○古平町公文書開示事務取扱要綱
平成16年３月10日訓令第１の５号
古平町公文書開示事務取扱要綱
第１ 趣旨
古平町情報公開条例（平成15年古平町条例第３号。以下「条例」という。）に定める公文書の開示に係る事務（以下「公文書開示事務」という。）の処理については、別に定めるものを除き、この要綱の定めるところによる。
第２ 公文書開示窓口の設置等
１ 公文書開示窓口等の設置
公文書開示事務を行う窓口として、総務課総務係を充てる。
２ 総務課総務係で行う事務
ア 公文書の開示に係る案内及び相談に関すること。
イ 公文書開示事務に係る連絡、調整に関すること。
ウ 公文書開示請求書（以下「請求書」という。）の受付に関すること。
エ 公文書の閲覧又はその写しの交付の実施に関すること。
オ 公文書の写しの交付に要する費用の徴収に関すること。
３ 事務担当課等で行う事務
公文書を主管する課（以下「事務担当課等」という。）においては、次の事務を行うものとする。
(１) 公文書の開示の請求（以下「開示請求」という。）のあった公文書の検索に関すること。
(２) 開示請求のあった公文書に係る条例第15条第１項の規定による公文書の開示をするかどうかの決定（以下「開示等の決定」という。）、条例第17条の規定による公文書の存否を明らかにしない決定及び条例第18条の規定による公文書の不存在の通知（以下「開示等の決定等」という。）に関すること。
(４) 条例第19条に規定する町及び開示請求者以外のものに関する情報に係る意見の聴取に関すること。
(５) 事務担当課等の公文書に係る公文書の閲覧又はその写しの交付の実施に関すること。
(６) 事務担当課等の公文書に係る検索資料の作成に関すること。
(７) 公文書の開示に係る審査請求の処理に関すること。
第３ 公文書の開示の事務
１ 案内及び相談
(１) 請求内容の確認等
開示請求があった場合は、請求の趣旨、内容等を十分に聴取し、開示請求として対応すべきものであるかどうかを確認するものとする。
なお、公文書の開示請求によるまでもなく、資料の提供により開示請求の趣旨に応えられるときは、当該資料の情報提供により対応するものとする。
(２) 他の制度による公文書の閲覧等との調整
条例第21条に規定する公文書に該当するものについては公文書の開示を行わないので、開示請求に係る公文書がこれらの公文書に該当するものであるかどうかを確認するものとする。
なお、開示請求に係る公文書が条例第21条に規定する公文書に該当するものである場合は、その旨を説明するとともに、所管課等へ案内するなど適切に対応するものとする。
２ 請求書の受付
(１) 請求者の確認
請求書の提出があったときは、当該請求書を提出したもの（以下「請求者」という。）が開示請求権の主体となり得る個人又は法人その他の団体であるかどうかを確認するものとする。
(２) 公文書の特定
ア 開示請求に係る公文書については、文書分類（保存）表により検索し、又は事務担当課等と十分に連絡を取り、当該公文書の存在の有無を確認するとともに、可能な限りその名称又は内容等を特定するものとする。
イ 開示請求に係る公文書を特定するときは、原則として事務担当課等の職員が立ち会うものとする。
(３) 請求書の受付に当たっての留意事項
ア 請求者の氏名については、記名のほかに押印は必要ないこと。
イ 同一の事務担当課等に同一人から複数の開示請求があった場合は、「請求に係る公文書の名称又は内容」欄に記入できる範囲で、１枚の請求書により受け付けることができること。
ウ 請求者が障害等により請求書に必要事項を記載することが困難であると認められる場合は、請求書の提出を要しないものとする。
(４) 請求書の各欄の確認事項
ア 「連絡先」欄は、請求者が法人その他の団体の場合にあっては担当者の氏名及び電話番号、個人の場合にあっては本人と連絡が取れる電話番号が記入してあること。
イ 「請求に係る公文書の名称又は内容」欄は、開示請求の対象となる公文書を特定し、検索することができる程度に具体的に記入してあること。
ウ 「請求に係る公文書の開示が公益上必要がある理由」欄は、条例第12条に該当する公文書として開示請求をする場合にはその理由を具体的に記入してあること。
