古平町職員処務規程

○古平町職員処務規程

昭和44年４月１日規程第１号

古平町職員処務規程

第１章　総則

（趣旨）

第１条　この規程は、法令又は条例、その他別に定めるもののほか、職員の事務処理及び服務等について、必要な事項を定めることを目的とする。

（異例の事務）

第２条　この規程により難い事件又は異例に属すると認められる事務については、町長の指揮を受けなければならない。

第２章　事務の処理

（決裁）

第３条　事務処理は、主管課長を通じ、副町長を経て、町長の決裁を経なければ施行することができない。

（事務処理の原則）

第４条　事務は正しく、早く、親切で、効率的に処理しなければならない。

（意見の開陳）

第５条　事務処理に当たり、係、係長又は主査の意見が課長の意見と、重大なる相違のあるときは、係、係長又は主査は直接町長、副町長に意見を開陳し公正な執行をするように努めなければならない。

第３章　文書の処理

（文書取扱の原則）

第６条　文書の取扱いは、適格かつ迅速に行い、文書に散逸しないよう常に一定の場所に整理して保管しなければならない。

２　重要文書は、区別して、その旨明示した書箱に収納しなければならない。

（秘密の保持）

第７条　秘密の取扱いを要する文書は、特に細密な注意をはらって取り扱い、カギのかかる箇所に保管しなければならない。

（到着文書の処理）

第８条　到達した文書は、総務課で開封し、受付印を押し、各課毎に区分して各課長に交付するものとする。

２　親展文書は、封かんのまま、封皮に受付印を押し、親展文書配付簿に登載、現金又は金券添付の文書は、金券交付簿に登載し、電報は訳文して、町長の検印を受け、副町長を経て各課長に交付するものとする。

３　到達文書のうち、到達の日時が行為の効力又は権利の取得、喪失若しくは変更に関係あるものは、文書の余白に到達の年月日、時刻を明記し、その封皮を添付しなければならない。

（文書の処理方法）

第９条　課長が文書の交付を受けたときは、重要な文書は、自ら処理し、その他の文書は、係長又は主査に配付し、必要ある場合は方法を指示して処理せしめなければならない。

２　指定の日時に報告、提出又は回答し難いもの、若しくは重要又は異例に属するものはその処理につき、あらかじめ上司の指示を受けなければならない。

３　経由文書で副申を要せざるものは、経由進達簿で処理しなければならない。

（付箋処理）

第10条　次の場合は付箋でこれを処理することができる。

(１)　軽易な事件の回答で文書保管の必要がないもの

(２)　文書の不備、違式又は差出人の申出によって返戻するもの、若しくは誤送されたもの

（回議文書の処理）

第11条　回議文書は、すべて起案用紙を用い、次の各号によって処理しなければならない。

(１)　関係文書は、最初に接受又は発送したものを下とし、これに関連して処理したものを順次その上に重綴して、事件の経過を知りやすいようにすること。

(２)　必要がある場合は、案文の次に起案理由、準拠法令、その他参考となる事項並びに予算関係等を摘記すること。

(３)　急を要するものは、赤紙を貼付し、特に期限あるものは「期日」、重要なものは「重要」、機密なものは「秘」、将来例規たるべきものは「例規」、施行後完結すべきものは欄外に「施行済完結」と朱書すること。

