○別海町教育委員会事務局事務取扱規程
令和8年8月21日
別海町教育委員会訓令第7号
別海町教育委員会事務局事務取扱規程(平成14年別海町教育委員会教育長訓令第1号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 文書の受領、配布及び収受(第5条―第11条)
第3章 公文書の処理(第12条―第22条)
第4章 公文書の発信(第23条―第30条)
第5章 文書の整理保管、保存及び廃棄(第31条―第35条)
第6章 雑則(第36条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別海町教育委員会事務局(以下「教育委員会事務局」という。)の事務の処理に関し必要な事項を定め、もって能率的な教育行政の確保を図ることを目的とする。
(1) 公文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、教育委員会事務局が保有するものをいう。
(2) 課 別海町教育委員会事務局組織規則(昭和60年別海町教育委員会規則第1号)第2条に定める課等をいう。
(3) 課長 課の長をいう。
(4) 主務課 当該公文書に係る事案を所掌する課をいう。
(5) 決裁 教育長及び専決の権限を有する者(以下「決裁者」という。)が、その権限に属する事務の処理につき、最終的に意思決定を行うことをいう。
(6) 起案 決裁を受けるため事務の処理に関する意思決定の案を記載した文書(公文書及び公文書となるべき文書、図画及び写真並びに電磁的記録をいう。)を作成することをいう。
(7) 起案文書 起案した文書をいう。
(8) 供覧 上司の閲覧に供することをいう。
(9) 回議 起案文書について、起案者の直属の上司又は関係課を経て決裁者の意見又は承認を得る手続をいう。
(10) 合議 起案内容が他の課にも関連がある場合に、起案文書を当該課の関係者に回付して、その意見又は承認を求める手続をいう。
(11) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(12) 文書管理システム 文書の収受、起案、承認、決裁、保管、廃棄等文書の管理を総合的に行うための情報システムをいう。
(13) 完結 公文書の起案から決裁又は供覧までの処理が終了することをいう。
(公文書取扱いの原則)
第3条 公文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が効率的に行われるよう努めなければならない。
2 公文書は、情報公開等の適正かつ円滑な運用に資するよう適切に管理しなければならない。
3 取扱いに注意を要する文書は、機密保持等に細心の注意を払って取り扱い、事務の適正な執行に資するよう努めなければならない。
4 公文書の取扱いは、原則として文書管理システムにより処理しなければならない。
(課長の職務)
第4条 学務課長は、教育委員会事務局の公文書取扱事務を統括する。
2 各課長は、常に当該課における公文書の取扱状況を把握して、公文書の進行管理に留意し、その所掌する事務が適切かつ円滑に処理されるよう努めなければならない。
第2章 文書の受領、配布及び収受
(受領)
第5条 教育委員会事務局に到達した文書は、学務課が一括して受領する。ただし、主務課で直接受領することが適当と認められるものは、この限りでない。
(配布)
第6条 学務課において受領した文書は、学務課が主務課に配布するものとする。
2 2課以上に関係のある文書は、最も関係のあると認められる課に配布するものとする。
2 審査請求、訴訟その他受付年月日が権利の消長に関係ある文書は、前項の規定による取扱いをするほか、受付時刻を受付印の上に明記する。
(返付)
第8条 課において受領し、又は配布を受けた文書のうち、当該課の所管に属さないものは、前条の規定にかかわらず、直ちに学務課に返付するものとする。
(電子メールを利用して受信した電子文書の収受)
第9条 電子メールを利用して受信した電子文書のうち、当該課で処理すべきものは、第16条の規定による供覧処理を行うものとする。
(電子メールを利用して受信した電子文書の転送)
第10条 受信した電子文書のうち、当該課の所管に属さないものは、直ちに主務課に当該文書を転送するものとする。
(その他)
第11条 この章に定めるもののほか、文書の受領、配布及び収受については、別海町文書管理規程(令和8年別海町訓令第27号)の例による。
第3章 公文書の処理
(処理の原則)
第12条 公文書は、この章に定めるところにより、正確かつ迅速に処理しなければならない。
(分類)
第13条 公文書は、事務及び事業の性質、内容等に応じて、系統的に分類し、整理しなければならない。
(文書番号)
第14条 公文書には、次の各号に掲げるところにより会計年度、記号及び番号からなる文書番号を付けなければならない。ただし、軽易と認められる文書については、これを省略することができる。
(1) 記号は、「別教」の字の次に担当名の頭文字1字を加える(他の担当と判別しにくいものにあっては、2字を加える。)ものとする。
