(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めがあるもののほか、本町の文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書事務の原則)

第3条　文書事務は、適正かつ速やかに行うとともにその処理の経過を明らかにするようしなければならない。

(文書の閲覧等)

第4条　文書は、職員以外の者にみだりに謄写若しくは閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。

(文書主管課)

第5条　文書の総合的、統一的な管理を担当する文書主管課は、総務財政課とする。

(総務財政課長の責務)

第6条　総務財政課長は、町における文書管理を総括する。

(主務課長の責務)

第7条　主務課長は、所管する文書の管理を統括し、文書管理の原則に従つて、適正かつ円滑な運営を図らなければならない。

(文書取扱主任及び文書取扱副主任の設置)

第8条　主務課に文書事務を担任する職員として文書取扱主任及び文書取扱副主任を置く。

(文書取扱主任等の職務)

第9条　文書取扱主任は、主務課長の命を受け、主務課における次に掲げる事務を処理し、その適正な管理及び運営に努めなければならない。

(到着文書の処理)

第10条　町に到着した文書(総合行政ネットワーク文書を除く。)は、総務財政課において収受し、主務課に交付する。

(主務課における文書の処理)

第11条　主務課長は、自ら処理するもののほかの文書は、文書取扱主任に配布し、必要あるときは処理の方法を指示する。

(総合行政ネットワーク文書の受信)

第12条　総合行政ネットワーク文書は、総務財政課又は主務課の文書取扱主任が次に掲げるところにより処理する。

(文書の起案の方法)

第13条　文書の起案は、起案用紙(別記第3号様式)を用い、次の各号に定めるところにより行わなければならない。ただし、別に定めのある場合は、この限りでない。

(報告)

第14条　軽易文書の配布若しくは決定を要しない文書の回付を受けたとき、又は主管の事務に関する資料を得たときは、報告書(別記第4号様式)による処理又は文書の余白等による処理をしなければならない。

(起案文書の持回り)

第15条　特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要文書で、持回りの決裁を受けようとするときは、起案内容の説明をなし得る職員があたらなければならない。

(文書の合議)

第16条　起案文書で他の課又はグループに関連するものは、合議のうえ決裁を受けなければならない。

(文書の名義)

第17条　文書は、次の各号に定める場合を除くほか、原則として決裁権者の名で施行するものとする。

(文書の記名)

第18条　施行文書で送付を要するものは、原則としてその本文の末尾に主務課の連絡先を括弧を付して表示することとする。

(文書記号)

第19条　施行文書には、別表第1に定められた記号及び番号を付さなければならない。ただし、次の各号に掲げるものについては、文書記号及び番号を付さないことができる。

(公印の押印)

第20条　施行文書のうち送付を要するものには、公印を押さなければならない。ただし、軽易なものについては、これを省略することができる。

(電子署名)

第21条　総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発送する文書については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易なものについては、これを省略することができる。

(発送)

第22条　主務課長は、発送を要する文書があるときは、総務財政課長に送付するものとする。

(総合行政ネットワーク文書の発信)

第23条　総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、主務課の文書取扱主任が送信するものとする。

(電子メールの利用)

第24条　文書事務取扱に関する事項のうち、収受及び処理に係るものについては、総務財政課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(対象となる文書)

第25条　前条の規定により電子メールを利用することができる文書は、第20条により公印の押印を省略できる文書とする。

(対象機関等)

第26条　前条の文書を送信する相手方は、本町の機関、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関とする。

(電子メールの収受)

第27条　文書取扱主任及び事務担当者は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち、公文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。

(電子メールの送信)

第28条　電子メールを利用する文書は、総務財政課長が別に定める方法により送信しなければならない。

(文書分類表)

第29条　総務財政課長は、事務事業に応じた文書分類表を作成しなければならない。

(文書の保存期間等)

第30条　総務財政課長は、前条の規定により文書分類表を作成するときは、各分類項目毎に処理が完結した事案に係る文書(以下「完結文書」という。)の保存期間を併せて定めるものとする。この場合、総務財政課長は、文書保存期間基準表(別表第2)の基準を考慮して定めなければならない。

(完結文書の引継ぎ及び保存)

第31条　主務課長は、関係課に引継ぎの必要があると認める完結文書がある場合は、直ちに関係課長に完結文書を引継がなければならない。

(保存文書台帳の作成等)

第32条　第30条の規定により製本し、又は保存箱に収納した完結文書は、主務課において総務財政課長の定める日までに保存文書台帳(別記第7号様式)に登記しなければならない。

(保存期間の起算日の特例)

第33条　前条の公文書の保存期間の起算日は、当該公文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、次の各号に掲げる場合の起算日については、当該各号に定めるとおりとする。

(文書の廃棄)

第34条　保存文書で保存期間の満了したものは、主務課において主務課長の決定を経て廃棄しなければならない。

(廃棄の方法)

第35条　廃棄する文書のうち、他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるものは、裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法により廃棄しなければならない。

(廃棄の特例)

第36条　保存期間が永年の文書で、町長部局にあつては副町長が、その他の部局にあつては当該部局が定める者が保存の必要がないと認めたものは、廃棄することができる。この場合においては、前条の規定を準用する。

(保存の延長)

第37条　保存期間の満了した文書であつて、なお保存の必要があると認められるものは、前条の規定にかかわらず、主務課長の決定を受け引き続き保存することができる。

(文書の庁外持ち出し)

第38条　文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、主務課長の承認を得たときはこの限りではない。

(歴史的文書の選別及び保存)

第39条　主務課職員は、第34条第1項の規定により廃棄の対象となつた台帳又は簿冊に含まれる文書のうち、歴史的又は文化的資料として価値を有すると認められるものについては、主務課長と協議の上、歴史的文書として選別し、別に保存するものとする。

(書庫の管理)

第40条　書庫は、総務財政課長が管理するものとする。

(雑則)

第41条　この規程に定めるもののほか、文書管理について必要な事項は、北海道における事務を例として総務財政課長が指示するものとする。