なお、法、個人情報保護法施行条例(令和5年福島町条例第1号)等に基づき取り扱う場合には、その定めるところによることができるが、この要綱の趣旨を十分理解し、開示請求者等や医療機関等との対応に十分配慮した措置を講ずるものとする。

開示請求の受付に当たつては、「診療報酬明細書等開示請求書」(別記様式1)以下「請求書」という。)を提出させることとする。

この場合、当該開示請求を行う者(以下「請求者」という。)に対し、別紙1「診療報酬明細書等の開示請求をされる方へのお知らせ(本人用)」を必ず配布又は送付するとともに、次に掲げる事項を十分説明し理解を求めるものとする。

請求者の本人確認は、以下に掲げる書類(郵送による請求の場合は、その写し)の提出又は提示を求めて確認するものとする。

なお、提示をもつて確認した場合には、原則として提示された書類の写しを取るものとし、その際には本人の了解を得るものとする。

また、郵送により開示請求を行う場合は、以下に掲げる書類の写しに加えてその者の住民票の写し(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る)を提出させることとする。

下記に掲げる書類で請求書に記載された氏名、住所(居所)が同一であることを確認することとする。

また、婚姻等によつて、開示請求時の氏名が診療時の氏名と異なる場合には、旧姓等が確認できる書類の提出又は提示を求めて確認することとする。

ただし、上記の本人確認書類を保持していない等、やむを得ない場合においては、個別に本人確認のための書類として適切なものを判断することとする。

具体例としては、外国政府が発行する外国旅券、上記の書類が更新中の場合に交付される仮証明書や引換証類、地方公共団体が交付する療育手帳、敬老手帳等とする。

法定代理人の本人確認は、前記①に掲げる書類で確認するほか、被保険者が未成年者又は成年被後見人であること及び請求者が当該被保険者の親権者若しくは未成年後見人又は成年後見人であることを次に掲げる書類のうち少なくとも一以上の書類(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る)の提出又は提示を求めて確認することとする。

請求書の受理に当たつては、請求者の本人確認及び請求書の各項目の記載に漏れ、誤りがないことの確認をすることとし、受理後、受付日付印を押印のうえ当該請求者へ請求書の控えを手渡す(郵送による請求の場合は送付する)こととする。

手数料は無料とする。

ただし、個人情報保護法施行条例等に基づき取り扱う場合には、その定めるところによることができるものとする。

レセプトの開示に当たつては、開示することによつて本人が傷病名等を知つたとしても本人の診療上支障が生じないことを事前に保険医療機関等に対して確認することとする。

この確認に当たつては、「診療報酬明細書等の開示について(照会)」(別記様式2)に回答期限(発信日より14日間)を記入し、「診療報酬明細書等の開示について(回答)」(別記様式3)、開示請求のあつたレセプトの写し(以下「開示用レセプト」という。)及び切手を貼付した返信用封筒を添えて、当該レセプトを発行した保険医療機関等(ただし、調剤報酬明細書については、当該調剤報酬明細書に記載された保険医療機関等)に対し、レセプト開示についての意見を照会することとする。

当該レセプトを開示することにより本人の診療上支障が生じない場合については「開示」、診療上支障が生じる部分を伏して開示する場合については「部分開示」、当該レセプトを開示することにより診療上支障が生じる場合については「不開示」と区分することとする。

なお、部分開示又は不開示とすることができるのは、レセプトを開示することによつて、患者本人に重大な心理的影響を与え、その後の治療効果等に悪影響を及ぼす恐れがある場合に限られるため、部分開示又は不開示との回答については、その理由もあわせて記入を求めるとともに、開示が可能となる時期についてもできる限り記入してもらうよう努めることとする。

また、部分開示又は不開示の理由の記入がない場合や回答期限が経過しても回答がない場合については、当該医療保険機関等に対し電話等により回答の要請をするなど適切な対応を図ることとする。

なお、当該調剤報酬明細書を開示する場合においては、当該調剤レセプトを発行した保険薬局に対し「調剤報酬明細書の開示について(お知らせ)」(別記様式4)によりその旨を速やかに事後連絡することとする。

