○むかわ町議会の情報通信端末機器の使用に関する基準
令和5年6月19日
議会訓令第1号
(目的)
第1条 この訓令は、むかわ町議会(以下「議会」という。)における情報通信端末機器の使用に関して、ペーパーレス及び効率的な議会運営を図るため、むかわ町議会会議規則に定めるもののほか、必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この訓令における用語の定義は、次の定めるところによる。
(1) 会議 本会議、常任委員会(協議会を含む。)、議会運営委員会、議会広報委員会、特別委員会、全員協議会をいう。
(2) 情報通信端末機器 町から貸与されたタブレット型端末をいう。
(3) グループウェア 議会の情報連絡、スケジュール管理などのサービスを提供するソフトウェアをいう。
(4) 会議用システム 主に会議資料等のデータを閲覧するために使用するシステムをいう。
(5) アカウント ネットワークやコンピュータなどにログインするための権利をいう。
(情報通信端末機器の使用)
第3条 議場又は委員会の会議室において、情報通信端末機器を使用する議員及び執行部関係者は、事前に議長又は会議の長に申し出るものとする。
2 会議の運営上、情報通信端末機器以外のものを使用するときは、議長又は会議の長の許可を得るものとする。
3 会議の出席者は、会議に情報通信端末機器を持ち込んで使用する場合は、当該会議の目的外で使用してはならない。
(情報通信端末機器の使用範囲)
第4条 議長は、情報通信端末機器の管理及び運営を行うものとする。
2 情報通信端末機器の使用は次の範囲とし、私的活動や政党活動に使用してはならない。
(1) 議会活動及び議員としての調査研究等の活動
(2) むかわ町ホームページ及びインターネットサイトを利用した情報収集
(3) 議員相互及び議会事務局との情報伝達
(4) 災害時の緊急情報の伝達・共有
3 議員は、町長が定める貸与規程に基づき、次の事項を厳守するものとする。
(1) 情報通信端末機器を他人に貸与又は譲渡してはならない。
(2) 議員は、使用権限がなくなったときは、直ちに議長を経由して返却しなければならない。
(3) 議員は、情報通信端末機器を紛失し、又は破損した場合は、速やかに議長に届け出るものとする。
(情報通信端末機器の取扱い)
第5条 議員は、情報通信端末機器を使用する場合、議会の品位を重んじた良識ある使用を心がけるものとする。
2 議員は、情報通信端末機器の使用に当たっては、適切なパスワード管理等の認証設定を行い、第三者に不正利用されないようにしなければならない。
3 情報通信端末機器へのアプリケーションのインストールは、会議その他の議員活動に必要なものに限定するものとする。
4 議員は、情報通信端末機器を紛失し、又は破損した場合は、購入又は修理に係る費用を実費弁償するものとする。
(情報通信端末機器に関する禁止事項)
第6条 議員が情報通信端末機器を使用する場合、次に掲げる事項を禁止するものとする。ただし、承認申請の上、議長が承認した場合はこの限りでない。
(1) 情報通信端末機器の改造、交換及び拡張機器の追加、動作環境の変更
(2) グループウェア、会議用システム及びOSの削除及び改版(バージョンアップ)
(3) 情報通信端末機器の性能、機能等を変更する行為
(4) 情報通信端末機器本体(会議システム等のサーバーを含む。)には、陳情・要望書や人事案件などの個人情報や非公開情報は一切保管してはならない。
(グループウェア等の利用者)
第7条 グループウェア及び会議システムは、アカウントを持つ議員及び職員でなければ利用してはならない。
2 グループウェア及び会議用システムの利用者は、使用パスワードを責任もって適正に管理しなければならない。
(会議中における禁止事項)
第8条 会議の出席者が会議中に情報通信端末機器を使用するときは、次に掲げる事項についてはこれを禁止するものとする。
(1) 音声や操作音を発するなど、会議の運営上支障となる行為を行うこと。
(2) 審議及び審査中の情報を外部へ発信すること。
(3) 電子メールの送受信、SNS(ソーシャルネットワーキングサービス)、掲示板等への投稿を行うこと。
(4) 議長又は会議の長の許可なく会議の写真、映像等の撮影、録音等をすること。
(5) その他会議以外の目的に使用すること。
(違反行為に対する措置)
第9条 議長又は会議の長は、前条に違反する行為をし、又はしようとするものに対しては、注意するものとする。ただし、再三の注意によっても違反する行為が改められない場合は、情報通信端末機器の使用停止を命ずることができる。
(遵守事項)
第10条 情報通信端末機器を使用する議員は、次に掲げる事項を遵守するものとする。
(1) 情報の受発信は、議員の責任において行うものとする。
(2) 議員は、データの正確性を保持し、データ等の紛失、き損等の防止に努めるものとする。
(3) 情報の漏えいがあったときは、速やかに事実を把握するとともに、議長に報告し、必要な措置を講じるものとする。
(4) 情報通信端末機器、グループウェア及び会議システムの是正措置を講ずる必要があるときは、議員は、議長が指示する方法により速やかに対処しなければならない。
(危機管理)
第11条 議員は、情報通信機器の紛失や盗難、故障、コンピュータウイルス感染、個人情報の漏えい、通信障害等の緊急事態発生時において迅速に対応し、町の情報及び会議用システムの保全措置に関し、積極的に協力し、誠実に対処しなければならない。
(各種通知・届出等)
第12条 議員及び議会事務局は、双方の間で各種通知、届出等をグループウェアで行うものとする。ただし、文書によることが必要な場合は、議長がこれを決定する。
(補足)
第13条 この基準に定めるもののほか、必要な事項は議長が議会運営委員会の意見を聞いて定める。また、この基準の運用について疑義が生じた場合は、議長がこれを決定する。
附則
この訓令は、令和5年6月22日から施行する。