(４)　電報案は簡明を旨とし、約字又は略号あるものは必ず用いること。

(５)　施行上特殊の取扱いを要するものは「親展」「書留」「速達」「配達証明」「内容証明」「要契印」等を欄外に朱書すること。

(６)　その他必要なことは、欄外又は余白に摘記すること。

２　軽易又は定例的な事案の決定については、前項の規定にかかわらず、文書の余白又は帳簿を用いて起案することができる。

（持ち回り決裁）

第12条　回議文書で、特に急を要し、又は説明を要するものは、持ち回り決裁を受けることができる。

（合議）

第13条　回議文書で他の課に関係あるものは、その課に合議しなければならない。

２　前項の合議を受けた課は、特別の場合を除くほか、速やかに同意、不同意を決しなければならない。

３　次の事項は、総務課長及び総務係長に合議しなければならない。

(１)　条例、規則、規程、告示の制定、改廃及び公布に関すること。

(２)　会議開催に関すること。

(３)　町議会、その他重要な会議に提出する議案に関すること。

(４)　町内会長等に対する文書の発送に関すること。

(５)　その他内容が重要又は異例に属すること。

４　次の事項は、総務課長及び総務係長に合議しなければならない。

(１)　法令の解釈及び運用に関すること。

(２)　訴訟に関すること。

５　次の事項は、主管課長及び財政係長に合議しなければならない。

(１)　収入、支出が伴うこと。

(２)　予算の補正を伴うもの

６　次の事項は、建設水道課長及び担当係長に合議しなければならない。

(１)　建設工事の計画及び契約並びに起工、検定に関すること。

７　回議文書の合議について意見を異にするときは、互いに協議し、なお意見が一致せざる場合は、上司の指示を受けなければならない。

８　回議文書の決裁により、その主旨を変更され、又は廃案となったときは、その旨を合議先に知らせなければならない。

（文書の回覧）

第14条　庁中の全部又は一部に周知を要する事項は、事前にこれを回覧若しくはその要旨を知らせなければならない。

（未結文書の査閲）

第15条　課長は、主管事務の未完結文書を毎月査閲し、処理又は整理させなければならない。

（文書の記述）

第16条　文書は、北海道公用文例（昭和37年北海道訓令第７号）によって、平仮名で簡明な口語体を用い、平易に記述しなければならない。

（文書の区分）

第17条　文書の区分は、次のとおりとする。

(１)　条例　地方自治法第14条の規定により制定するもの

(２)　規則　地方自治法第15条の規定により制定するもの

(３)　規程　事務の執行、その他を規定するもの

(４)　訓令　庁中又は課に指揮命令するもの

(５)　内訓　訓令のうち機密のことを指揮命令するもの

(６)　告示　一般に公示するもの

(７)　達　団体又は個人に対し指揮命令するもの

(８)　指令　願に対し、許可、認可等を行うために発するもの

(９)　一般文書　前各号に掲げる文書以外のもの

（文書の記名）

第18条　施行及び発送文書は、すべて町長名を用いなければならない。ただし、付箋で往復する文書は、役場名を用いることができる。

（文書の記号）

第18条の２　施行文書には、記号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

２　施行文書の記号は、「古」の次に課の頭文字を付したものとする。ただし、事務分掌上、文書管理が課で統一できない場合は、課の頭文字の次に室又は係の頭文字を付したものとする。

（発送）

第19条　発送文書は、封かんし、物品は包装荷造りして、退庁時限３時間前に指定の発送箱に投入しなければならない。ただし、緊急発送するものはこの限りでない。

２　文書の発送に当たり同一受任者の文書は取りまとめ、同一封筒に入れ重複しないように努めなければならない。

３　発送文書等を郵便で施行するときは、各封筒又は小包に料金後納の印を押し、料金後納郵便物差出票を添えて郵便局に差し出さなければならない。ただし、この方法によりがたい事情があるときは、その他の方法によることができる。

４　文書、物品の発送は、すべて郵便発送簿に記載し、翌日査閲を受けなければならない。

（文書の閲覧及び持出禁止）

第20条　文書、物品は、事務処理の目的以外に閲覧、謄写又は庁外に持ち出してはならない。

（完結文書の編集及び保存）

第21条　完結文書の編集、保存は別に定めるところによらなければならない。

２　完結文書は、各係において毎年１月末日（会計年度によるものは６月末日）までに所定の編さんを了し、簿冊保管簿に登記し、主管課長を経て、副町長の査閲を受けなければならない。

第４章　服務

（身分証明書）

第22条　職員は、その身分を明確にするため常に身分証明書を所持しなければならない。

２　徴税吏員は、その身分を証明する証票を携帯し、関係人の請求があったときは、これを提示しなければならない。

３　職員及び徴税吏員は、身分証明書及び徴税吏員証の記載事項に変更を生じたとき又は亡失し損傷したときは、町長に届け出て再交付又はその訂正を受けなければならない。

（出勤等）

第23条　職員（総務課長がタイムレコーダーにより出退勤の記録の整理を行う必要があると認める職員（以下「タイムレコーダー適用職員」という。）を除く。）が出勤したときは、出勤簿に自ら押印しなければならない。

２　タイムレコーダー適用職員が出勤したとき又は退勤するときは、タイムレコーダーにより出勤時刻及び退庁時刻を記録しなければならない。

３　公務又は天災事変以外の事由により出勤時刻に出勤できないとき、及び執務時間内に早退しようとするときは休暇の取扱いをし、承認を受けなければならない。

４　職員は、欠勤（法令又は条例の規定により勤務しないことが認められる以外の場合で勤務しないことをいう。）しようとするときは、あらかじめ欠勤届を提出しなければならない。ただし、交通機関の事故等やむを得ない事由によりあらかじめ提出することができないときは、その旨を速やかに連絡し、出勤後直ちに欠勤届を提出しなければならない。

