○古平町文書編さん及び保存規程

平成16年３月10日訓令第１の４号

古平町文書編さん及び保存規程

古平町文書編纂及び保存規程（平成６年１月１日実施）の全部を次のように改正する。

（趣旨）

第１条　文書の編さん及び保存については別に定めるもののほかこの規程の定めるところによる。

（定義）

第２条　この規程において文書とは、完結した文書及び帳簿をいう。

（文書の分類及び保存年限）

第３条　文書の分類及び保存年限は、別表文書分類（保存）基準表に定めるところによる。ただし、法令等特に定めのある場合はこの限りでない。

２　所管課長は、文書分類（保存）基準表により文書分類表を定め、文書を分類し保存年限を定めるものとする。

３　所管課長は、毎年度文書分類表の見直しをしなければならない。

（文書の整理及び編さん）

第４条　完結した文書は、前条第２項に規定する文書分類表に基づき整理するものとする。

２　前項の規定により整理した文書は、次に定めるところにより簿冊方式で編さんするものとする。

(１)　簿冊には、保管用背表紙（別記第１号様式）を付ける。

(２)　簿冊には、編さん目録（別記第２様式）を付ける。ただし、保存年限が１年までのものについては、編さん目録を省略することができる。

(３)　文書を簿冊に編さんするときは、編さん目録に所要事項を記載する。

(４)　完結した文書で編さんしがたいものは、保存箱等に収納して編さんに替えることができる。

（文書の保管）

第５条　完結した文書は、所管課において完結した日の属する年又は年度の終了まで保管するものとする。

２　所管課において年又は当該年度の終了まで保管された文書は、保管終了後更に１年間同課において保管するものとする。

（保存期間の起算）

第６条　文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年の翌年の１月１日又は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の４月１日から起算する。

（文書の保存）

第７条　所管課長は、第５条第２項の規定により１年間保管した文書のうち保存年限が永年、10年、５年及び３年の文書について総務課長の指定する場所に移し替えて保存するものとする。

２　前項の規定により保存する文書は、所管課において保存文書台帳（別記第３号様式）に登記し、その写しを総務課長に提出しなければならない。

（常用文書）

第８条　保存文書で所管課において常用使用する必要があるときは、常用文書一覧表（別記第４号様式）を総務課長に提出するものとする。

（文書の廃棄）

第９条　保存文書で保存期間の満了したものは、保存期間満了報告書（別記第５号様式）を作成し、総務課長の承認を得て廃棄するものとする。

２　保存文書を廃棄したときは、所管課において保存文書台帳に所要事項を記入するものとする。

３　保存文書を廃棄するときは、焼却、裁断、溶解、消去等適当な方法によらなければならない。

（保存年限の延長）

第10条　保存年限の過ぎた文書であっても保存の必要があるときは、保存延長承認申請書（別記第６号様式）を総務課長に提出するものとする。

（その他）

第11条　書庫は、常に清潔整頓し、文書の保存及び配列に注意しなければならない。

（施行期日）

１　この訓令は、平成16年３月18日から施行する。

附　則（平成18年12月22日訓令第17号）

この訓令は、平成19年４月１日から施行する。ただし、この訓令の施行の際現に収入役が在職する場合は、その任期中に限り、改正後の別表中「会計管理者」とあるのは「収入役」と読み替えるものとする。

附　則（平成28年３月28日訓令第10号抄）

（施行期日）

１　この訓令は、行政不服審査法（平成26年法律第68号）の施行の日（平成28年４月１日）から施行する。

（経過措置）

２　行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

別表（第３条第１項関係）

文書分類（保存）基準表

１　永年保存

(１)　議会の議決書、議事録等で議会関係の重要書類

(２)　条例、規則、訓令、要綱及び要領等の原本並びにこれに関する文書

(３)　告示、公告及び許認可等の行政処分に関する文書で法律関係が10年を超えるもの

(４)　所轄行政庁の令達、通牒その他の重要な書類

(５)　審査請求及び訴訟に関する文書で重要なもの

(６)　町政の総合計画及び重要な事業計画の実施に関する文書

(７)　他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書で重要なもの

(８)　諮問、答申及び建議等に関する文書

(９)　町長、副町長及び会計管理者の事務引継に関する文書

(10)　叙勲、表彰及び重要な儀式、行事に関する文書

(11)　寄附又は贈与の収受に関する文書で重要なもの

(12)　予算及び決算に関する文書で重要なもの

(13)　公債及び借入金に関する文書で重要なもの

(14)　補助金の申請及び交付に関する文書で重要なもの

(15)　公有財産の取得及び処分に関する文書

(16)　職員の履歴及び進退賞罰についての書類

(17)　契約及び協定等に関する文書で重要なもの

(18)　調査、統計及び報告書に関する文書で重要なもの

(19)　工事施行図書で重要なもの

(20)　町史の資料となる書類

(21)　原簿及び台帳等で重要なもの

(22)　その他町政の基本となる重要事項に関する文書で永久保存の必要があると認める文書

２　10年保存

(１)　町議会に関する文書

(２)　公示、公告及び許認可等の行政処分に関する文書で法律関係が５年を超えるもの

(３)　審査請求及び訴訟に関する文書

(４)　比較的重要な事業計画の実施に関する文書

(５)　他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書

(６)　請願、陳情及び訴訟等に関する文書

(７)　金銭の出納に関する文書で比較的重要なもの

(８)　公債及び借入金に関する文書で比較的重要なもの

(９)　国庫補助金に関する文書

(10)　公有財産の管理に関する文書で比較的重要なもの

(11)　契約及び協定等に関する文書で比較的重要なもの

(12)　調査、統計及び報告等に関する文書で比較的重要なもの

(13)　工事施行図書で比較的重要なもの

(14)　原簿及び台帳で比較的重要なもの

(15)　その他10年保存の必要があると認める文書

３　５年保存

(１)　告示、公告及び許認可等の行政処分に関する文書で法律関係が３年を超えるもの

(２)　課長の事務引継に関する文書

(３)　儀式及び行事に関する文書

(４)　寄附又は贈与の収受に関する文書で比較的簡易な文書

(５)　予算及び決算に関する文書で比較的簡易なもの

(６)　金銭の出納に関する文書

(７)　公債及び借入金に関する文書

(８)　補助金の申請及び交付に関する文書

(９)　職員の給与及び研修に関する文書で比較的簡易なもの

(10)　契約及び協定等に関する文書で比較的簡易なもの

(11)　調査、統計及び報告等に関する文書で比較的簡易なもの

(12)　工事施行図書で比較的簡易なもの

(13)　原簿及び台帳で比較的簡易なもの

(14)　その他５年保存の必要があると認める文書

４　３年保存

(１)　告示、公告及び許認可等の行政処分に関する文書で法律関係が１年を超えるもの

(２)　事業計画の実施に関する文書

(３)　請願、陳情及び要望に関する文書

(４)　寄附又は贈与の収受に関する文書で簡易な文書

(５)　予算及び決算に関する文書で簡易なもの

(６)　公有財産の管理に関する文書

(７)　職員の給与及び研修に関する文書で簡易なもの

(８)　職員の出張及び休暇等に関する文書

(９)　調査、統計及び報告等に関する文書で簡易なもの

(10)　工事施行図書で簡易なもの

(11)　原簿及び台帳で簡易なもの

(12)　その他３年保存の必要があると認める文書

５　１年保存

(１)　庶務に関する文書で特に簡易なもの

(２)　照会及び回答等の往復文書で特に簡易なもの

(３)　帳票及び伝票等で特に簡易なもの

(４)　その他２年以上の保存を要さないと認める文書