保険医療機関等により、当該レセプトについて前記(4)の回答があつた場合にあつては、その回答を踏まえ、開示、部分開示又は不開示を決定することとする。

法定代理人からの開示請求による場合は、原則として被保険者に対しレセプトの開示を行う旨の説明を行つた後、法定代理人に対して開示を行うものであること。

なお、次に掲げる場合にあつては、当該レセプトについては開示の取扱いとすることとする。

開示又は部分開示の決定を行つたときは、「診療報酬明細書等開示決定通知書(以下「開示決定通知書」という。)」(別記様式5)により速やかに以下の事項等について請求者に通知を行うこととする。

この場合、「親展」扱いで郵送することとする。

また、開示決定通知書と併せて「開示の実施方法等申出書(以下「実施方法等申出書」という。)」(別記様式6)を送付し、以下の事項等についての記入を求めることとする。

なお、実施方法等申出書は、開示決定通知があつた日から30日以内に提出するよう求め、期限内に実施方法等申出書の提出がない場合は、請求書に記載された方法により開示を実施することとする。

実施方法等申出書において窓口による交付を希望する請求者については、以下のとおりの取扱いとする。

先に請求者あて送付した開示決定通知書の提示を求め、前記(2)に準じて本人確認を行うこととする。

ただし、受付時に本人確認の手段として提出された書類又は提示された書類の写しがある場合には、それにより、請求者本人であることの確認を行つても差し支えないものとする。

開示の実施に当たつては、当該開示用レセプト(1部に限る。)に「福島町」及び「開示日」を押印し、交付することとする。

なお、交付の際は、受領者(請求者)から請求書の右下欄に署名を受けること。また、部分開示の決定を行つた場合にあつては、当該不開示部分を伏したうえで開示することとする。

開示の実施方法等申出書に記載された開示の実施を希望する日から1ケ月経過しても来庁(連絡)がない場合は、開示用レセプトを破棄して差し支えないものとする。

実施方法等申出書において郵送による交付を希望する請求者については、以下のとおりの取扱いとする。

郵送による交付を希望した場合、「実施方法等申出書」のほかに送付に要する費用についての郵便切手が添付されているか確認し、添付のない場合は、提出を求めることとする。

開示用レセプト(1部に限る)に「福島町」及び「開示日」を押印したものを添付のうえ、速やかに請求者に交付することとする。

なお、この場合、請求書の請求者欄の「住所」欄に記載された住所あてに「親展」扱いで送付することとする。

また、部分開示の決定を行つた場合にあつては、当該不開示部分を伏したうえで開示することとする。

送達不能で返戻された開示用レセプトは、返戻された日から1ケ月経過しても来庁(連絡)がない場合、破棄しても差し支えないものとする。

不開示の決定を行つたときは、「診療報酬明細書等不開示決定通知書」(以下「不開示決定通知書」という。)(別記様式7)により速やかに請求者に通知することとする。

なお、この場合、請求書の請求者欄の「住所」欄に記載された住所あてに送付することとする。

部分開示・不開示の決定を行う場合については、その理由を決定通知書に記載することとする。

また、保険医療機関等から開示が可能となる時期が示されている場合には、その時期についても記載することとする。

開示請求があつたレセプトについて、調査してもなおその存在が確認できない場合は「不存在」とし、不開示決定通知書により速やかに請求者に通知することとする。

この場合、不開示の理由欄に、レセプトの存在が確認できない旨(又は、保存期間が経過したため既に廃棄している旨)を記入することとする。

なお、この場合、請求書の請求者欄の「住所」欄に記載された住所あてに送付することとする。

再審査請求中又は返戻中のレセプトについて開示請求があつた場合には、基本的には、戻つてきたレセプトについて、開示等の決定をすることとするが、再審査請求前又は返戻前のレセプトの開示請求があつた場合は、前記(5)により、保険医療機関等へ本人の診療上支障が生じないか照会した上で決定を行うこととする。その際の手続きについては、前記(6)～(10)によるものとする。

被保険者等からの開示請求の場合は、請求書を受理してから30日以内に決定を行わなければならない。

しかしながら、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、30日以内に限り、延長することができる。この場合、請求者に「診療報酬明細書等の開示決定等の期限の延長について」(別記様式8)によりその旨を通知するものとする。

