2　チャットツールの管理者は、総務課防災・行政デジタル化担当課長をもって充てる。

2　町の業務上情報共有を必要とする職員以外の者であって、当該業務を所管する所属の長がその者の運用を認める場合は、その者を利用者に含めることができるものとする。

2　情報システム管理者は、前項の規定により申請を受けた場合、申請者本人に認証コードを通知するものとする。

2　所属長は、第3条第2項の規定によりゲストにチャットツールを利用させようとするときは、あらかじめ管理者に対し次に掲げる事項を申請しなければならない。

3　管理者は、前項の申請があったときは、速やかに内容を審査し、必要と認める場合は、その旨を所属長に伝達するとともに、アカウントを払い出すものとする。ただし、申請内容に疑義があると認める場合は、必要に応じて申請内容の修正を求める、又は申請を却下することができる。

4　管理者は、第2項第3号の期間が満了した者のアカウントを削除するものとする。ただし、所属長の申請があった場合は、アカウントの削除を猶予することができる。

5　第2項及び前項に定める申請の方法は、管理者が別に定める。

2　利用者のチャットツールのアカウントは、管理者が一括してそのIDとパスワードを管理するものとし、利用者は、付与されたパスワードを他者に知られないよう秘匿し、漏えい及び亡失を防ぐ措置を講じなければならない。

3　通信のためチャットツールに招待した外部の利用者のアカウントは、通信終了又はトークルームの目的に達した後で、招待した職員が必ずアカウントの削除を管理者又は情報システム担当者に依頼しなければならない。

4　チャットツールに中頓別町情報セキュリティポリシーに規定する機密性3に分類される情報資産(機密性2に分類される情報資産のうち所属長が掲載すべきでないと認める情報資産を含む。)を掲載してはならない。

5　チャットツール内で前項の情報資産を誤って送信した場合は、送信した当該情報資産を直ちに削除し、所属長に報告しなければならない。

6　管理者は、定期的にチャット等の通信履歴を記録及び分析し、各利用者の使用状況を把握しなければならない。

7　チャットツールを利用中に、保護すべき情報資産が漏えい、流出若しくは攻撃を受けるなどした場合又はその予兆がある場合には、使用した職員及び所属長が速やかに管理者へ報告し、セキュリティインシデントに対応しなければならない。

2　管理者は、必要に応じて職員のチャットツール利用状況を監査できるものとする。

この要綱は、公布の日から施行する。