2　職員以外で業務上チャットツールの利用を必要とする者については、当該業務を所管する部署の所属長がその利用を認めた場合に限り、その者を利用者に含めることができるものとする。

2　財政課は、アカウント払出の申請又は端末認証コード払出の申請についてその内容に疑義があると認める場合には、申請者に対して申請内容を確認し、必要に応じて内容の修正を求めるか、申請を却下することができる。

2　チャットツール内に保存するファイルは、別海町事務取扱規程(平成9年別海町訓令第2号)に従い、利用者が保存年限を経過したファイルを随時削除するものとする。

3　チャット履歴のうち重要な通信は、必要に応じて別海町事務取扱規程に定める起案様式等を用いて、利用各課において別途、起案するものとする。

4　意思決定事案の決裁は、チャット上での合意によって済ませず、別海町事務取扱規程に定める起案様式により行う。

5　利用者は、その他チャットツールのマニュアル等に基づき適切に利用するものとする。

2　利用者のチャットツールのアカウントは、財政課が一括してそのIDとパスワードを管理し、事務分掌に応じたアクセス権限を設定して付与するものとし、利用者は、付与されたパスワードを他者に知られないよう秘匿し、漏洩及び亡失を防ぐ措置を講じなければならない。

3　通信のためチャットツールに招待した外部の利用者のアカウントは、通信終了又はトークルームの目的に達した後で、招待した職員が必ずアカウントの削除を財政課に依頼しなければならない。

4　チャットツールに別海町情報セキュリティ対策基準に定める重要性分類Ⅱ以上の情報資産を掲載する場合は、所属長の許可を得なければならない。

5　チャットツール内で情報資産を誤って送信した場合は、送信した当該情報資産を直ちに削除し、所属長に報告しなければならない。

6　財政課は、定期的にチャット等の通信履歴を記録及び分析し、各利用者の使用状況を把握しなければならない。

7　チャットツールを利用中に、保護すべき情報資産が漏洩、流出若しくは攻撃を受けるなどした場合又はその予兆がある場合には、使用した職員及び所属長が速やかに財政課へ報告し、セキュリティインシデントに対応しなければならない。

この訓令は、令和3年11月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年8月7日から施行する。

この訓令は、令和7年4月1日から施行する。

この訓令は、令和8年4月1日から施行する。