５　出勤簿及びタイムレコーダーは、毎日総務係長において検閲し、出欠、その他の区分を明らかにしなければならない。

（出張、時間外勤務等）

第24条　職員の出張、時間外勤務は、各命令簿をもって命ずるものとする。

２　出張を命ぜられた者は、次の各号を守らなければならない。

(１)　出発、帰庁とも口頭で上司に申告すること。

(２)　予定日数で用務を果たされないときは、事由を具し、指揮を受けること。

(３)　帰庁したときは、３日以内に復命書を提出しなければならない。ただし、要領を口述し、又は処分案若しくは文書で復命に代えることができる。

（出張等の場合の事務処理）

第25条　職員が出張を命ぜられ、又は休暇を与えられた場合は、担任事務について、不在中に処理を要する事務を、係長又は主査は課長に、係は係長又は主査に申告しなければならない。

（勤務時間中の離席）

第26条　職員は、勤務時間中みだりに所定の勤務場所を離れてはならない。

２　職員は、勤務時間中一時所定の場所を離れるときは上司又は他の職員に行先を明らかにしておかなければならない。

（退庁時の措置）

第27条　職員は、退庁するときは、その管掌する文書、その他文具、物品を所定の箇所に収納し火災、盗難防止等必要な措置をとらなければならない。

（時間外の登庁）

第28条　職員は、勤務時間外又は休日に登庁したときは、登庁時、退庁時ともに当直員にその旨を届け出なければならない。

（休暇の承認）

第29条　休暇を受けようとする者は、その理由を具し、休暇の種類ごとに、あらかじめ承認を受けなければならない。ただし、やむを得ない理由により事前に承認を受けることができないときは、口頭、電話、電報等により承認を受けなければならない。

（履歴事項等の届出）

第30条　新たに職員となった者は、着任の日から３日以内に、履歴書を提出しなければならない。

２　職員は、氏名若しくは本籍を変更したとき、又は学歴、免許等の資格を取得したときは速やかに履歴事項（変更）届に、その事実を証する書類を添えて町長に提出しなければならない。

３　新たに職員となった者及び住所を変更した職員は、遅滞なく住所届を町長に提出しなければならない。

（事務の引継ぎ）

第31条　職員が、転任、休職、退職又は事務分掌替えのときは、後任者若しくは上司の指定する者に、担当事務を引き継ぎ、その旨を上司に報告しなければならない。

（非常の場合の登庁）

第32条　職員は、退庁後又は休日若しくは休暇中でも、火災、その他災害事件等が発生したときは、速やかに登庁して、上司の指揮を受けなければならない。ただし、緊急の場合で上司の指揮を受けるいとまがないときは、臨機の処置をとらなければならない。

第５章　当直

（当直の委託等）

第33条　当直業務は、委託により行うものとする。

２　総務課長は、当直業務の委託契約が解除された場合その他当直業務が委託により行うことができない場合において、次の委託契約が締結されるまでの間、庁舎内に勤務する職員（採用後７日以内の者を除く。）で係長（係長に相当する職を含む。）以下の者に対し、当直勤務を命ずる。

３　総務課長は、前項の規定により職員に当直勤務を命じたときは、当直命令簿（別記第21号様式）に必要事項を記載しておかなければならない。

４　第２項の規定により当直勤務を命じられた職員（以下、「当直員」という。）は、やむを得ない事情のため当該当直勤務に就くことができなくなったときは、その旨を総務課長に申し出なければならない。

