長に提出しなければならない。
(3) 前号の申請者が法人である場合は、当該法人の登記事項証明書その他これに準ずる書類及び当該法人と閲覧者との関係を証する書面を添付しなければならない。
(4) 委託を受けて閲覧の申出を行う場合にあっては、委託者と受託者との関係を証する書面の提示又は提出しなければならない。
(6) 前各号に掲げるもののほか、閲覧の目的等を確認するために町長が必要と認める書類
2 申請書の提出期限は、閲覧をしようとする日の14日前までとする。
(閲覧請求等の制限)
第4条 町長は、閲覧の請求又は申出(以下「閲覧請求等」という。)があった場合において、次の各号のいずれかに該当するときは、当該閲覧請求等に応じないものとする。
(1) 公益性がないと判断されるとき。
(2) 閲覧した事項を不当な目的に利用されるおそれがあるとき。
(3) 天災等により住民基本台帳が滅失し、又は破損したとき。
(4) 執務に支障があると認められるとき。
(5) 申請者が職員の指示に従わないとき。
(6) 手数料を納付しないとき。
(7) その他閲覧請求等に応じないことについて相当な理由があると認められるとき。
(特別の事情による居住関係の確認)
第5条 法第11条の2第1項第3号の特別の事情による居住関係の確認として町長が定めるものとは、次に掲げるものとする。
(1) 自己の住所地に第三者が住所を設定していないかを確認する場合
(2) その他営利以外の目的で、居住関係の確認のために相当な理由があると町長が認めた場合
(閲覧の実施日等)
第6条 閲覧することができる日は、八雲町の休日を定める条例(平成17年八雲町条例第2号)第1条に規定する町の休日である日及びその翌日を除く開庁日とする。
2 閲覧の時間は、午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時までとする。
3 閲覧を行う者(以下「閲覧者」という。)の人数は、1人とする。
4 閲覧場所は、住民生活課の執務室内とする。
(身分証明書等の提示)
第7条 町長は、閲覧者に次に掲げる書類のいずれかの提示を求めるものとする。
(1) 住民基本台帳カード、個人番号カード又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等で本人の写真が貼付されているもの
(2) 閲覧者が本人であることを確認するため、閲覧者に対して照会した回答書(様式第4号)及び資格確認書等又は町長が適当と認める書類
(閲覧者の遵守事項)
第8条 閲覧者は、次の事項を遵守しなければならない。
(1) 住民登録リストを閲覧場所以外に持ち出さないこと。
(2) 住民登録リストを抜き取り、破損し、又は加筆しないこと。
(3) 閲覧者が閲覧した事項を転記する場合は、住民基本台帳閲覧リスト(様式第5号)の用紙(以下「リスト」という。)を使用すること。
(4) その他、町職員の指示に従うこと。
2 前項について遵守しない場合には、閲覧者に対し、閲覧の中止を命ずるものとする。この場合において、リストは没収するものとする。
(閲覧後の審査)
第9条 町長は、閲覧が終了したとき(1回の閲覧が複数の日にわたる場合は、それぞれの日の閲覧が終了したとき)は、転記された事項について、その内容を審査しなければならない。
2 町長は、審査の結果、申請のあった閲覧の目的に合致しないと認められ、又はその他不当な目的による閲覧であったことが確認された場合は、閲覧により転記された事項を抹消させ、又はリストを没収するものとする。
(報告)
第10条 町長は、法第11条の2の規定による申請者による誓約に基づき、申請者に対して閲覧により取得した情報の利用及び廃棄の状況について、個人情報廃棄報告書(様式第6号)により報告させることができるものとする。
(閲覧状況の公表)
第11条 町長は、法第11条第3項及び第11条の2第12項に規定の規定により、年1回、町広報誌に掲載する等の方法により公表するものとする。
附則
1 この要綱は、平成18年11月1日から施行する。
2 八雲町住民基本台帳の閲覧に関する事務取扱処理要領(平成17年10月1日制定)は、廃止する。
附則(平成28年1月1日)
この要綱は、平成28年1月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日)
この要綱は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和7年12月2日)
この要綱は、令和7年12月2日から施行する。
