○公文書開示審査請求事務処理要領

平成28年３月28日訓令第11号

公文書開示審査請求事務処理要領

公文書開示異議申立事務処理要領（平成16年古平町訓令第１の６号）の全部を改正する。

第１　趣旨

この要領は、古平町情報公開条例（平成15年古平町条例第３号。以下「条例」という。）第15条第１項の規定による公文書の開示をするかどうかの決定（以下「開示等の決定」という。）、条例第17条第１項の規定による公文書の存否を明らかにしない旨の決定（以下「存否決定」という。）又は条例第18条の規定による公文書が不存在である旨の通知（以下「不存在通知」という。）（以下これらを「開示等の決定等」という。）に対する行政不服審査法（平成26年法律第68号。以下「法」という。）第２条の規定に基づく審査請求（以下「審査請求」という。）があった場合の事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。

第２　審査請求の相談対応

開示等の決定等に不服のあるものから審査請求を行いたい旨の相談を受けたときは、次の事項を説明するものとする。

１　審査請求は、法第２条の規定に基づき行うものであること。

２　審査請求は、法第18条第１項の規定により開示等の決定等があったことを知った日の翌日から起算して３月以内にしなければならないこと。ただし、法第48条において準用する法第14条第１項ただし書及び同条第２項の規定により、天災その他審査請求をしなかったことについてやむを得ない理由がある場合には、その理由がやんだ日の翌日から起算して１週間以内にしなければならないこと。なお、審査請求期間の計算については、法第48条において準用する法第14条第４項の規定により、郵送に要した日数は算入しないものであること。

３　審査請求は、法第19条の規定により書面（以下「審査請求書」という。）を提出してしなければならないこと。

４　審査請求書には、法第19条の規定により、次の事項を記載しなければならないこと（文例１審査請求書を参照のこと。）。

また、法第19条第２項の規定により、審査請求書には、審査請求人（審査請求人が法人その他の社団又は財団であるときは代表者又は管理人、代理人によって審査請求をするときは代理人）が押印しなければならないこと。

(１)　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所（審査請求人が法人その他の社団又は財団であるときは、その名称及び所在地並びに代表者又は管理人の氏名及び住所又は居所）

また、代理人によって審査請求をするときは、上記のほかその代理人の氏名及び住所又は居所

(２)　審査請求に係る処分（開示等の決定等）（以下「原処分」という。）

(３)　原処分があったことを知った年月日（通常は公文書非開示決定通知書（古平町情報公開条例の施行に関する規則（平成16年古平町規則第１の２号。以下「規則」という。）別記第４号様式。以下「非開示決定通知書」という。）、公文書一部開示決定通知書（規則別記第５号様式。以下「一部開示決定通知書」という。）、公文書の存否を明らかにしない決定通知書（規則別記第６号様式）又は公文書不存在通知書（規則別記第７号様式。以下「不存在通知書」という。）（以下これらを「非開示決定等通知書」という。）が審査請求人の住所若しくは居所又は所在地に到達した日）

(４)　審査請求の趣旨及び理由

(５)　処分庁（町長）の教示の有無及びその内容

(６)　審査請求の年月日

５　審査請求書の記載事項のうち、４の(４)の審査請求の趣旨及び理由の記載に当たっては、次の事項に留意すること。

(１)　審査請求の趣旨は、原処分の取消しを求める場合にあっては、その取消しを求める部分を明確に記載すること。

(２)　審査請求の理由は、送付を受けた非開示決定等通知書に記載された決定理由などを参照した上、原処分がなぜ違法であるかを条例の条文を引用するなどして具体的に記載すること。

６　審査請求書には、代表者、管理人、代理人等の資格を証明する書面（代表者資格証明書（法人の代表者にあっては代表者に係る登記簿の謄本等、法人でない社団又は財団の代表者又は管理人にあっては当該団体の規約及び代表者又は管理人を選任したことを証する総会等の議事録の写し等を添付）、委任状等）を添付する必要があること（文例２資格を証明する書面を参照のこと。）。

