○中頓別町戸籍に係る電子情報処理組織管理運営要綱
平成29年6月19日
訓令第13号
中頓別町電子情報処理組織管理運営要綱(平成26年要綱第4号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この要綱は、中頓別町、豊富町、幌延町、猿払村及び浜頓別町(以下「関係町村」という。)の戸籍に係る電子情報処理組織の事務の委託に関する規約第2条の規定に基づき、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令等の定めるところにより町長が管掌する戸籍、除かれた戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等の事務を処理するシステムにより取り扱う戸籍の記録の保全及び保護に関し必要な事項を定め、電子情報処理組織の適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍事務 戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令等(以下「法令等」という。)の定めるところにより町長が管掌する戸籍、除かれた戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等に係る事務をいう。
(2) 電子情報処理組織 戸籍事務を取り扱う電子計算機装置及び端末(以下「戸籍システム」という。)をいう。
(3) 記録媒体 電磁的記録等(電子出来方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものに係る記録媒体をいう。)の戸籍データが記録された媒体をいう。
(4) 戸籍データ 戸籍システムで取り扱う記録媒体に記録されている戸籍事務に関する情報をいう。
(5) プログラム サーバ及び端末機を機能させて戸籍システムを作動させるための命令の組合せをいう。
(6) サーバ 戸籍システムを使用するためにデータセンターに設置する正中央処理装置及び副中央処理装置で、プログラム及び戸籍データを処理し、並びに格納する装置をいう。
(7) 端末機 戸籍事務を処理するために、サーバに専用回線で接続することにより戸籍データを取り扱うことができる戸籍担当窓口に設置する端末装置をいう。
(8) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(9) ドキュメント 戸籍システムに関する仕様書、操作説明書、運用マニュアル等をいう。
(一部改正〔令和8年訓令5号〕)
(処理の基本方針)
第3条 戸籍システムによる処理に当たつては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に最大限の配慮をしなければならない。
(戸籍データ等保護管理者の設置)
第4条 戸籍システムの適正な運用、戸籍データ、プログラム、ドキュメント等を適切に管理し、その保全及び保護に万全を期すため、保護管理者を置く。
2 保護管理者は、戸籍主管課長をもつて充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況及び関連する機器等の状態について常に把握し、その管理の適正を図ること。
(2) 戸籍データの異常の有無について、定期的に、又は随時に点検を行うこと。
2 保護管理者は、戸籍システムの維持に必要な保守を実施するとともに、システム障害の有無について、定期的に、又は随時に点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、戸籍システムの保守を委託して実施する場合には、戸籍データの保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。
4 保護管理者は、戸籍システムについて、盗難、破壊、火災、水害、地震その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
(端末機管理責任者の指定等)
第6条 保護管理者は、端末機の管理及び適正な運用を図るため、端末機管理責任者を置く。
2 端末機管理責任者は、戸籍事務担当係長をもつて充てる。
3 端末機管理責任者は、端末機の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
(戸籍データの保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、き損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍システムに、法令等に定めのない事項を入力してはならない。
3 戸籍データは、戸籍事務以外の目的で使用してはならない。
4 戸籍データは、法令等に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
5 戸籍データは、戸籍事務以外の目的で電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。
6 端末機は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
(記録媒体及び出力帳票の管理)
第8条 保護管理者は、移動可能な記録媒体及び出力帳票の管理を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 移動可能な記録媒体及び保管しておく必要のある出力帳票は、保管場所を指定するとともに、施錠できる所定の場所に保管すること。
