○古平町電子計算機組織に係る個人情報の保護に関する要綱
平成11年６月１日訓令第９号
古平町電子計算機組織に係る個人情報の保護に関する要綱
（目的）
第１条 この要綱は、電子計算機組織を適正に運営して、行政事務の効率化を図るとともに、町民の基本的人権を守り、個人情報を保護することを目的とする。
（定義）
第２条 この要綱において、次の各号に揚げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(１) 電子計算機組織 電子計算機及び関連機器を使用し、与えられた一連の処理手順に従って事務を処理する組織をいう。
(２) 電算処理 電子計算機に情報を記録し、電子計算機組織により情報を作成することをいう。
(３) 個人情報 電子計算機に記録された個人に関する情報で、個人を識別できるものをいう。
(４) 記録媒体 フロッピーディスク、磁気テープ、磁気ディスク、光磁気ディスクその他の電算処理のための入力及び記録に使用するものをいう。
（個人情報保有の制限）
第３条 電子計算機組織により処理する個人情報は、町に属する事務を処理するため必要な場合に限り、かつ、できる限りその目的を特定しなければならない。
（管理及び運営）
第４条 町長は、電子計算機組織を町民福祉の向上に資するように、適正かつ効率的に運営する責務を有する。
２ 町長は、個人情報を適正に維持管理し、その管理する個人情報を正確かつ最新なものとしておかなければならない。
３ 町長は、前項の目的を達成するため、個人情報の漏えい、滅失、改ざん及び損傷等（以下「漏えい等」という。）を防止する等必要な措置を講じなければならない。
４ 町長は第２項の目的を達成するため、保有する必要がなくなった個人情報について、確実かつ速やかに廃棄し、又は消去しなければならない。ただし、歴史的文化的資料として保存されることとなる個人情報については、この限りでない。
（出力帳票の管理）
第５条 電算処理により作成した帳票類及び資料（以下「出力帳票等」という）の保管に当たっては、紛失等の事故防止に留意し、適正な管理をしなければならない。
２ 出力帳票等で、不要となったもののうち、個人情報に関する項目が含まれているときは焼却等の処分をしなければならない。
（記録媒体の管理）
第６条 個人情報を記録した記録媒体等が不要になったとき、又は使用できなくなったときは、当該記録媒体等のデータを消去した後、廃棄等の適切な処分をしなければならない。
（職員の責務）
第７条 個人情報を処理する事務に従事している者又は従事していた者は、その事務に関して知り得た個人情報の内容を漏えいしてはならない。
（記録の制限）
第８条 電子計算機に記録する個人情報は、第３条に定める事務を処理するために必要かつ最小限のものとする。
２ 次の各号に掲げる個人情報は電子計算組機に記録してはならない。ただし、法令若しくは条例に定めがあるとき、又は町長が正当な行政執行のために必要と認めたときは、この限りでない。
(１) 思想、信条、宗教に関する事項
(２) 社会的差別の原因となるおそれのある事項
(３) 前２号に掲げるもののほか、個人の秘密を不当に侵害するおそれがあると認められる事項
（利用の制限）
第９条 電子計算機に記録された個人情報は、町の内部において利用し、町長が必要と認めた行政目的以外に利用し、提供してはならない。ただし、法令に特別の定めがある場合はこの限りでない。
（有機的結合の制限）
第10条 町長は、公益上の必要があり、かつ、個人の権利利益を侵害するおそれがないと認められるときでなければ、通信回線により電子計算組織を結合する方法により、個人情報を実施機関以外のものへ提供してはならない。
（公表）
第11条 町長は、電子計算機による事務処理の状況等について適宜町民に公表するものとする。
（個人情報の開示）
第12条 町長は、電子計算機に個人情報を記載されている者（以下「本人」という）から、自己に関する記録の内容について開示の請求があったときは、当該申請に係る記録内容を本人に開示しなければならない。
２ 町長は、次の各号のいずれかに該当する個人情報については、前項の規定に関わらず、開示の請求を拒むことができる。
(１) 法令の規定に基づき、開示することができないとされているもの
(２) 個人の評価、診断、判定、選考等に関するものであって、本人に開示しないことが正当と認められるもの
(３) 前２号に掲げるもののほか、開示することにより、町の公正・適切な事務事業の執行を妨げるおそれがあると認められるもの
（個人情報の訂正及び削除）
第13条 町長は、本人から自己に関する記録の内容について訂正又は削除の申し出があったときは、これを調査し、誤りがあると認めたときは速やかにその記録を訂正又は削除しなければならない。
（事務の委託）
第14条 町長は、個人情報の取扱事務の全部又は一部の処理を委託しようとするときは、委託に関する契約書に個人情報の漏えい等の防止に関する事項、契約に違反したときの契約解除及び損害賠償に関する事項等を明記するものとし、その他個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。
２ 前項の規定による委託を受けた事務に従事している者又は従事していた者は、その事務に関し知り得た個人情報を他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
（業務ファイルの種類）
第15条 電子計算機組織で取り扱うデータファイルの種類は次のとおりとする。
(１) 住民マスターファイル
(２) 業務別マスターファイル
（業務ファイルの内容）
第16条 電子計算機組織で取り扱うデータファイルの内容は、次のとおりとする。
(１) 住民マスターファイル
ア 住民コード
イ 世帯コード
ウ 住所（郵便番号）
エ 方書
オ 町内会（行政区）
カ 氏名
キ 生年月日
ク 性別
ケ 続柄
コ 世帯主氏名
サ 住民となった年月日
シ 本籍
ス 筆頭者
セ 転入前住所地コード
ソ 前住所
タ 転出先住所地コード
チ 転出後の住所
ツ 住民でなくなった年月日
テ 国民健康保険の資格に関する事項
ト 国民年金の資格に関する事項
ナ 現在の住所を定めた年月日
ニ 福祉年金番号
ヌ 児童手当の受給に関する事項
ネ 選挙権の有無及び投票区
ノ 印鑑に関する事項
ハ 小中学校区
ヒ 個人番号
フ その他電子計算機の正常な稼働に必要な事項
(２) 業務別マスターファイルは、それぞれの業務で別に定める。
（管理責任者）
第17条 町長は、電子計算機処理による保護等に関する総合的管理を取り扱わせるため、電子計算機処理に係る業務を行う担当課の課長を管理責任者として指定する。
（管理担当者）
第18条 管理責任者の業務の一部を補助させるため、電子計算機処理に係る業務を行う担当課の担当係長を管理担当者として指定する。
（電子計算処理運営委員会の設置）
第19条 電子計算機処理するための取り扱い規制及びデータ保護等に関する施策を適切に運営するため、電子計算処理運営委員会（以下「委員会」という。）を設置する。
２ 委員会の構成は、第18条において指定する管理者をもって充てる。
３ 委員会は次の業務を行うものとする。
(１) 電子計算機処理に係る基本方針に関すること
(２) 電子計算機処理業務の効率的な運用と推進に関すること
(３) 処理業務の範囲の決定に関すること
(４) 処理情報等の管理に関すること
(５) その他管理運営に必要なこと
第20条 この要綱に定めるもののほか必要な事項は町長が別に定める。
附 則
この訓令は、平成11年６月１日より施行する。
附 則（平成14年３月29日訓令第４号）
この訓令は、平成14年４月１日から施行する。
附 則（平成17年３月10日訓令第３号）
この訓令は、平成17年７月１日から施行する。
附 則（平成27年12月25日訓令第20号）
この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）附則第１条第４号に掲げる規定の施行の日（平成28年１月１日）から施行する。