７　審査請求書の提出先は、非開示決定等通知書に記載された当該原処分を行った事務担当課等（古平町公文書開示事務取扱要綱（平成16年古平町訓令第１の５号。以下「要綱」という。）第２の３に規定する事務担当課等をいう。）（以下「原処分課」という。）であること。なお、郵送による提出も可能であること。

第３　審査請求の受理

審査請求があったときは、速やかに次によりこれを受理するものとする。

１　審査請求書の収受

審査請求人から審査請求書の提出があったときは、次により処理すること。

(１)　原処分課に提出があったとき

原処分課において当該審査請求書を古平町職員処務規程（昭和44年古平町規程第１号。以下「職員処務規程」という。）の定めるところにより受付の手続を行った上、２の規定に従って受理又は却下の裁決を行うこと。

なお、郵送により審査請求書が提出された場合にあっては、当該郵送に係る封皮を審査請求書とともに保管すること。

２　審査請求の受理の裁決

審査請求書を受付した原処分課又は審査請求に関する事務の依頼を受けた主管課（以下「申立事務担当課」という。）は、次により審査請求を受理するものとする。

(１)　審査請求が適法であるかどうかを確認すること。

なお、不適法な審査請求とは、次のようなものであること。

ア　審査請求書の記載事項に不備があるもの（審査請求人の年齢の記載がないもの等）

イ　審査請求書に代表者、管理人、代理人等の資格を証明する書面が添付されていないもの

ウ　審査請求をすることができる期間を経過した後にしたもの

エ　審査請求の提起先を誤っているもの（教育委員会が行った処分に係る審査請求を町長に対して提起したもの等）

オ　審査請求をすることができない事項についてしたもの（開示した公文書に記録されている情報の真偽に対するもの等）

カ　審査請求をすることができないものがしたもの（開示請求者とは別の法人からの審査請求等）

(２)　審査請求が不適法であって補正することができるもの（(１)のア又はイの審査請求）であるときは、法第23条の規定に基づき相当の期間（その補正すべき箇所を補正するのに社会通念上必要とされる期間）を定めて、次によりその補正を命じること。

なお、補正ができるのにもかかわらず補正を命じないで当該審査請求を不適法であるとして却下した場合、その裁決は違法なものとなることに留意すること。

ア　補正命令は、文例３を参考として作成した補正命令書により行うこと。この場合の補正命令書の送付は、配達証明扱いの郵便により行うこと。

イ　審査請求人の便宜を図るため、補正命令書を送付する際には文例４を参考として作成した審査請求補正書の記載例を同封すること。

ウ　(１)のアの不備があるものであっても、審査上何ら支障を生じない場合（審査請求期間内に審査請求をしたことが明らかである場合に「処分庁（町長）の教示の有無及びその内容」の記載が不備であるとき等）には、補正を命じる必要がないこと。

(３)　審査請求が適法であるとき（(２)のウの場合を含む。）は、当該審査請求を受理する旨の裁決を行うこと。

なお、補正命令に従って指定期間内に補正された審査請求は、当初から適法な審査請求があったものとして取り扱うこと。

また、審査請求を受理する旨の裁決の起案に係る決裁は、総務課長に合議すること。

(４)　審査請求が不適法であって補正することができないもの（(１)のウないしカの審査請求）又は(２)の補正命令に応じなかったものは、条例第24条第１項の規定により、第４の規定による諮問を行わずに第５の１の規定に従って当該審査請求を却下する裁決を行うこと。

第４　審査請求事案の諮問

申立事務担当課は、第３の２の(３)の受理の決定をしたときは、条例第24条第１項の規定により、次により古平町情報公開・個人情報保護審査会（以下「審査会」という。）に当該審査請求事案を諮問するものとする。

