○中頓別町文書編さん保存規程
昭和50年3月22日
規程第1号
(目的)
第1条 中頓別町の文書編さん保存については特別の定めあるものの外、この規程による。
(文書整理担当者の設置)
第2条 各課(室)長は、文書整理担当者を定め、その課(室)に属する文書の整理及び保存の事務を処理させなければならない。
(文書保存期限)
第3条 文書保存期限は、次の5種とする。
(1) 永久保存
(2) 20年保存
(3) 10年保存
(4) 5年保存
(5) 1年保存
2 保存期限は、暦年によるものは翌年1月1日から、会計年度によるものは4月1日から起算する。
(保存期限別文書)
第4条 保存年限別文書の種類は、別表のとおりとする。
(完結文書の編さん要領)
第5条 完結文書は、暦年(会計に関する文書は会計年度)毎に完結月日の順序に従い、主務課において、次の各号により編さんしなければならない。
(1) 完結文書は、編さん種目及び保存年限に従い、簿冊には表紙(第1号様式)を付して、完結月日順に編さんしなければならない。
(2) 簿冊の厚さは7糎を標準とし、1冊に編さんすることができないときは、分綴し、1冊毎に、全冊数を表記し順番号を付さなければならない。
(3) 暦年又は会計年度を超えて処理した文書は、その事件が完結した年又は年度に編さんしなければならない。
(4) 文書に附属する図面等で、編さんに不便なものは別綴りとし、符せんによりその旨を本書に付記しなければならない。
2 前項各号の規定によるほか、保存上数年分をまとめて一冊とすることができる。この場合区分紙を挿入し、年又は年度の区分をあきらかにしなければならない。
(文書の保管)
第6条 編さんした簿冊は、総務課の指示した保管場所に、同類目の簿冊と共に年次順に整理保管しなければならない。
(保存年限経過簿冊の処理)
第7条 保存年限を経過した簿冊は、総務課長において目録を作り関係課(室)長と合議の上、町長の決裁を経て廃棄しなければならない。
2 保存年限経過後の文書中、特に一部の保存の必要のあるものは、関係課(室)において類目及び保存年限を更新し編さんするものとする。
3 廃棄する簿冊で、機密に属するもの又は他に悪用されると認められるものは、その部分を塗抹又は焼却する等適宜の措置を講じなければならない。
(重要文書の非常持出)
第8条 収蔵前の文書で非常のとき特に持出しを要するものは常に整理し、一定の書箱に収め「非常持出」(第2号様式)の表示をして有事の際に備えなければならない。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和63年規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成4年規程第7号)
この規程は、公布の日から施行し、平成4年6月1日から適用する。
附則(平成6年規程第6号)
この規程は、平成6年10月1日から施行する。
附則(平成7年規程第2号)
この規程は、平成7年10月1日から施行する。
附則(平成10年規程第3号)
この規程は、平成10年4月1日から施行する。
附則(平成11年規程第1号)
この規程は、平成11年4月1日から施行する。
附則(平成16年規程第4号)
1 この規程は、平成16年10月1日から施行する。
2 この規程の施行の際現にされている申請その他の行為でこの規程の施行の日においてこれらの行為に係る事務を行なうべき者が異なることとなるものの処理については、この規程による改正後の規程の規定にかかわらず、なお従前の例による。
3 この規程の施行の際現にこの規程による改正前の規程の規定に基づいて作成されている用紙がある場合においては、この規程による改正後の規程の規定にかかわらず、当分の間必要な調整をして使用することを妨げない。
附則(平成19年規程第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月21日訓令第7号)
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和5年8月28日訓令第19号)
この規程は、公布の日から施行し、改正後の中頓別町文書編さん保存規程の規定は令和5年7月1日から適用する。