５　総務課長は前項の規定により申し出た当直員以外の職員に、当直勤務を命ずる。

（当直勤務時間）

第34条　当直員の勤務時間は、次のとおりとする。

(１)　日直　休日及び勤務を要しない日にあっては午前８時45分から午後５時30分まで

(２)　宿直　午後５時30分から午前８時45分まで

２　当直員は、前項の時間経過後であっても、引継ぎを終わらない間は、なお当直を継続しなければならない。

３　当直員は、代直のない間は、事由を問わず外出することができない。

（代直）

第35条　当直の通知を受けた者が、病気又は事故のため、勤務し難い場合は、副町長の承認を得て、代直せしめることができる。

（当直員の任務）

第36条　当直員は、勤務時間外又は休日における次の事項をつかさどる。

(１)　文書、物品の収受に関すること。

(２)　急を要する文書、物品の発送に関すること。

(３)　電話の送受信に関すること。

(４)　公印職印の保管に関すること。

(５)　庁内及び構内の警戒又は取締りに関すること。

２　到着文書及びその他の用件で、特急処理を要するものは、自ら処理し、処理し難いものは、速やかに所管課長に報告し指揮を受けなければならない。

３　火災、その他の事変発生のときは、上司及び職員に急報しなければならない。

４　急病、その他やむを得ざる事故のため、任務を継続できないときは、代理者を定め、その登庁を待って退庁できるものとする。

（当直の猶予）

第37条　次の各号に当たるときは、その期間、当直を猶予するものとする。

(１)　出張を命ぜられた者は、出張の前日から帰庁の翌日まで。

(２)　新たに職員となった者は、出勤の当日から７日間

(３)　年次休暇中の者は、出勤の当日まで。

（当直の免除）

第38条　療養休暇及び特別休暇中の者は、その期間、当直を免除するものとする。

２　特別の事由によって、当直の免除を受けようとする者は、副町長の許可を受けなければならない。

（文書、物品等の引継ぎ）

第39条　当直員は、退庁時限前に次の物品を総務係長から受け継ぎ、これを翌日引き継がなければならない。もし当日が休日である場合は、次の当直員に引き継ぐものとする。

(１)　当直日誌

(２)　総務課長が保管する公印

(３)　郵便発送簿、料金後納印、料金後納郵便物差出票及び郵便切手

(４)　死体（死胎）埋火葬許可証

(５)　職員住所録

(６)　その他必要と認めるもの

（当直日誌）

第40条　当直員は、当直日誌に次の事項を記載し、署名認印しなければならない。

(１)　保管の印を押したときは、その件名及び要求者の職氏名

(２)　収受発送した文書金品の件数及び金額

(３)　参庁者の職氏名及び用件

(４)　庁内外の取締状況

(５)　その他必要と認める事項

第６章　諸用紙等の様式

第41条　この規程によって事務処理又は服務に用いる諸用紙等の様式については、別表第１に定めるところによる。

附　則

この規程は、公布の日から施行する。

附　則（昭和62年２月２日規程第１号）

この規程は、昭和62年４月１日から施行する。

附　則（昭和63年５月20日規程第１号）

この規程は、公布の日から施行する。

附　則（平成４年４月１日規程第１号）

この規程は、公布の日から施行する。

附　則（平成６年３月23日訓令第１号）

この規程は、平成６年４月１日から施行する。

附　則（平成７年３月16日訓令第２号）

この規程は、平成７年４月１日から施行する。

附　則（平成９年３月28日訓令第３号）

この訓令は、平成９年４月１日から施行する。

附　則（平成13年８月21日訓令第５号）

この訓令は、平成13年10月１日から施行する。

附　則（平成14年３月29日訓令第２号）

この訓令は、平成14年４月１日から施行する。

附　則（平成17年６月29日訓令第８号）

この訓令は、平成17年７月１日から施行する。

附　則（平成18年６月９日訓令第４号）

この訓令は、平成18年６月９日から施行する。

附　則（平成18年12月22日訓令第13号）

この訓令は、平成19年４月１日から施行する。

附　則（平成19年８月20日訓令第17号）

この訓令は、平成19年９月１日から施行する。

附　則（平成20年３月21日訓令第12号）

この訓令は、平成20年４月１日から施行する。

附　則（平成24年３月19日訓令第４号）

この訓令は、平成24年４月１日から施行する。

附　則（平成30年３月29日訓令第10号）

この訓令は、平成30年４月１日から施行する。

附　則（令和４年４月22日訓令第20号）

この規程は、令和４年５月６日から施行する。

附　則（令和５年３月23日訓令第８号）

この訓令は、令和５年４月１日から施行する。

附　則（令和８年３月25日訓令第６号）

この訓令は、令和８年４月１日から施行する。

別表第１（第41条関係）

名称	根拠条文	様式	用紙規格
役場受付印	第８条	別記第１号様式	円形直径30ｍｍ
親展文書配付簿	〃	２	Ａ４横両面
金券交付簿	〃	３	〃
経由進達簿	第９条	４	〃
料金後納印	第19条	５	円形直径29ｍｍ
料金後納郵便物差出票	〃	６	Ａ４縦半面
郵便発送簿	〃	７	〃
身分証明書	第22条	８	名刺判　両面
身分証明書交付簿	〃	９	Ａ４横半面
身分証明書受払簿	〃	10	〃
徴税吏員証	〃	11	名刺判　両面
徴税吏員証交付簿	〃	12	Ａ４横半面
徴税吏員証受払簿	〃	13	〃
出勤簿	第23条	14	Ａ４縦
管理職員特別勤務実績簿	第24条の２	17	Ａ４縦半面
履歴書	第30条	18	Ａ４縦両面甲号・乙号
履歴事項（変更）届	〃	19	Ａ４縦半面
住所届	〃	20	〃
当直命令簿	第33条	21	Ａ４縦両面
当直日誌	第39条	22	Ａ４縦両面
欠勤届	第23条	23	Ａ４縦