○森町特定個人情報取扱規程
平成29年7月10日
訓令第14号
(目的)
第1条 この規程は、森町が行う個人番号利用事務及び個人番号関係事務(以下「番号利用事務等」という。)において、特定個人情報の適切な取扱いを確保するために必要な事項を定め、行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程おける用語の意義は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第2条、森町議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年森町条例第6号)第2条、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体編)(以下「ガイドライン」という。)に定めるところによる。
(事務の範囲)
第3条 町長が行う個人番号利用事務は、番号法及び森町行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年森町条例第34号。以下「番号条例」という。)に規定する町長の事務とする。
2 町長が行う個人番号関係事務は、番号法に基づき職員等、外部有識者等及び扶養親族その他の個人から特定個人情報の提供を受け、当該特定個人情報が記載された法定調書等を作成し、他の個人番号利用事務等実施者に提出する事務とする。
(総括責任者)
第4条 特定個人情報を所管する課等における取扱いに係る安全管理を統括するため、総括責任者を置き、副町長をこれに充てる。
2 総括責任者は、特定個人情報の適正な取扱いを監督し、必要があると認めるときは、特定個人情報の管理又は取扱いについて、次条に定める保護責任者に、適正な管理又は取扱いについて指示を行わらなければならない。
(保護責任者)
第5条 特定個人情報の適正な取扱い及び円滑な運用管理を図るため、保護責任者を置く。
2 保護責任者は、個人番号利用事務については事務を所管する所属長をもって、個人番号関係事務については職員等が所属する所属長をもって充てる。
3 保護責任者は、特定個人情報を取り扱う職員(以下「事務取扱者」という。)にその役割を指定し、必要かつ適切な監督を行うこととする。
4 保護責任者は、指定する事務取扱者が複数名いる場合は、事務取扱者ごとに取扱う特定個人情報の範囲を指定することができる。
5 保護責任者は、次に掲げる組織体制を整備しなければならない。
(1) 事務取扱者がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の保護責任者への報告連絡体制
(2) 特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合の報告連絡体制
(3) 特定個人情報を複数の所属で取扱う場合の各所属の役割分担及び責任の明確化
(4) 特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
(監査責任者)
第6条 特定個人情報等の管理の状況を監査するために監査責任者を置き、総務課長をこれに充てる。
(事務取扱者の責務)
第7条 事務取扱者は、番号法、個人情報保護法、森町議会個人情報保護条例)、番号条例、ガイドライン及びこの規程並びに総括責任者若しくは保護責任者の指示に従い、特定個人情報を取扱わなければならない。
2 事務取扱者は、情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び前項の規定に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護責任者に報告しなければならない。
(教育研修)
第8条 総括責任者は、事務取扱者に対し、特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を定期的に行うものとする。
2 保護責任者は、当該所属の事務取扱者に対し、特定個人情報の適切な管理のため教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
(取扱区域)
第9条 保護責任者は、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、特定個人情報を取り扱う電子媒体(以下「電子媒体」という。)又は書類等を施錠できる書庫等へ保管する等の物理的な安全管理措置を講ずる。
(事案の報告及び対応)
第10条 保護責任者は、情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合には、速やかに総括責任者に報告する。
2 総括責任者は、情報漏えい等が発生した場合、個人情報保護委員会及び主務大臣等に対して、速やかに必要な報告を行う。
3 保護責任者は、情報漏えい等が発生した原因を分析し、再発防止に向けた必要な措置を講ずるものとする。
4 総括責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有特定個人情報の本人への対応等の措置を講ずる。
(入退の管理)
第11条 総括責任者は、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する職員を定めるとともに、必要に応じ、用件の確認、入退の記録、部外者の識別、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備等による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
2 総括責任者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置等の措置を講ずる。また、災害等に備え、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
(特定個人情報等の取扱い)
第12条 町が保有する特定個人情報等の取扱いは、次に定めるところによる。
2 保護責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限る。
3 アクセス権限を有しない職員は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。
4 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。
5 職員は、業務上の目的で特定個人情報等を取扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護責任者の指示に従い行う。
(1) 特定個人情報等の複製
(2) 特定個人情報等の送信
(3) 特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
6 職員は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護責任者の指示に従い、訂正等を行う。
7 職員は、保護責任者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは施錠等を行う。
8 職員は、特定個人情報又は特定個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護責任者の指示に従い、当該特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行う。また、これらの作業を委託する場合は、委託先が確実に削除又は廃棄したことについての証明書等により確認する。
(特定個人情報の取扱状況の確認)
第13条 保護責任者は、特定個人情報等ファイルの取扱状況を確認するため、当該特定個人情報の利用及び保管等の取扱状況について、次の各号の項目を含めて記録するよう事務取扱者に指示する。
(1) 特定個人情報ファイルの名称
(2) 特定個人情報ファイルが利用に供される事務を担当する課係等の名称
(3) 特定個人情報ファイルの利用目的
(4) 特定個人情報ファイルに記録される項目及び本人として特定個人情報ファイルに記録される個人の範囲
(5) 特定個人情報ファイルに記録される特定個人情報の収集方法
(電子媒体等の移送手段)
第14条 特定個人情報が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す必要が生じた場合には、次の各号に掲げる方法等により安全な方策を講ずる。ただし、行政機関等に法定調書等をデータで提出する場合は、行政機関等が指定する提出方法に従うものとする。
(1) 持出しデータの暗号化
(2) 持出しデータのパスワードによる保護
(3) 封緘、目隠しシールの貼付
(4) 施錠できる容器の使用
(5) 追跡可能な移送手段の利用
(電子媒体等の削除及び廃棄)
第15条 特定個人情報が記録された電子媒体又は書類等が不要となった場合には、保護責任者の指示に従い、当該特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により適切に削除又は廃棄を行うものとする。
(アクセス制御)
第16条 総括責任者は、特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等を使用して権限を識別する機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 特定個人情報を取り扱う情報システム(以下「情報システム」という。)は、正当なアクセス権を有する者であることを、識別した結果に基づき認証するものとする。
(アクセス状況の記録)
第17条 総括責任者は、情報システムへのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存しなければならない。
2 総括責任者は、前項のアクセス状況の記録を定期に又は必要に応じ随時に分析するために必要な措置を講ずる。
3 総括責任者は、第1項のアクセス状況の記録の改ざん、窃取又は不正な削除等の防止のために必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第18条 総括責任者は、情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)
第19条 総括責任者は、不正プログラムによる特定個人情報の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。
(監査)
第20条 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期又は随時に監査を行い、その結果を総括責任者に報告する。
(点検)
第21条 保護責任者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括責任者に報告する。
(評価及び見直し)
第22条 総括責任者及び保護責任者は、監査又は点検の結果を踏まえ、実効性等の観点から特定個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
(委任)
第23条 この規程の実施に必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、平成29年7月10日から施行する。
附則(令和5年訓令第8―3号)
この訓令は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日から施行する。