別表
(全部改正〔平成29年訓令7号〕、一部改正〔令和5年訓令19号〕)
文書保存年限
課 | 文書名 | 年限 |
総務課 | (1) 条例規則規程告示指令等に関する書類 | 永久 |
(2) 議会の議案議決等に関する書類 | 〃 | |
(3) 職員の身分等進退賞罰人事に関する書類 | 〃 | |
(4) 叙勲褒賞表彰に関する書類 | 〃 | |
(5) 訴願訴訟等に関する書類 | 〃 | |
(6) 退職年金及び遺族年金に関する書類 | 〃 | |
(7) 寄附に関する書類 | 〃 | |
(8) 例規 | 〃 | |
(9) 事務引継に関する重要な文書関係 | 〃 | |
(10) 人事、給料資料に関する書類 | 10 | |
(11) 共済組合退職組合資格取得に関する書類 | 〃 | |
(12) 社会保険雇用保険資格取得に関する書類 | 〃 | |
(13) 職員団体に関する書類 | 〃 | |
(14) 職員研修に関する書類 | 〃 | |
(15) 公務災害補償に関する書類 | 〃 | |
(16) 認可許可又は契約に関する書類 | 〃 | |
(17) 男女平等参画に関する書類 | 5 | |
(18) 自治会連合会に関する書類 | 〃 | |
(19) 青少年婦人に関する書類 | 〃 | |
(20) 貯蓄推進に関する書類 | 〃 | |
(21) 町村会に関する書類 | 〃 | |
(22) 源泉徴収に関する書類 | 〃 | |
(23) 自衛隊に関する書類 | 〃 | |
(24) 官報及び公報綴 | 〃 | |
(25) 職員の福利厚生に関する書類 | 3 | |
(26) 職員の服務及び出張命令出勤簿等に関する書類 | 〃 | |
(27) 当直日誌 | 〃 | |
(28)から(40)まで 削除 | ||
(41) 土地台帳 | 永久 | |
(42) 家屋台帳 | 〃 | |
(43) 納税貯蓄組合台帳 | 〃 | |
(44) 諸税課税台帳 | 10 | |
(45) 諸税滞納整理簿 | 〃 | |
(46) 諸税徴収簿 | 5 | |
(47) 税務調査 | 〃 | |
(48)から(69)まで 削除 | ||
(70) 交通指導員台帳 | 10 | |
(71) 交通指導員被服台帳 | 〃 | |
(72) 災害報告 | 〃 | |
(73) 交通安全対策綴 | 3 | |
(74) 防災訓練綴 | 〃 | |
(75)から(81)まで 削除 | ||
(82) 戸籍訓令許認可引継書類綴 | 永年 | |
(83) 戸籍簿 | 〃 | |
(84) 戸籍、除籍見出帳 | 〃 | |
(85) 住民基本台帳 | 〃 | |
(86) 犯罪人名簿 | 〃 | |
(87) 印鑑登録台帳 | 〃 | |
(88) 除籍簿 | 80 | |
(89) 改製原戸籍簿 | 50 | |
(90) 戸籍受附帳 | 20 | |
(91) 戸籍通達回答書類綴 | 10 | |
(92) 戸籍統計書類綴 | 〃 | |
(93) 戸籍協議会綴 | 〃 | |
(94) 住民基本台帳除票 | 5 | |
(95) 住民異動届綴 | 〃 | |
(96) 人口動態関係文書 | 〃 | |
(97) 外国人登録関係文書 | 〃 | |
(98) 印鑑原票除票台帳 | 〃 | |
(99) 臨時運行許可台帳 | 〃 | |
(100) 埋火葬許可証改葬許可証 | 〃 | |
(101) 諸証明書綴 | 〃 | |
(102) 戸籍除籍副本送付目録 | 3 | |
(103) 25年経過戸籍副本目録 | 〃 | |
(104) 家庭裁判所通知書綴 | 〃 | |
(105) 戸籍文書発収簿 | 〃 | |
(106) 離婚届不受理申請書綴 | 〃 | |
(107) 戸籍に関する雑書類綴 | 〃 | |
(108) 印鑑原票除票を除く書類 | 〃 | |
(109) 届書等閲覧戸籍謄抄本戸籍証明書交付簿 | 1 | |
(110) 住民基本台帳往復文書 | 〃 | |
(111) 住民票謄抄本交付簿 | 〃 | |
(112) 墓地及び火葬場関係 | 永久 | |
(113) 年金受付処理簿 | 〃 | |