部分開示又は不開示の決定を行つた場合であつて、開示が可能となる時期が保険医療機関等から示されている場合は、当該時期が到来次第レセプトを開示することとする。

ただし、保険医療機関等から事情が変わつた旨の連絡があつた場合は除く。

なお、その際の開示の手続きについては、前記(7)(8)によるものとする。

部分開示又は不開示決定に対する苦情の適切かつ迅速な対応を行うにあたり、苦情への対応の窓口設置や苦情への対応の手順を定めるなど必要な体制の整備に努めることとする。

開示依頼の受付に当たつては、「診療報酬明細書等開示依頼書」(別記様式9)以下「依頼書」という。)を提出させること。

この場合、当該開示依頼を行う者(以下「依頼者」という。)に対し、別紙2「診療報酬明細書等の開示依頼をされる方へのお知らせ(遺族用)」を必ず配布又は送付するとともに、次に掲げる事項を十分説明し理解を求めることとする。

また、依頼者には、以下の事項について診療報酬明細書等開示依頼書に記入させること。

依頼者の本人確認方法については、以下に掲げる書類(郵送による依頼の場合は、その写し)の提出又は提示を求めて確認することとする。

なお、提示をもつて確認した場合には、原則として提示された書類の写しを取るものとし、その際には本人の了解を得ることとする。

下記に掲げる書類で依頼書に記載された氏名、住所(居所)が同一であることを確認することとすることとする。

また、婚姻等によつて、開示依頼時の氏名が診療時の氏名と異なる場合には、旧姓等が確認できる書類の提出又は提示を求めて確認することとする。

ただし、上記の書類を保持していない等、やむを得ない場合においては、個別に本人確認のための書類として適切なものを判断することとする。

具体例としては、外国政府が発行する外国旅券、上記の書類が更新中の場合に交付される仮証明書や引換証類、地方公共団体が交付する療育手帳、敬老手帳等とする。

法定代理人の本人確認は、前記①に掲げる書類で確認するほか、遺族が未成年者又は成年被後見人であること及び依頼者が当該遺族の親権者若しくは未成年後見人又は成年後見人であることを次に掲げる書類のうち少なくとも一以上の書類(開示依頼をする日前30日以内に作成されたものに限る)の提出又は提示を求めて確認することとする。

遺族については、①～②のいずれの場合においても、当該被保険者の死亡の事実及び当該被保険者の遺族であることを次に掲げる書類のうち少なくとも一以上の書類の提出又は提示を求めて確認することとする。

開示依頼の受理に当たつては、依頼者の本人確認及び依頼書の各項目の記載に漏れ、誤りがないことの確認をすることとし、受理後、受付日付印を押印の上当該依頼者へ依頼書の控えを手渡す(郵送による開示依頼の場合は送付する)こと。

手数料は無料とする。

ただし、個人情報保護法施行条例等に基づき取り扱う場合には、その定めるところによることができるものとする。

レセプトが医師の個人情報となる場合については、遺族の同意が得られていれば、開示についての意見を事前に保険医療機関等に確認するものとする。

この確認に当たつては、「診療報酬明細書等の遺族への開示について(照会)」(別記様式10)に回答期限(発信日より14日間)を記入し、「診療報酬明細書等の遺族への開示について(回答)」(別記様式11)、開示用レセプト及び切手を貼付した返信用封筒を添えて、当該レセプトを発行した保険医療機関等。

ただし、調剤報酬明細書については、当該調剤報酬明細書に記載された保険医療機関等に対し、レセプト開示についての意見を照会することとする。

当該レセプトを開示することに問題がない場合については「開示」、問題がある部分を伏して開示する場合については「部分開示」、問題がある場合については「不開示」と区分することとする。

部分開示又は不開示との回答については、その理由も併せて記入を求めることとする。

なお、部分開示又は不開示の理由が被保険者の生前の意思や名誉との関係から問題があるという場合は、その旨を確認できる書類の写しの添付を求めることとする。

また、部分開示又は不開示の理由の記入がない場合や回答期限が経過しても回答がない場合については、当該医療保険機関等に対し電話等により回答の要請をするなど適切な対応を図ることとする。

保険医療機関等により、当該レセプトについて前記(5)の回答があつた場合にあつては、その回答を踏まえ、かつ、レセプトの開示を依頼するに当たつての特別な理由が存在する場合にはその内容も勘案して開示、部分開示、不開示を決定することとする。

法定代理人からの開示依頼による場合は、原則として遺族に対しレセプトの開示を行う旨の説明を行つた後、法定代理人に対して開示を行うものとする。

なお、レセプトが医師の個人情報である場合においては、保険医療機関等に開示についての意見を照会することについて遺族の同意が得られていないときは、不開示の決定を行うものとし、また、レセプトが医師の個人情報でない場合には、開示の決定を行うものとする。

