○福島町監査委員文書管理規程
令和3年7月6日
監査委規程第1号
(目的)
第1条 この規程は、福島町監査委員が作成、収受、発送、保管する文書の適正な管理を図ることを目的とする。
(文書取扱いの原則等)
第2条 文書は常に丁寧に取扱い、紛失、火災、盗難等の予防措置を講ずるとともに、効率的な文書利用が図られるよう一定の場所において保存管理しなければならない。
(文書の記号等)
第3条 発送する文書には、次に定める文書記号を付さなければならない。
発信者区分 | 文書記号 | 区分 |
代表監査委員 | 福監号 | 代表監査委員名で発送する文書 |
監査委員事務補助職員 | 事務連絡 | 監査委員の事務補助職員名で発送する文書 |
(規程等の公布記号・番号)
第4条 監査委員が行う定例監査の結果公表、また、規程や基準等の制定、一部改正、廃止等には、それぞれ「福島町監査委員告示」、「福島町監査委員規程」、「福島町監査委員基準」等とし、公布の順序に従い、暦年による一連番号を付すものとする。
2 監査委員関係の条例の制定、一部改正、廃止については、福島町広告式条例に基づき、議決後、町長が一連番号を付し公布する。
第1類文書 永年保存
第2類文書 10年保存
第3類文書 5年保存
第4類文書 3年保存
第5類文書 1年保存
2 前項中、「第1類文書 永年保存」の保存期間については、公文書等の管理に関する法律(平成22年政令第250号)第8条に定める保存期間30年を目安とし、30年の期間満了時に改めて判断するものとする。
3 前項に関らず法令等に定めがある文書は、法令等の保存期間とする。
4 保存期間の起算日は、当該文書に係る処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とし、会計年度毎に編纂しなければならない。
(保存文書の閲覧、貸出、謄写)
第6条 保存文書の閲覧、貸出、謄写については、代表監査委員の許可を得なければならない。
(保存期間の延長)
第7条 代表監査委員が、職務の遂行上必要があると認めるときは、必要な限度において保存期間を延長することができる。ただし、延長理由・期間を明記した文書を保存しなければならない。
2 代表監査委員は、第8条の規定に基づき廃棄しようとする文書のうち、次に掲げる事由により保存期間を延長しなければならないときは、延長理由・期間を明記した文書を保存しなければならない。
(1) 現に監査、検査等の対象となつているもの
当該監査、検査が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟・不服申し立てにおける手続き上の行為をするため必要とされるもの
当該訴訟・不服申し立てが終結されるまでの間
(3) 福島町情報公開条例第9条に規定する開示請求があつたもの
福島町情報公開条例第10条の決定の日の翌日から起算して1年間
(文書の廃棄)
第8条 監査委員事務補助職員が、保存期間満了の保存文書を廃棄しようとするときは、代表監査委員に報告するものとする。
(1) 記載されている個人・企業情報
(2) その他抜き取り等が必要と認められる文書
(その他)
第9条 この規程に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項が生じた場合は、別に定めるものとする。
附則
(施行期日等)
1 この規程は、公布の日から施行する。
2 この規程の施行前に処理された文書については、この規程によりなされたものとみなす。
別表(第5条関係)
文書分類表
第1類文書 永年保存
1 監査基準に関するもの(制定、一部改正、廃止等) 2 監査委員の規程、基準等に関するもの(制定、一部改正、廃止、告示簿、告示書等) 3 公印に関するもの(公印台帳等) 4 監査請求に関するもの 5 定例監査に関するもの 6 決算審査に関するもの(決算審査意見書等) 7 監査委員就任に関するもの(辞令簿等) 8 職員の人事で特に重要なもの(辞令簿等) 9 表彰で特に重要なもの 10 法令等により永年保存の指定があるもの 11 その他永年保存の必要があると認められるもの |
第2類文書 10年保存
1 監査計画に関するもの 2 監査委員事務引継ぎに関するもの 3 職員の人事に関するもの 4 表彰に関するもの 5 例月出納検査に関するもの(例月出納検査報告書、指摘確認事項整理簿等) 6 調査で特に重要なもの(全国実態調査等) 7 法令等により6年以上の保存の指定があるもの 8 その他10年保存の必要があると認められるもの |
第3類文書 5年保存
1 監査委員の勤務に関するもの(出勤整理簿等) 2 視察・研修等に関するもの(報告書等) 3 調査に関するもの(随時調査) 4 法令等により4年以上の保存の指定があるもの 5 その他5年保存の必要があると認められるもの |
第4類文書 3年保存
1 勤務命令に関するもの(出張命令、復命書等) 2 一般往復文書、通知等で重要なもの 3 法令等により2年以上の保存の指定があるもの 4 その他2年保存の必要があると認められるもの |
第5類文書 1年保存
1 支出負担行為決議書 2 監査委員の休暇に関するもの(休暇届出書等) 3 一般往復文書、通知等で軽易なもの 4 その他1年保存の必要があると認められるもの |