(趣旨)

第1条　この要綱は、中頓別町立学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて、別に定めるものを除くほか、必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱の原則)

第2条　文書は、正確かつ迅速に取扱い、常にその処理の状況を明らかにするものとする。

(文書管理者)

第3条　校長は、文書管理を円滑にするため文書管理者(以下「管理者」という。)を置く。

(文書取扱者)

第4条　校長は、管理者の事務を補佐するために文書取扱者(以下「取扱者」という。)を置く。

(文書担当者)

第5条　校長は、公務分掌などにより文書を処理する直接の担当者(以下「担当者」という。)を置く。

(管理者及び取扱者の処理する事項)

第6条　管理者及び取扱者は、学校内の文書に関する次の事項を処理する。

(文書受付簿)

第7条　学校に文書受付簿(様式1)を置く。

(文書番号)

第8条　学校において、文書受付簿に記載した文書には、番号を記入する。

(到達文書の取扱)

第9条　取扱者は、学校に到達した文書(親展文書を除く。)を開封し、受付印を押印し校長及び管理者の閲覧を受ける。

(起案文書の取扱)

第10条　事務処理の発議は、担当者が起案により行う。この場合、担当者は関係職員と合議し、校長及び管理者の決裁を受けて決定する。

(発信文書の取扱)

第11条　決裁を終えた起案文書で、発信を要する文書(以下「発信文書」という。)は内容の軽易なものを除き、担当者が文書発信簿(様式2)に記載するとともに、浄書する文書に発信番号・発信日を記載する。

(発信者名)

第12条　発信文書には、原則として校長名を用いる。

(公印の押印)

第13条　発信文書には、公印を押すものとする。ただし、内容の軽易なものについてはこれを省略できる。

(文書の整理)

第14条　文書は、必要に応じて分類・整理し、保管する。

(文書の完結日)

第15条　文書が完結する日(以下「完結日」という。)は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める日とする。

(未完結文書の保管)

第16条　完結していない文書は、担当者が保管し、問い合わせなどに迅速に対応するものとする。

(文書完結後の処理)

第17条　完結した文書は、担当者が決裁年月日、保存期間その他必要な事項を記入し、次の各号に掲げる方法で整理し、管理者に引き継ぐものとする。

(文書の保存期間)

第18条　文書の保存期間は、分類表に定める年限とする。

(保存期間の起算日)

第19条　保存期間の起算日は、次の各号に定める日とする。

(文書の廃棄)

第20条　保存期間を満了した文書は、文書廃棄目録(様式5)を作成し、校長の決裁を得て、文書の内容や形状により廃棄方法に留意し、速やかに廃棄する。

(補則)

第21条　この要綱に定めるもののほか、学校文書の取扱いについて必要な事項は、教育長が別に定める。