エ 「開示の区分」欄は、該当する番号のいずれか又は双方を○で囲んであること。
(５) 請求書の補正
請求書の記入欄に記入漏れ又は不明な箇所がある場合には、請求者に対して、当該箇所を補筆し、又は訂正するよう求めるものとする。
(６) 郵便等により送付された請求書の取扱い等
郵便又はファクシミリにより送付された請求書については、当該請求書に開示請求の年月日、請求者の住所及び氏名又は名称及び所在地、開示請求に係る公文書の名称又は内容その他請求者において記入すべき事項が記入されているときはこれを受け付けるものとする。
なお、条例第14条は、開示請求をしようとするものは請求書を提出しなければならない旨を定めているので、電話又は口頭による開示請求は、受け付けないものとする。
(７) 請求書の提出を要しないと認めたときの取扱い
請求者が障害等により請求書に必要事項を記載することが困難であると認められるときは、請求書に記載すべき事項を聴き取って記入し、これを請求者に読み聞かせて確認の上、受け付けるものとする。
３ 請求書を受け付けた場合の説明等
請求書を受け付けたときは、当該請求書の「受付年月日」欄に受け付けた年月日を、「担当課等」欄に事務担当課等の課等の名称及び電話番号を記入し、その写しを請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。ただし、郵便又はファクシミリにより請求書の送付を受けたときは、速やかに次の事項を記載した書面とともに当該請求書の写しを請求者に送付するものとする。
なお、「備考」欄には、請求者が郵送による公文書の写しの交付を希望する場合などに、適宜必要な事項を記入するものとする。
(１) 公文書の開示は、開示等の決定に日時を要するため受付と同時には行われないこと。
(２) 開示等の決定は、請求のあった日の翌日から起算して14日以内に行うが、やむを得ない理由があるときには、その期間を延長することがあり、この場合には公文書開示決定期間延長通知書により、速やかに請求者に通知すること。
(３) 公文書の開示を実施する場合の日時及び場所は、公文書開示決定通知書又は公文書一部開示決定通知書（以下「開示決定の通知書」という。）により指定すること。
(４) 公文書の写しの交付には費用の負担が必要であること。
４ 請求書の送付等
請求書を受け付けたときは、その写しを保管するとともに、迅速に請求書を事務担当課等へ送付するものとする。
５ 開示等の決定等
(１) 開示請求に係る公文書の検索
請求書が送付されたときは、その内容を確認し、開示請求に係る公文書を速やかに検索するものとする。
(２) 公文書の存否を明らかにしない決定
(１)の定めにかかわらず、開示請求に係る公文書が存在しているかどうかを答えるだけで、特定の個人の生命、身体及び名誉が侵害されると認められる場合に限り、当該公文書の存否を明らかにしない決定を行うものとする。
(３) 不存在通知
開示請求に係る公文書が存在しないときは、速やかに不存在である旨の通知をするものとする。
(４) 開示等の決定
開示請求に係る公文書を特定したときは、当該公文書についての開示等の決定を速やかに行うものとする。
(５) 内部調整
開示等の決定等を行うに当たっては、次により内部調整を行うものとする。
ア 総務課総務係への協議
（ア） 事務担当課等は、開示等の決定等について、総務課総務係に協議を行うこと。この場合の協議は、遅くとも開示等の決定等を行う５日前までに行うこととする。
（イ） （ア）の定めにかかわらず、事務担当課等は、第４の定めにより設定された開示基準に従って開示等の決定を行うときは、その旨を総務課総務係へ連絡の上、（ア）の協議を省略して差し支えないものであること。
イ 関係課等との連絡、調整
事務担当課等は、開示請求に係る公文書が他の課等に関連するものである場合又は町の他の機関が作成したものである場合には、条例第10条各号に規定する非開示情報が記録されているものであること又は記録されていないものであることが明らかであるときを除き、当該課等又は当該機関と連絡を取り、調整を行うこと。
(６) 町以外のものに関する情報に係る意見の聴取等