(2) 番号は、会計年度ごとに一連番号を付ける。この場合において、必要があると認めるときは、枝番号を用いることができる。
(3) 第1号の規定にかかわらず、公示令達(規則、告示及び訓令をいう。以下同じ。)は、「別海町教育委員会」の次にその種別の名称を付けて記号とする。
(4) 第2号の規定にかかわらず、公示令達は、公示令達番号簿により暦年による一連番号を付ける。
(収受文書)
第15条 主務課長は、課に到達した収受文書の状況を適宜確認し、収受文書の処理に関して、職員に指示しなければならない。
2 前項の規定による指示を受けた職員は、その指示により処理しなければならない。
(供覧)
第16条 収受した文書は、原則として文書管理システムで供覧するものとする。供覧後、その内容について処理が必要な場合は、起案により決裁を受けなければならない。
2 前項の場合において、文書管理システムで供覧し難い文書については、紙で供覧することができる。
(起案の要領)
第17条 起案は、原則として文書管理システムに登録し、文書管理システムで回議をするものとする。
2 前項の場合において、文書管理システムで回議し難い起案文書については、紙で回議することができる。
3 起案文書は、本文の前に、件名として、決裁を受けようとする理由又は当該事務の処理に関する説明を簡明に記載するものとし、関係法令その他参考となる事項の付記、関係書類の添付等によりその根拠、理由、経過等を明らかにしなければならない。ただし、軽易な事案に係るものについては、この限りでない。
4 関連する事項は、支障のない限り一括して起案するものとする。
(回議)
第18条 起案文書は、主務課の職員の下位の職にある者から上位の職にある者に対し、順次回議するものとする。
(合議)
第19条 起案文書の内容が他の課又は担当に関係のあるものは、次の各号に掲げるところにより、合議するものとする。
(1) 同一課内において他の担当に関係あるもので課長の決裁によるものは、他の担当の合議を経て課長に回議する。
(2) 他の課に関係あるもので教育部長の決裁によるものは、主務課長への回議後、他の課の課長の合議を経て教育部長に回議する。
(3) 他の課に関係あるもので課長の決裁によるものは、主務課長の決裁を経て他の課の課長に合議する。
(決裁)
第20条 決裁者は、起案文書の回付を受けたときは、遅滞なく決裁を終えるよう努めなければならない。
(代決)
第21条 教育長が不在のときは、教育部長がその事務を代決する。
2 教育部長が不在のときは教育部次長、教育部次長が不在のときは学務課長、学務課長も不在の時は、上席課長の順序において代決することができる。
3 主務課長が不在のときは、その課の主幹、主査、主任の順序において代決することができる。
4 前各項により代決した事務は、それぞれ上司が帰庁したとき遅滞なくその旨を報告し、後閲を受けなければならない。ただし、軽易な事項については、この限りでない。
5 代決者が代決をするときは、次の各号に定めるところにより、その旨を明らかにしなければならない。
(1) 文書管理システムの場合 代決者が代決操作を行う。
(2) 紙で回議の場合 代決者として押印した印影の上部に「代」と記載すること。
(決裁後又は供覧後の処理)
第22条 決裁が完了したとき、又は供覧のみで処理が完了したときは、文書管理システムに完結日を入力し、完結登録しなければならない。
第4章 公文書の発信
(書式及び文例の原則)
第23条 書式及び文例は、法令等に定めがあるもののほか別海町公用文作成規程(平成元年別海町訓令第3号)を準用するものとする。
(浄書)
第24条 文書の浄書、校正及び照合は、主務課において行うものとする。
(文書の発信者名)
第25条 文書の発信者名は、委任等法令に特別の定めがある場合を除き、教育長名を用いるものとする。
2 前項の規定にかかわらず、当該文書の内容によって、その処理に係る決裁者が発信者として適当と認めるときは、当該決裁者名を用いることができる。
(公印)
第26条 施行する文書には、別海町教育委員会公印規程(昭和62年別海町教育委員会訓令第1号)の定めるところにより、公印管主者の承認を得た後、公印を押さなければならない。
(1) 印鑑による押印
(2) 公印の印影を印刷する方法
(3) 電子計算組織に記録した公印の印影を出力する方法
(文書物品の発送)
第27条 文書及び物品の発送は、学務課において次の各号によって処理しなければならない。ただし、学校給食センターにおいては、この限りでない。
(1) 小包、その他特別の包装を必要とする物品は、主務担当で荷造りをするものとする。
(2) 文書物品の発送は、毎週月曜日から金曜日までの毎日1回とする。
2 発送を要する文書物品は、月曜日から金曜日までの午後3時までに学務課に引き継がなければならない。
(退庁及び休日等の文書物品の発送)
第28条 退庁時間後及び休日には、原則として文書及び物品の発送は行わないものとする。ただし、急を要するものが発生した場合は、学務課に連絡し、指示を受けた後に発送するものとする。