(114) 年金手帳・証書払出簿 | 〃 | |
(115) 年金受給権者台帳(受給権者消滅後) | 5 | |
(116) 年金裁定請求書(完結後) | 〃 | |
(117) 福祉年金関係綴 | 〃 | |
(118) 拠出年金関係綴 | 〃 | |
(119) 年金印紙購入伺綴 | 〃 | |
(120) 福祉拠出年金交付金関係綴 | 〃 | |
(121) 年金検認計画綴 | 3 | |
(122) 国民年金雑件綴 | 〃 | |
(123) 年金被保険者台帳(完結後) | 2 | |
(124) 年金届書・申出書・申請書(完結後) | 〃 | |
(125) 年金検認台帳 | 〃 | |
(126) 年金検認票(照会時) | 1 | |
(127) 庶務 | 5 | |
(128) 復命書 | 〃 | |
(129) 雑件 | 1 | |
政策経営課 | (1) 例規 | 永久 |
(2) 町債 | 〃 | |
(3) 負債台帳 | 〃 | |
(4) 債務負担行為償還台帳 | 〃 | |
(5) 決算書 | 〃 | |
(6) 普通交付税算出資料 | 〃 | |
(7) 財政関係例規 | 〃 | |
(8) 地方財政状況調査 | 10 | |
(9) 予算書 | 〃 | |
(10) 起債計画申請書 | 5 | |
(11) 地方交付税 | 〃 | |
(12) 団体補助 | 〃 | |
(13) 公共施設状況調査 | 〃 | |
(14) 財政状況調査 | 3 | |
(15) 陳情請願に関するもの | 20 | |
(16) 各種計画に関するもの | 〃 | |
(17) 広域連携に関するもの | 〃 | |
(18) 地域間交流に関するもの | 〃 | |
(19) 地域振興に関するもの | 〃 | |
(20) 地域交通に関するもの | 〃 | |
(21) ふるさと納税に関するもの | 〃 | |
(22) 環境政策に関するもの | 〃 | |
(23) 地域情報化に関するもの | 〃 | |
(24) 企業誘致に関するもの | 〃 | |
(25) 国土利用計画法に関するもの | 10 | |
(26) 沿革に関するもの | 永年 | |
(27) 重要な調査統計に関するもの | 〃 | |
(28) 広報誌 | 〃 | |
(29) 庶務 | 5 | |
(30) 復命書 | 〃 | |
(31) 雑件 | 1 | |
出納室 | (1) 出納簿 | 20 |
(2) 歳入内訳簿 | 〃 | |
(3) 歳入歳出外出納簿 | 〃 | |
(4) 指定金融機関収支報告書 | 〃 | |
産業課 | (1) 例規 | 永久 |
(2) 主要食糧需給調査 | 20 | |
(3) 地下資源 | 〃 | |
(4) 商工業 | 10 | |
(5) 商工金融 | 〃 | |
(6) 商工諸団体 | 〃 | |
(7) 計量器 | 〃 | |
(8) 銃砲火薬 | 〃 | |
(9) 中頓別町中小企業金融 | 〃 | |
(10) 観光開発 | 20 | |
(11) 観光 | 10 | |
(12) 農業振興地域整備計画書 | 永久 | |
(13) 林業振興地域整備計画書 | 〃 | |
(14) 保安林綴 | 〃 | |
(15) 中頓別町森林施業計画書 | 〃 | |
(16) 分収造林契約関係綴 | 〃 | |
(17) 民有林林道台帳 | 〃 | |
(18) 町有林台帳 | 〃 | |
(19) 農道台帳 | 〃 | |
(20) 農業・林道用地取得に関する書類 | 〃 | |
(21) 土地改良事業に関する書類 | 〃 | |
(22) 補助事業に関する書類 | 20 | |
(23) 林道関係資料・統計綴 | 〃 | |
(24) 造林事業に関する書類 | 〃 | |
(25) 森林総合整備計画書 | 〃 | |
(26) 宗谷国有林の森林計画書 | 〃 | |
(27) 山村林業構造改善事業計画書 | 〃 | |
(28) 中頓別町森林整備計画書 | 〃 | |
(29) 治山事業綴 | 〃 | |
(30) 森林国営保険綴 | 10 | |
(31) 北海道鳥獣保護事業計画書 | 〃 | |