条例第19条に規定する町以外のものに関する情報に係る意見の聴取等は、次により行うものとする。
ア 意見の聴取の実施
町以外のものに関する情報に係る当該町以外のものの意見の聴取（以下「意見の聴取」という。）は、開示等の決定及び公文書の存否を明らかにしない決定に係る判断を慎重かつ公正に行うために実施するものであるので、容易に判断できる場合には、実施しないこと。
イ 意見の聴取の方法
意見の聴取は、町以外のものに対して、開示請求に係る公文書に当該町以外のものに関する情報が記録されていることを口頭又は公文書の開示に係る意見照会書により通知し、原則として公文書の開示決定に係る意見書により意見を述べるよう求めること。この場合において、意見書は１週間以内に提出するよう協力を求めること。
なお、意見の聴取の際には、開示請求者の情報が漏れることのないよう、意見聴取の事務処理は慎重に行うこと。
ウ 意見を聴取する事項
意見の聴取は、次の事項等について行うこと。
（ア） 法人その他の団体に関する情報及び事業を営む個人の当該事業に関する情報が記録されている公文書については、権利利益の侵害の有無
（イ） 国、道、他の市町村等に関する情報が記録されている公文書については、協力関係への影響の有無、審議、協議、調査研究等に対する支障の有無、事務又は事業の公正又は円滑な実施の困難性の有無
エ 意見の聴取の記録
意見の聴取を行った場合においては必要に応じ、意見を聴取した町以外のものの住所及び氏名又は名称及び所在地、聴取の年月日、聴取した事項、意見の内容その他必要な事項を記録した書面を作成すること。
オ 町以外のものへの通知
意見の聴取を行った場合において、当該意見の聴取に係る情報が記録されている公文書の開示をすることと決定したときは、町以外のものに関する情報が記録されている公文書の開示決定に係る通知書により、速やかに当該町以外のものに通知すること。
(７) 開示等決定期間の延長
ア 開示等決定期間の延長の通知
（ア） 条例第15条第２項に規定する開示等の決定をする期間（以下「開示等決定期間」という。）を延長する場合は、公文書開示決定期間延長通知書により、速やかに請求者に通知するものとする。
（イ） 請求者に開示等決定期間を延長する旨を通知したときは、総務課総務係へ公文書開示決定期間延長通知書の写しを送付するものとする。
イ 開示等決定期間の延長日数
開示等決定期間の延長は、できるだけ短い期間にとどめるものとすること。
ウ 開示請求に係る公文書が大量である場合の開示等決定期間の延長に係る協議
条例第15条第３項の規定により、開示請求に係る公文書が大量又は著しく大量であることを理由として開示等決定期間を延長する場合であって、その開示等決定期間を延長する期間（以下「延長期間」という。）が14日を超えるときは、(５)のアの（ア）の規定に準じて、総務課総務係に協議するものとする。
エ 開示請求に係る公文書が著しく大量である場合の開示等決定期間の再延長
条例第15条第３項ただし書の規定により開示請求の翌日から起算して２月を超えて開示等決定期間の延長を行う場合であって、開示等決定期間内に古平町情報公開・個人情報保護審査会（以下「審査会」という。）の意見を聴くことができないときは、いったん開示請求の翌日から起算して２月目を決定時期とする開示等決定期間の延長（以下「仮延長」という。）を行い、この延長期間内に審査会の意見を聴いた上で、当該延長期間の延長（以下「再延長」という。）を行うものとする。
オ 公文書開示決定期間延長通知書の記入要領
（ア） 「公文書の名称」欄は、開示請求のあった公文書の名称、文書番号等を正確に記入すること。
（イ） 「古平町情報公開条例第15条第１項本文に規定する決定期間」欄は、請求があった年月日及び請求があった日の翌日から起算して14日目の年月日を記入すること。
（ウ） 「延長区分、延長の理由及び延長後の決定時期」欄は、延長区分のいずれかを○印で囲んだ上、決定期間の延長を必要とする具体的理由及び開示等の決定を行うことができる予定年月日を記入すること。
なお、仮延長を行った場合にあっては、延長区分の(３)を○印で囲み、決定時期には開示請求の翌日から起算して２月目の年月日を記入した上、「備考」欄に、審査会に意見を聴き、決定時期の再延長を行うことがある旨及び再延長をした後の決定予定時期を記入すること。
