各種団体等の多様な意見を聴取し、議会活動への理解を深めて頂くため直接対話をする機会として意見交換会を開催する。

2　開催時期及び時間

(1)　開催時期

随時受け付けるものとし、相手方と協議して決定する。

(2)　開催時間

相手方と協議して決定する。

3　開催対象及び場所

(1)　町内会、産業経済団体、社会福祉団体、文化団体等の公共的団体。(原則として、事務局を有している団体)

(2)　開催場所

相手方と協議して決定する。

4　開催方法

住民と議会がいつでも意見交換する場であり、各種団体などから要請があれば出向いて対応する。また、可能な限り要請に応えると共に、具体的な内容については、事前協議を行い決定する。

意見交換会では、原則として陳情・要望・苦情等の個々の意見については、議員が個別に対応しないこととする。なお、重要な案件については、議長から町長へ文書等で報告し、その対応を求める。

(この取り組みは、議会において決定した事項とし、議員個々の見解を述べるものではありません。議会における町政報告と捉えてください。)

5　テーマの設定・報告内容

(1)　テーマの設定

相手方と協議し、懇談のねらい、方向性について事前に調整する。

(2)　議会の説明事項

①　議会の仕組みについて

②　議会活動及び委員会活動等について

6　議会の体制

(1)　出席者は、基本的に全議員とするも、議会運営委員会において調整できるものとする。

7　役割分担について

(1)　役割は、その都度協議して決定する。

(2)　主な役割は、司会進行(相手方と協議)、報告者、答弁者、記録者、挨拶者等とする。

8　周知方法

(1)　議会だより、広報もり、公設ホームページ等に掲載し紹介する。

(2)　必要に応じて、町内に事務局を有する各種団体に対し、開催案内を送付する。

※　送付先に関しては、議会事務局にて町内の各種団体をあらかじめ調査し、議会運営委員会に示して、確認後送付するものとする。

9　意見交換会の進行

(1)　意見交換会の進行は、その都度協議して決定する。

(2)　主な進行は、挨拶(議会代表・相手方代表)、出席者紹介、議会説明、相手方説明、意見交換、懇談等とする。

10　質問・意見の取りまとめ方法

(1)　記録担当議員は、参加者から出された意見、要望、提言等を要点記録する。

(2)　要点記録に際しては、

①　処理した質問事項

②　聞き置いた要望事項

③　議会に対する要望事項

④　町に対する要望事項

に分類し議会事務局に提出する。(終了後1週間)

(3)　要点記録された事項を議会事務局で集約し、町に対する要望事項等があった場合には、町長又は教育長等に対し照会し回答を求める。(終了後3週間)

(4)　町からの回答を、議会事務局で取りまとめ報告書を作成する。

(5)　必要に応じて、報告書を相手方に送付する。(終了後1ヶ月を目途)