○本別町文書管理規程
平成18年1月19日
規程第1号
注 令和5年12月から条文沿革を注記した
(目的)
第1条 この規程は、文書は町民と行政の共有財産であるとの認識に立ち、文書の取扱いについて必要な事項を定めることにより、文書の適正な管理及び事務処理の効率的な運営を図り、もって本町の民主的にして能率的な行政の確保を実現させることを目的とする。
(1) 実施機関 町長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、公平委員会、農業委員会、固定資産評価審査員会、水道事業、下水道事業、国民健康保険病院事業及び議会をいう。
(2) 文書 実施機関の職員が職務上作成し、又は取得したものであって、職員が組織的に用いるものとして町が管理している一切の書類、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。
(3) ファイリングシステム 文書の発生から保管、保存、廃棄に至るまでを標準化した、「本別町ファイリングシステムマニュアル」に基づく文書管理方法をいう。
(令5規程3・一部改正)
(責務)
第3条 実施機関は、文書管理の充実発展に努めるとともに、文書の管理方策について常に調査研究を行わなければならない。
2 実施機関は、文書を正確に作成し、適正に使用するとともに、文書の偽造若しくは改ざん又は紛失を防止するため適正に管理しなければならない。
3 実施機関は、文書の適正な管理により、本別町情報公開条例(平成14年条例第1号)第1条及び本別町個人情報保護条例(平成16年条例第25号)第1条に定める目的を達成するよう努めなければならない。
(文書の取扱いの基本)
第4条 文書は、事務が能率的に行われるよう、すべて正確かつ迅速に処理し、常に整備しておかなければならない。
(文書の保存期間)
第5条 文書の保存期間は、当該文書等の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して、永年、10年、5年、3年、1年及び1年未満とし、その区分はおおむね次のとおりとする。
(1) 永年保存に属するもの
ア 条例、規則その他例規に関するもの
イ 議会の会議録、議決書その他議会に関する文書で重要なもの
ウ 重要な事業計画及びその実施に関するもの
エ 町の区域及び境界変更等に関するもの
オ 所轄行政庁の令達通牒その他の文書で特に重要なもの
カ 職員の任免、賞罰に関するもの
キ 褒賞及び表彰に関するもの
ク 財産営造物及び町債に関する重要なもの
ケ 契約に関する文書で重要なもの
コ 統計に関する文書で重要なもの
サ 訴願、訴訟及び審査請求に関するもの
シ 事務引継ぎに関する文書で重要なもの
ス 町史の資料となるべき重要なもの
セ 税務会計に関する重要なもの
ソ その他重要にして永年保存の必要があると認められるもの
(2) 10年保存に属するもの
ア 税に関するもの
イ 附属機関等の委員の選任・委嘱に関するもの
ウ 金銭及び物品に関する証拠文書で重要なもの
エ 永年保存に属しない処分に関するもの
オ その他10年保存の必要があると認められるもの
(3) 5年保存に属するもの
ア 議決を要しない、請負及び委託契約等の文書
イ 照会その他の往復文書で重要なもの
ウ その他5年保存の必要があると認められるもの
(4) 3年保存に属するもの
ア 主に課長専決文書で、定常・定例的なもの
イ 会計上の文書、帳簿で決算を終わったもの
ウ 職員の服務に関するもの
エ その他3年保存の必要があると認められるもの
(5) 1年保存に属するもの
ア 台帳に登録した申請書及び届出書
イ 軽易な通知、届出等で、後日参照を必要としないもの
ウ その他1年保存の必要があると認められるもの
(6) 1年未満の保存に属するもの
事務処理上必要な1年未満の期間保存するその他の文書
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書については、法令等に定める期間により、又は時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、当該時効の期間を考慮してその保存期間を定めるものとする。
3 文書の保存期間は、前2項に規定する区分に応じ、所属長が定めるものとする。ただし、主管課において特に必要と認めるときは、文書主管課と協議し、保存期間を伸縮することができる。
(文書管理総括責任者の設置)
第6条 第3条に規定する責務を全うするとともに、総合行政ネットワーク(以下「LGWAN」という。)等文書の適正な管理を図るため、実施機関に文書管理総括責任者(以下「総括責任者」という。)を置く。
2 総括責任者は、管理職等の範囲を定める規則(昭和47年公平委規則第1号)別表第1及び別表第2に掲げる職とする。
(文書管理責任者の設置)
第7条 文書の管理を適正に運用するため、文書管理責任者(以下「責任者」という。)を置く。
2 責任者は、総括責任者が指名する。
3 責任者は、次の各号に掲げる事務を処理するものとする。
(1) 文書の整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(2) 文書の管理、個人情報保護条例及びLGWANの円滑な運用に関すること。
(3) ファイリングシステムの適正な運用に関すること。
(文書管理委員会の設置)
第8条 実施機関全体における文書の適正な管理水準の維持及び向上のため、本別町文書管理委員会(以下「委員会」という。)を置く。
2 委員会の設置に関し必要な事項は、町長が別に定める。
(委任)
第9条 この規程で定めるものの他必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、公布の日から施行する。
(本別町文書編さん保存規程の廃止)
2 本別町文書編さん保存規程(昭和47年訓令第3号)は、廃止する。
附則(平成28年3月28日規程第2号)
この規程は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
附則(令和5年12月28日規程第3号)
この規程は、令和6年4月1日から施行する。