(８) 開示等の決定等の通知書の送付
ア 請求者等への送付
開示等の決定等を行ったときは、公文書開示決定通知書、公文書一部開示決定通知書又は公文書非開示決定通知書、公文書の存否を明らかにしない決定通知書又は公文書不存在通知書（以下「開示等の決定等の通知書」という。）を、速やかに請求者に送付するとともに、その写し（町長印の印影のあるもの）を総務課総務係へ送付するものとする。
(９) 開示等の決定の通知書の記入要領
ア 「公文書の名称」欄は、当該公文書の名称、文書番号等を正確に記入すること。この場合１枚の請求書により開示請求のあった公文書が複数となるときは、１枚の通知書に複数の公文書の名称を記入することができること。
イ 「開示の日時及び場所」欄は、第３の６の定めにより指定した日時及び場所を記入すること。
ウ 「開示しない理由」欄は、条例第10条の該当号及びその具体的な理由を記入すること。
なお、理由を記入する際、理由欄が不足する場合には別葉により具体的に理由を記入すること。
エ 「開示しない部分の概要及びその理由」欄は、条例第10条の該当号及びその具体的な理由並びに開示しない部分に記録されている情報の概要を記入すること。
なお、理由を記入する際、理由欄が不足する場合には別葉により具体的に理由を記入すること。
オ 「開示することができる期日」欄及び「開示しない部分を開示することができる期日」欄は、公文書の開示をしないことと決定した場合又は公文書の一部の開示をすることと決定した場合において、当該公文書の全部又は一部について、一定の期間の経過により条例第10条各号に規定する事由が消滅することが確実であって、その期日が明らかであるときは、その期日を記入すること。
(10) 公文書の存否を明らかにしない決定通知書の記入要領
ア 「請求に係る公文書の名称又は内容」欄は、当該請求書の同欄を転載すること。
イ 「存否を明らかにしない理由」欄は、明らかにできない理由を記入すること。
(11) 公文書不存在決定通知書の記入要領
ア 「請求に係る公文書の名称又は内容」欄は、当該請求書の同欄を転載すること。
イ 「不存在の理由」欄は、請求に係る公文書が不存在であることの具体的な理由を記入すること。
(12) 公文書の開示に係る意見照会書の記入要領
ア 「公文書の名称又は内容」欄は、当該請求書の同欄を転載すること。
イ 「上記公文書に記録されている に関する情報内容」欄は、に関する情報の具体的な内容を記入すること。
ウ 「古平町情報公開条例第10条第２号イ又は同条第３号ただし書き若しくは第12条より開示する理由」欄は、区分のいずれかを○印で囲んだ上、開示をする理由を具体的に記入すること。
(13) 公文書の開示決定に係る通知書の記入要領
ア 「公文書の名称」欄は、当該請求書の同欄を転載すること。
イ 「開示決定年月日」欄は、開示を決定したその期日を記入すること。
ウ 「開示決定をした理由」欄は、開示を決定した具体的な理由を記入すること。
エ 「開示を実施する日」欄は、開示請求者に開示を実施する日を記入すること。
６ 公文書の開示の日時及び場所の指定
(１) 日時の指定
公文書の開示を行う日時は、開示決定の通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮して、到達予定日の数日以後の通常の勤務時間内の日時を指定するものとする。
この場合、請求者と事前に電話等により連絡を取るなどし、請求者の都合のよい日時を指定するよう努めるものとする。
(２) 場所の指定
公文書の開示の場所は、原則として次により指定するものとする。
古平町役場会議室等
７ 公文書の開示の方法等
(１) 公文書の閲覧の方法
ア 文書等の閲覧
文書、図書及び写真（以下「文書等」という。）の閲覧は、原則として、当該文書等の原本を閲覧に供することにより行うものとする。ただし、文書等の一部を閲覧に供する場合において、当該文書等を開示する部分と開示しない部分とに分離することが困難であるときは、当該文書等の開示しない部分を削除するなどした写しを作成し、この写しを閲覧に供する方法により行うものとする。