(2) 移動可能な記録媒体及び出力帳票の受払いについては、台帳に記録する等の方法により適正に管理すること。
(3) 移動可能な記録媒体及び出力帳票の廃棄、持ち出し等は、戸籍担当職員が行うこと。
(4) 移動可能な記録媒体及び出力帳票の廃棄に当たつては、焼却又は細断等の復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第9条 保護管理者は、ドキュメントの管理を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2 ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末機操作者の指定等)
第10条 端末機で戸籍システムを操作できるのは、保護管理者が指定する職員(以下「操作者」という。)とする。
2 保護管理者は、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
3 保護管理者は、操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを付与しなければならない。
4 操作者は、端末機の使用に際して、戸籍データの保全及び保護について常に留意するとともに、個人情報の保護に万全の注意を払わなければならない。
5 戸籍システムは、戸籍事務において必要なときを除き、操作してはならない。
(パスワードの設定及び管理)
第11条 保護管理者は、操作者に対し、端末機を操作するために必要なパスワード(以下「個別パスワード」という。)を設定するとともに、個別パスワードを管理するパスワード(以下「管理パスワード」という。)を設定しなければならない。
2 保護管理者は、個別パスワード及び管理パスワード(以下「パスワード」という。)の設定及び更新等の運用方法を定め、厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者及び操作者は、パスワードを他人に漏らし、使用させてはならない。
4 保護管理者及び操作者は、パスワードの入力等に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
(機器等の管理)
第12条 保護管理者は、別表に定める戸籍システムに係る機器等の管理方法に基づき、戸籍システムに係る機器等(以下「機器等」という。)を適切に管理しなければならない。
(緊急時対応)
第13条 保護管理者は、戸籍システムの使用に支障を来すおそれがある災害等による事故発生時において、迅速に対応できるよう必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、戸籍システムに係る事故が発生したときは、速やかに事故の原因及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
3 戸籍事務管掌者は、前項の規定による報告があつた場合は、戸籍システムの復旧のために必要な措置を講ずるとともに、再発を防止するための措置を講じなければならない。
(研修等の実施)
第14条 保護管理者は、操作者に対し、戸籍データの重要性及び個人情報保護に関する意識の高揚を図るための研修並びに戸籍システムの操作方法及び事故発生時における必要な措置についての教育訓練を実施しなければならない。
(委任)
第15条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この要綱は、平成29年7月1日から施行する。
附則(令和8年2月25日訓令第5号)
この要綱は、公布の日から施行する。
別表(第12条関係)
戸籍システムに係る機器等の管理方法
管理者 | 機器等 | 内容 |
受託町 保護管理者 | サーバ | ・次の入退室者管理及び施錠管理等が行えるデータセンターに設置すること。 ・生体認証などにより入退室者個々人の入退室管理及びその記録が確実に行えること。 ・入退室状況及びラックの開閉状況が監視カメラにより記録されること。 ・容易に取り外せないよう必要な措置をした施錠できる戸籍専用サーバラック内に設置すること。 ・防火対策及び消火設備を装備すること。 ・戸籍専用サーバラックの鍵を施錠可能な保管庫において厳重に管理すること。 ・開錠及び施錠を伴う保守作業を行った場合は、開錠・施錠の履歴及び作業内容の実績情報を、管理基準に基づき記録、保管し報告すること。 ・起動用パスワードの設定をすること。 ・戸籍システムの個別パスワードの設定をすること。 ・使用者の記録を作成すること。 |
戸籍データバックアップ用記録媒体 | ・戸籍データのバックアップを定期的に行い、その記録媒体をデータセンターの施錠可能な場所に保管すること。 ・バックアップを行った者の氏名及び日時を記録すること。 | |
サーバに内蔵するプログラム | ・複写及び変更を不能とする措置をすること。 | |
端末機 | ・起動用パスワードの設定をすること。 ・戸籍システムの個別パスワードの設定をすること。 ・使用者の記録を作成すること。 ・操作画面及び処理内容が第三者に知られることがないような位置及び角度に配置すること。 | |
戸籍データ | ・関係町村が相互にアクセスできない機能を確保すること。 | |
保護管理者 | 端末機に内蔵するプログラム | ・複写及び変更を不能とする措置をすること。 |