１　諮問は、審査請求があった日の翌日から起算して10日以内に、文例５を参考として作成した諮問文により行うこと。

２　諮問に当たっては、１の諮問文と併せて審査会が別に定める資料を審査会事務局（総務課総務係）に提出すること。

３　申立事務担当課が主管課であるときは、当該審査請求に係る原処分課と十分に連絡調整を行うこと。

４　審査会に諮問をした場合は、規則第13号の規定による審査会諮問通知書（規則別記第10号様式）により審査請求人に送付すること。

５　このほか、審査会における審議等に関する事務については、審査会事務局の指示に従って行うこと。

第５　審査請求に対する裁決

申立事務担当課は、次により法第24条第１項、第45条第１項若しくは第45条第２項、第46条第１項又は第47条の規定に基づき審査請求に対する裁決を行うものとする。

なお、この決定は、条例第24条第３項の規定により、当該審査請求があった日の翌日から起算して３月以内に行うよう努めることとされているので、留意すること。

１　却下の裁決

審査請求が次のような事由に該当するときは、法第24条第１項の規定により、裁決で、当該審査請求を却下すること。

(１)　審査請求が不適法であって、補正することができないものであるとき。

(２)　審査請求が不適法であって、補正命令に応じないとき。

(３)　審査請求の目的が消滅したとき（審査請求に対する裁決を行う前に、原処分を取り消した場合など）。

２　棄却又は容認の裁決

審査会に諮問した審査請求事案について、答申があったときは、速やかに条例第24条第１項の規定により、当該答申を尊重して、法第45条第２項又は第46条第１項の規定により、裁決で、当該審査請求を棄却し、又は認容すること。

３　裁決書の作成

裁決は、法第50条第１項の規定により、書面で行い、かつ、理由を付し、処分庁（町長）がこれに記名押印をしなければならないこととされているので、次により裁決書（審査請求についての処分庁（町長）の裁決の内容を示すために用いる文書をいう。以下同じ。）を作成すること。

(１)　文例６を参考として、次の事項を記載した裁決書案を起案すること。

ア　裁決する旨の文言

イ　裁決内容を示す主文

ウ　審査請求に係る事実

エ　審査請求の要旨

オ　裁決の理由

カ　処分庁（町長）の記名

(２)　起案に係る裁決書は、起案責任者（申立事務担当課長）が押印の後、総務課長を経て、副町長、町長の決裁を得ること。

(３)　決裁後、裁決書として浄書の上、処分庁（町長）の印を押印し、裁決書の原本を作成すること。

４　裁決書謄本の送達

裁決は、法第51条の規定により、審査請求人に送達することによってその効力が生じ、裁決の送達は裁決書の謄本（裁決書の写し）を送付することによって行うこととされているから、次により裁決書の謄本を作成し、審査請求人に送付すること。

なお、裁決の送達についての起案は、３の(１)の裁決書案の起案と併せて行って差し支えないこと。

(１)　裁決書の原本全部を複写し、別葉に「本書は原本に基づいて作成した裁決書の謄本です。」との文言及び謄本を作成した年月日を記載して、処分庁（町長）の記名押印を行った上、裁決書の写しの末葉の次にとじ込み、割印を押印すること。

(２)　裁決書の謄本の送付は、文例７を参考として作成した送付文に添付して配達証明扱いの郵便により行うこと。

(３)　審査請求人に裁決書の謄本を送付したときは、当該謄本の写し及び送付文の写しを総務課総務係に提出すること。

第６　容認裁決の場合の取扱い

審査請求を容認する裁決（審査請求の一部を容認する裁決を含む。）を行った場合は、当該審査請求に係る原処分課は、次により改めて開示等の決定又は不存在通知を行うものとする。