開示又は部分開示の決定を行つたときは、「診療報酬明細書等の開示についてのお知らせ(以下「お知らせ」という。)(別記様式12)により速やかに依頼者に連絡すること。この場合、「親展」扱いで郵送することとする。

なお、当該お知らせを発送した日から1ケ月経過しても来庁(連絡)がない場合は、開示用レセプトを破棄して差し支えないものとする。

先に依頼者あて送付したお知らせの提示を求め、前記(2)に準じて本人確認を行うこととする。

ただし、受付時に本人確認の手段として提出された書類又は提示された書類の写しがある場合には、それにより、依頼者本人であることの確認を行つても差し支えないこととする。

開示用レセプトの交付に当たつては、当該開示用レセプト(1部に限る。)に「福島町」及び「開示日」を押印し、交付することとする。

なお、交付の際は、受領者(依頼者)から依頼書の右下欄に署名を受けるものとする。

開示又は部分開示の決定を行つたときは、「診療報酬明細書等の開示についてのお知らせ(別記様式13)により「福島町」及び「開示日」を押印した開示用レセプト(1部に限る)を添付の上、速やかに依頼者に交付することとする。

なお、この場合、依頼書の依頼者欄の「住所」欄に記載された住所あてに「親展」扱いで送付することとする。

送達不能で返戻された開示用レセプトは、返戻された日から1ケ月経過しても来庁(連絡)がない場合、破棄しても差し支えないこととする。

不開示の決定を行つたときは、「診療報酬明細書等の不開示について」(別記様式14)により速やかに依頼者に連絡することとする。

なお、この場合、依頼書の依頼者欄の「住所」欄に記載された住所あてに送付することとする。

部分開示・不開示の決定を行う場合については、その理由を依頼者に通知することとする。

依頼があつたレセプトについて、調査してもなおかつその存在が確認できない場合は「不存在」とし、「診療報酬明細書等の不開示について」(別記様式14)により速やかに依頼者に連絡することとする。

この場合、不開示の理由の欄にレセプトの存在が確認できない旨(又は、保存期間が経過したため既に廃棄している旨)を記入することとする。

なお、この場合、依頼書の依頼欄の「住所」欄に記載された住所あてに送付することとする。

再審査請求中又は返戻中のレセプトについて開示依頼があつた場合には、基本的には、戻つてきたレセプトについて開示等の決定をすることとするが、再審査請求前又は返戻前のレセプトの開示依頼があつた場合は、前記(5)により当該レセプトについて開示等の決定を行うこととする。

レセプトを開示した場合には、遺族の同意が得られていれば、保険医療機関等(調剤報酬明細書を開示する場合においては、保険薬局)に対し、「診療報酬明細書等の開示について(お知らせ)」(別記様式15)により、その旨を速やかに連絡することとする。

また、保険医療機関等への連絡について遺族の同意が得られていない場合に、医師の個人情報に該当しないレセプトを開示した場合には、依頼者たる遺族を特定をしない形で、その旨を速やかに保険医療機関等に連絡すること。

なお、前記(5)の回答が不開示である場合において、最終的に開示すると決定した場合には、保険医療機関等に対し、開示することとした理由を付記した上で、開示した旨の連絡をすることとする。

遺族からの開示依頼の場合は、依頼書を受理してから開示等の連絡及び交付に至るまでの業務処理期間は、30日程度を目途とすること。

この期間を超える場合には、依頼者に「診療報酬明細書等の開示について(遅延のお知らせ)」(別記様式16)によりその旨を連絡し、理解を得るよう努めることとする。

請求書及び依頼書の受付から開示等の連絡及び交付に至るまでの処理経過については、その都度「レセプト開示受付・処理経過簿(本人用)」(別記様式17)、「レセプト開示受付・処理経過簿(遺族用)」(別記様式18)に記載し、進捗状況を把握することとする。

なお、関係書類の保存期間については、福島町の規程等で定める年数とし、文書処理済(完結)となつた年度の翌年度から起算するものとする。

附則

附則(平成24年3月2日要綱第4号)

附則(平成24年7月10日要綱第14号)

附則(平成28年3月22日要綱第3号)

附則(平成28年5月18日要綱第12号)

附則(令和5年3月13日要綱第2号)