○森町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
平成23年7月29日
訓令第25号
(目的)
第1条 この要領は、森町戸籍情報システム担当課(以下「担当課」という。)において行う戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 担当課及び森町役場サーバ室に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、改正原戸籍、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステム
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データ
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当っては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムを適正に運用し、データ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍情報システム担当課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難等の災害又は事故に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、災害又は事故が発生したときは、速やかにその経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 保護管理者は、戸籍情報システム用端末装置(以下「端末装置」という。)の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍情報システム担当係長をもって充てる。
(データ保護)
第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失、毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、関係者以外の者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、施錠のできる場所に保管し、不要となった時点で速やかに焼却、裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理について、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておくこと。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄するときには、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用してはならない。
2 端末機の操作並びに見出データ及び戸籍に関するデータの検索は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
(機器、ソフト等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器、ソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第15条 戸籍データの重要性及び機密保持、プライバシー保護に関する意識の高揚並びにシステム安全対策の推進を図るため、必要な研修を実施するものとする。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、戸籍担当係において処理する。
附則
この訓令は、戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務のコンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器、ソフト等の保管一覧
機器、ソフト等 | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバ | 保護管理者 | 森町役場サーバ室内の施錠できるラックに設置 | サーバは森町役場サーバ室内の施錠のできるラックに設置し、保護管理者が指定した職員がその鍵を管理する。サーバを起動する者は、保護管理者の指定した取扱職員が起動させる。 |
森町役場サーバ室内の施錠できるラック鍵の管理 | |||
パスワードによる起動 | |||
戸籍用クライアント | 保護管理者 | パスワードによる起動 | クライアントを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
システム使用状況リスト | |||
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | バックアップ記録リスト | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
施錠できる保管庫 | |||
「戸籍総合システム・REPROS―X」のプログラム | 保護管理者 | 複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。 |