１　開示等の決定又は不存在通知

(１)　開示等の決定等の取消し部分に関して、速やかに次により開示等の決定又は不存在通知を行うこと。

ア　非開示決定の全部又は一部の取消しの場合には、当該取り消した部分の開示決定を行うこと。

イ　存否決定の取消しの場合には、開示等の決定又は不存在通知を行うこと。

ウ　不存在通知の取消しの場合には、開示等の決定を行うこと。

(２)　(１)のイ又はウの決定（又は通知）に関する事務を行うに当たっては、要綱第３の５の(３)ないし(５)の規定によること。

２　開示決定の通知等

(１)　１の(１)のアの決定を行ったときは、文例８を参考として作成した開示決定の通知文を速やかに当該審査請求事案に係る請求者（要綱第３の２の(１)の請求者をいう。）に送付すること。この場合において、当該通知文の記入要領は要綱第３の５の(９)の規定に準じることとし、また、要綱第３の５の(８)のアの規定に準じて、当該通知文の写しを総務課総務係に送付すること。

(２)　１の(１)のイ又はウの決定（又は通知）を行ったときは、要綱第３の５の(８)及び(９)（又は(11)）の規定により当該決定の通知（又は不存在通知）を行うこと。この場合において、公文書開示決定通知書（規則別記第３号様式）、非開示決定通知書、一部開示決定通知書又は不存在通知書の「備考」欄に次のとおり付記すること。

「この通知に係る決定（又はこの通知）は、○年○月○日付け（記号）第○○号の裁決書の謄本のとおり、審査請求に対する裁決により、古平町情報公開条例第17条第１項の規定に基づく決定（又は第18条の規定に基づく通知）を取り消したことに伴い、改めて行ったものです。」

３　公文書の開示の日時及び場所の指定

公文書の開示の日時及び場所の指定は、要綱第３の６の規定により行うこと。

４　町以外のものへの通知

審査請求に係る開示等の決定を行った際に、条例第19条第１項の規定により町以外のものの意見を聴取している場合において、１の(１)のアの決定を行ったときは、要綱第３の５の(６)のオの規定により、その旨を当該町以外のものに通知すること。

この場合において当該通知文の記入要領は要綱第３の５の(13)の規定によること。

５　公文書の開示

(１)　１の(１)のアの決定を行った場合の公文書の開示は、開示用の公文書の写しを作成し、これを請求者に総務課総務係において手交するか、郵便により送付するかのいずれかの方法により行うこと。

(２)　１の(１)のイ又はウの場合であって、開示決定を行った場合の公文書の開示は、要綱第３の７ないし９の規定により行うこと。

第７　審査請求の取下げ

法第27条の規定による審査請求の取下げは、次により取り扱うものとする。

１　審査請求人から審査請求を取り下げる旨の申出があったときは、法第24条第１項、第45条第１項若しくは第２項、第46条第１項又は第47条の裁決があるまでは、いつでも書面により取下げができることを説明するとともに、当該審査請求を取り下げる旨を記載した書面（以下「審査請求取下書」という。）を申立事務担当課に提出するよう求めること（文例９審査請求取下書を参照のこと。）。

２　申立事務担当課は、審査請求取下書の提出があったときは、内容確認の上、これを受理すること。

第８　その他

１　条例第19条第１項の規定による町以外のものの意見を聴取した上で行った開示等の決定について、当該町以外のものから公文書の開示をすることについての審査請求があったときは、この要領に定める事務処理とは異なる事務処理を要する場合もあるので、総務課総務係に相談すること。

２　行政不服審査制度は、行政庁の違法又は不当な処分その他公権力の行使に当たる行為に関し、簡易迅速な手続による開示請求者等の権利利益の救済を図るとともに、行政の適正な運営を確保することを目的としており、慎重な取扱いを要することから、審査請求に関する事務に従事する職員は、常に関係法令に精通するよう努めるものとし、当該事務に疑義が生じたときは総務課総務係に相談するなどして、適切な事務処理を行うこと。

（施行期日）

１　この訓令は、行政不服審査法（平成26年法律第68号）の施行の日（平成28年４月１日）から施行する。

（経過措置）

２　行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

附　則（令和５年３月13日訓令第５号）

この訓令は、令和５年４月１日から施行する。