○松前町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
令和7年8月11日
訓令第32―2号
松前町戸籍システム管理運営要領(平成27年松前町訓令第22号)の全部を次のように改正する。
(目的)
第1条 この要領は、松前町における電子情報処理組織による戸籍等事務の適正な運用管理を図るため、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び松前町個人情報保護法施行条例(令和5年松前町条例第1号)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍データの処理及び格納装置(以下「サーバ」という。)と戸籍担当窓口に設置した戸籍専用端末(以下「端末機」という。)により、戸籍事務及び関連事務を行うシステムをいう。対象となる関連事務については、別表に列挙するものとする。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープ及びその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイル及びその他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たつては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適切な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍主管課長をもつてこれに充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適切に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難及びその他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者である町長に報告しなければならない。戸籍事務管掌者である町長に事故があるとき、または、欠けたときはあらかじめ戸籍事務管掌者である町長が定めたものがその職務を代理する。
(戸籍データ取扱責任者)
第6条 保護管理者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍主管係長をもつてこれに充てる。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。また、必要に応じて戸籍情報システム事業者に対し、戸籍データの漏えい防止措置が適切に運用されているかを確認しなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならず、また、これを他の業務に利用してはならない。
4 戸籍データは、不用となつた時点で速やかに裁断等により復元不可能な処理を施したうえで処分しなければならない。
(1) 持ち運び可能な磁気ディスク等は、格納した記録内容がわかるようラベル等で明示することとし、施錠ができ、持ち運びできない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用について厳重に管理すること。
(2) 持ち運び可能な磁気ディスク等の受払及び管理については、ラベル等の名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 持ち運び可能な磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去し復元不可能な処理を施したうえで、裁断等により処分すること。
(4) サーバは、磁気ディスク等の使用を制限するため、閉域通信網で戸籍データの管理をすること。
(1) 施錠ができ、持運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 帳票を破棄するときは、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し適切な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(サーバのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、サーバへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID、パスワードを設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行つている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。また、サーバ利用に関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。
3 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行つている戸籍情報システム事業者から即時にデータ保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された操作者へID、パスワードを設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行つている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。また、保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、IDとパスワードを付与しなければならない。
3 戸籍データへのアクセスに関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行つている戸籍情報システム事業者から即時に保護管理者に連絡され対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し付与しなければならない。なお、戸籍情報システム事業者は戸籍情報システムを操作することはなく、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認は取扱職員にて実施する。
2 戸籍情報システムのアクセス履歴は常時記録し、利用状況は保護管理者が必要に応じて確認しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止の措置)
第14条 サーバ、戸籍データ、戸籍情報システムの各々にアクセスするためのID、パスワードを付与された者は、ID、パスワードが他者に漏れることがないよう適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、ID、パスワードを当該者以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID、パスワードを他人に漏らしてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID、パスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(利用状況の把握)
第15条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じてに掲げる利用状況を請求し、戸籍情報システムの利用状況を把握しなければならない。
(1) サーバの利用状況
(2) 戸籍データの利用状況
2 保護管理者は、取扱責任者に次に掲げる利用状況を報告させ、戸籍情報システムの利用状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの利用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること
(端末機の操作)
第16条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合を除き行つてはならず、また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合を除き検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第17条 保護管理者は、戸籍データの適切な管理を図るため戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性についての研修の実施)
第18条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年一回以上の教育、訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後に研修を実施しなければならない。新任の取扱職員については採用後できるだけ早い時期に教育、訓練計画を策定し研修を実施しなければならない。
(会議)
第19条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもつて組織する。
4 会議の庶務は、戸籍事務担当係において処理する。
附則
この訓令は、令和7年8月12日から施行する。
別表
事務 | 主な事務詳細 | |
戸籍関連事務 | 附票事務 | ― |
人口動態事務 | ― | |
民刑事務 | ― | |
証明、通知等事務 | (1) 埋火葬許可証の発行 (2) 不在籍証明の発行 (3) 身分証明書の発行 (4) 要件具備証明書の発行 (5) 住民票記載事項通知(住9―2) (6) 相続税法第58条通知 |