(電子文書の送信)
第29条 電子文書の送信は、主務課において行うものとする。
(その他)
第30条 この章に定めるもののほか、公文書の発信については、別海町文書管理規程の例による。
第5章 文書の整理保管、保存及び廃棄
(文書の整理の原則)
第31条 文書は常に整理整頓し、必要なときに直ちに使用することができるよう保管し、又は保存しておかなければならない。
2 文書の保管及び保存にあっては、紛失、盗難、改ざん等を防止するとともに、非常災害時に備え、必要な準備をしておかなければならない。
3 電子文書は、文書管理システムにより整理し、保存するものとする。
(文書の持ち出し等の禁止)
第32条 文書は、上司の許可を得ずに庁外に持ち出し、又は職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。
(完結文書の保存)
第33条 完結した文書は、次の各号に掲げるところにより保存するものとする。
(1) 文書管理システムで作成・処理した文書にあっては、当該システムに電磁的記録として保存するものとする。
(2) 紙文書等により作成・処理した文書にあっては、主務課において、保存年限別に編集及び製本し、保存するものとする。
(3) 前号の編集は、別途主務課で備える文書分類表の区分により行うものとし、会計年度により区分する。ただし、公示令達の原本及び会計年度によることが不適当と認められる文書については、暦年により区分するものとする。
(4) 前号の規定により編集したときは、背表紙等に完結年度又は完結年、編集簿冊名、保存年限、廃棄年度、主務課名等を記載するものとする。
(5) 図面、カード等で製本することができないものは、保存箱等により整理を行うものとする。
(保存期間)
第34条 完結文書の保存期間は、永久、10年、5年、3年及び1年の5区分とし、その区分は、別表のとおりとする。ただし、法令に保存期間の定めがあるもの及びこれにより難いものの保存期間は、それぞれ法令で定める期間又は必要な期間とする。
2 前項の規定にかかわらず、保存期間の異なる完結文書を同一の簿冊に保存する必要がある場合においては、最も長期に保存すべき完結文書の保存期間を基準として完結文書の保存期間を定めることができる。
3 完結文書の保存期間の起算日は、完結年月日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに編さんする完結文書の保存期間の起算日は、完結年月日の属する年の翌年の1月1日とする。
(保存年限満了文書の処分)
第35条 主務課長は、毎年1回保存年限を満了した文書を調査し、上司の決裁を経て廃棄の処理をするものとする。
2 廃棄する文書の処理は、次の各号に掲げるところにより行うものとする。
(1) 紙文書の場合は、焼却又はシュレッダー処理その他の適切な処理を行うこと。
(2) 電磁的記録の場合は、文書管理システムから完全に削除するか、記録媒体を物理的に破壊するなど、復元不可能な方法により処理すること。
(3) 秘密に属する文書又は個人情報が含まれる文書については、前2号の方法により、確実に復元不可能な状態にした上で廃棄すること。
第6章 雑則
(雑則)
第36条 この規程に定めるもののほか、事務の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行し、令和8年4月1日から適用する。
別表(第34条関係)
第1種(永久保存) |
1 規則その他例規に関する文書の公布原議 2 教育委員会の議決書及びその他会議、儀式に関する重要な文書 3 庁内令達文書で特に重要なもの 4 重要な事業計画及びその実施に関する文書 5 訴願、訴訟及び審査請求に関する文書 6 財産関係についての重要な文書 7 教育長の事務引継についての文書 8 褒章及び表彰に関する文書 9 職員の任免及び賞罰に関する文書 10 教職員の人事関係文書 11 児童、生徒の学齢簿 12 重要な統計関係の文書 13 その他永久保存の必要があると認める文書 |
第2種(10年保存) |
1 法令により施行又は処分した重要文書 2 各種統計調査資料 3 その他10年保存の必要があると認める文書 |
第3種(5年保存) |
1 国費、道費負担及び補助事業関係の文書 2 重要な工事に関する設計図書、工事命令書及び検定書 3 町の営造物使用許可関係の文書 4 一般照復文書で重要なもの 5 一般工事に関する設計図書、工事命令書及び検定書 6 願書及び届出書等の重要な文書 7 各種調査報告文書で重要なもの 8 学校経理関係文書 9 その他5年保存の必要があると認める文書 |
第4種(3年保存) |
1 照復文書で軽易なものを除き3年保存の必要があると認める文書 2 一般工事に関する設計図書、工事命令書及び検定書で軽易なもの 3 請願、陳情に関する一般的な文書 4 予算編成資料 5 その他3年保存の必要があると認める文書 |
第5種(1年保存) |
1 第1種から第4種までに属さない軽易な文書 |