イ 磁気テープ等に記録されている公文書の閲覧
電子計算機による処理に使用される磁気テープ、磁気ディスクその他一定の事項を記録しておくことのできるこれらに類する物（以下「磁気テープ等」という。）に記録されている公文書の閲覧は、現に使用しているプログラムを用いて印字装置により出力した物を閲覧に供することにより行うものとする。
(２) 公文書の写しの交付の方法
ア 文書等の写しの交付
文書等の写しの交付は、原則として、当該文書等の原本から作成した写しを交付することにより行うものとする。ただし、文書等の一部の写しを交付する場合において、当該文書等を開示する部分と開示しない部分とに分離することが困難であるときは、当該文書等の開示しない部分を削除するなどした写しの写しを作成し、この写しを交付する方法により行うものとする。
イ 磁気テープ等に記録されている公文書の写しの交付
磁気テープ等に記録されている公文書の写しの交付は、現に使用しているプログラムを用いて印字装置により出力した物から作成した写しを交付することにより行うものとする。
(３) 公文書の写しの作成方法
ア 公文書の写しの作成は、原則として総務課総務係が乾式複写機により行うものとし、図面、地図その他の公文書で職員による作成が困難なもの又は乾式複写機による作成が困難なものについては、他の方法により行うことができるものとする。
イ 公文書の写しの作成に当たっては、原則として公文書の片面ごとに原寸大の写しを１枚作成することとし、両面複写による写しの作成は行わないものとする。
８ 公文書の開示の実施
(１) 公文書の開示の日時及び場所
公文書の開示は、開示決定の通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所で実施するものとする。
(２) 指定した日時以外の公文書の開示の実施
請求者が、やむを得ない事情により、指定した日時に公文書の開示を受けることができない場合は、請求者と連絡の上、指定した日時以外の日時に公文書の開示を実施することができるものとする。
(３) 開示公文書の開示場所への送付
事務担当課等が請求に係る当該公文書の全部又は一部の開示を決定したときは、開示する公文書を総務課総務係に送付するものとする。
(４) 事務担当課等の職員の立会い
公文書の開示を実施するときは、原則として事務担当課等の職員が立会うものとする。
(５) 開示決定の通知書の提示
公文書の開示を実施するときは、請求者に対して、開示決定の通知書の提示を求めるものとする。
(６) 公文書の写しの交付申請書の提出
公文書の写しの交付を行うときは、請求者に対して、別記第１号様式の公文書の写しの交付申請書の提出を求めるものとする。
(７) 費用の徴収
公文書の写しの交付申請書の提出があったときは、公文書の写しの交付に要する費用を現金により納入させ、領収書を交付させるものとする。
(８) 公文書の写しの交付申請書の保存
公文書の写しの交付申請書は、公文書の写しの交付に要する費用を徴収した総務課総務係において保存するものとする。
９ 公文書の写しの交付に要する費用
(１) 公文書の写しの交付に要する費用
条例第22条に定める公文書の写しの交付に要する費用は、公文書の写しの作成に要する費用及び公文書の写しの送付に要する費用とする。
(２) 公文書の写しの作成に要する費用の額
公文書の写しの作成に要する費用の額は、規則第12条第１項に定める別表の額とする。
(３) 公文書の写しの送付に要する費用の額
公文書の写しの送付に要する費用の額は、郵送に要する郵便料金の額とする。
(４) 郵送による公文書の写しの交付に要する費用の納付
郵送による公文書の写しの交付に要する費用は、現金（現金代用証券にあっては、原則として郵便為替（普通為替）により納付させるものとする。
(５) 収入の歳入科目
公文書の写しの交付に要する費用として徴収する収入の歳入科目は、次のとおりとする。
（款）諸収入、（項）雑入（目）雑入（節）その他収入
10 開示請求の取下げ
ア 開示等の決定等が行われるまでの間に請求者から開示請求を取り下げる旨の申出があったときは、別記第２号様式の公文書開示請求取下書（以下「取下書」という。）を標準とした書面の提出を求めるものとする。
イ 取下書の提出があったときは、第３の４の規定に準じて迅速に処理するものとする。
なお、事務担当課等が取下書の提出を受けたときは、その写しを総務課総務係に送付すること。
第４ 開示基準の設定等
１ 開示基準の設定
総務課総務係は、開示基準（開示請求があった場合における当該公文書に係る公文書の開示をするかどうかを決定する際に参考となる方針をいう。以下同じ。）を、あらかじめ定めておくことができるものとする。
２ 開示基準の区分
(１) 総務課総務係が所管する開示基準
総務課総務係が所管する開示基準は、全庁的に共通して用いられる公文書のうち、公文書の開示をするかどうかの判断をしておくことが有用と認められるものに係るもの（以下「共通開示基準」という。）とする。
(２) 事務担当課等が所管する開示基準
事務担当課等が所管する開示基準は、その所掌に属する事務に用いられる公文書（全庁的に共通して用いられる公文書を除く。）のうち、公文書の開示をするかどうかの判断をしておくことが有用と認められるものに係るもの（以下「特定開示基準」という。）とする。
３ 開示基準の通知
総務課総務係が共通開示基準を定めたときは事務担当課等へ、当該開示基準の内容を速やかに通知するものとする。定めた事項を変更し、又は廃止したときも、同様とする。
４ 開示基準の設定手続
開示基準の設定手続は、次により行うものとする。
(１) 開示基準に係る公文書の選定
原則として開示請求のあった公文書ごとに公文書の開示等の決定をすることになるので、開示基準に係る公文書は、慎重に選定すること。
(２) 開示基準の内容
非開示又は一部開示に係る開示基準には公文書の名称、非開示とすべき部分及び非開示の理由（条例の該当条項号を含む。）について、開示に係る開示基準には公文書の名称について、少なくとも定められていること。
(３) 総務課総務係への協議
事務担当課等は、開示基準の設定（その変更及び廃止を含む。）について、総務課総務係に協議を行うこと。
(４) 関係課等との調整、連絡
総務課総務係、事務担当課等は、開示基準の設定（その変更及び廃止を含む。）に当たって、必要に応じて当該開示基準に関連する他の課等又は町の他の機関と連絡を取り、調整を行うこと。
第５ 公文書検索資料の作成等
１ 公文書の検索資料
公文書の検索資料は、次に掲げるものとする。
(１) 古平町文書編さん及び保存規程（平成16年古平町訓令第１の４号。以下「文書編さん及び保存規程」という。）第３条第２項の規定に基づく文書分類表（以下「文書分類表」という。）
２ 公文書検索資料の作成
(１) 事務担当課等は、文書編さん及び保存規程第７条２項の規定に基づき保存文書台帳を作成したときは、その写しを１部作成するものとする。ただし、当該保存文書台帳の中に特定の個人が識別される情報が記録されているときは、当該部分を削除するなどして写しを作成するものとする。
３ 保存文書台帳の写しの送付
事務担当課等は、保存文書台帳の写し１部を、毎年７月末日までに総務課総務係へ送付するものとする。
４ 保存文書台帳の縦覧
保存文書台帳の写しは、次により総務課総務係へ備えおいて、一般の縦覧に供するものとする。
第６ 審査請求があった場合の取扱い
１ 審査請求があったときの事務処理
開示等の決定等について、行政不服審査法（平成26年法律第68号）第２条の規定に基づく審査請求があったときは、事務担当課等は、別に定めるところに従って事務処理を行うこと。
２ 総務課総務係との合議
事務担当課等は、審査請求の受理の決定及び審査請求に対する裁決を行うに当たっては、総務課総務係との合議を要すること。
附 則
この訓令は、平成16年３月18日から施行する。
附 則（平成28年３月28日訓令第10号抄）
（施行期日）
１ この訓令は、行政不服審査法（平成26年法律第68号）の施行の日（平成28年４月１日）から施行する。
（経過措置）
２ 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。
附 則（令和５年３月13日訓令第５号）
この訓令は、令和５年４月１日から施行する。
別記第１号様式
別記第２号様式