(32) 公有林資金起債綴 | 〃 | |
(33) 林業経営改善計画書 | 〃 | |
(34) 農林業外郭団体綴 | 〃 | |
(35) 造林事業契約綴 | 〃 | |
(36) 林地開発許可綴 | 〃 | |
(37) 記念植樹綴 | 〃 | |
(38) 伐採届出書 | 〃 | |
(39) ヒグマ対策に関する書類 | 〃 | |
(40) 緑化推進綴 | 〃 | |
(41) 鳥獣飼養許可に関する書類 | 〃 | |
(42) 有害鳥獣駆除許可に関する書類 | 〃 | |
(43) 危険動物飼養綴 | 〃 | |
(44) 畜産施設 | 20 | |
(45) 負債整理資金 | 〃 | |
(46) 農業団体 | 10 | |
(47) 家畜防疫 | 〃 | |
(48) 畜産団体 | 5 | |
(49) 町営放牧場 | 〃 | |
(50) 土地改良財産 | 永久 | |
(51) 基盤整備事業関係 | 20 | |
(52) 農林業用施設災害復旧 | 〃 | |
(53) 土地改良事業分担金 | 10 | |
(54) 土地改良事業賦課金 | 〃 | |
(55) 復命書 | 5 | |
(56) 庶務 | 〃 | |
(57) 雑件 | 1 | |
建設課 | (1) 例規 | 永久 |
(2) 土木施設 | 20 | |
(3) 災害復旧 | 〃 | |
(4) 土木営繕維持 | 10 | |
(5) 土木外郭団体 | 5 | |
(6) 建築工事 | 20 | |
(7) 建築確認申請 | 10 | |
(8) 融資住宅 | 〃 | |
(9) 公営住宅事務 | 〃 | |
(10) 融資住宅事務 | 〃 | |
(11) 河川敷地 | 永久 | |
(12) 建築融資台帳 | 〃 | |
(13) 道路台帳 | 〃 | |
(14) 道路占用台帳 | 〃 | |
(15) 土木統計 | 20 | |
(16) 雑産物採取 | 1 | |
(17) 土木機械管理台帳 | 永久 | |
(18) 除雪関係 | 5 | |
(19) 作業日報 | 3 | |
(20) 財産台帳 | 永久 | |
(21) 備品台帳 | 〃 | |
(22) 契約及び営造物 | 〃 | |
(23) 地籍成果品等修正処理簿 | 〃 | |
(24) 地籍承諾書 | 〃 | |
(25) 地籍認証書 | 〃 | |
(26) 地籍補助金関係 | 20 | |
(27) 地籍事業計画 | 〃 | |
(28) 地籍算定簿 | 〃 | |
(29) 地籍測量業務委託設計図書 | 〃 | |
(30) 地籍立会通知書 | 〃 | |
(31) 地籍認証関係 | 〃 | |
(32) 地籍本閲覧関係 | 〃 | |
(33) 地籍仮閲覧関係 | 〃 | |
(34) 地籍委任状 | 〃 | |
(35) 公営住宅請書 | 10 | |
(36) 地籍業務指示書 | 〃 | |
(37) 地籍基準点関係 | 〃 | |
(38) 地籍復元測量依頼書 | 〃 | |
(39) 地籍各種会議等案内文書 | 〃 | |
(40) 損害保険加入書 | 5 | |
(41) 水道施設工事 | 永久 | |
(42) 水質試験 | 〃 | |
(43) 水道計画 | 〃 | |
(44) 給水装置台帳 | 〃 | |
(45) 水利権台帳 | 〃 | |
(46) 道路占用・河川占用 | 〃 | |
(47) 施設維持管理 | 10 | |
(48) 水道事務 | 〃 | |
(49) 給水工事 | 5 | |
(50) 使用料・手数料 | 〃 | |
(51) 工事日誌 | 3 | |
(52) 下水道計画 | 永久 | |
(53) 下水道施設工事 | 〃 | |
(54) 道路占用・河川占用 | 〃 | |
(55) 各戸施設台帳 | 〃 | |
(56) 施設維持管理 | 10 | |
(57) 各戸施設工事 | 5 | |
(58) 使用料・手数料 | 〃 | |
(59) 下水道統計 | 〃 | |
(60) 復命書 | 5 | |
(61) 庶務 | 〃 | |
(62) 雑件 | 1 | |
保健福祉課 | (1) 例規 | 永久 |
(2) 生活保護台帳 | 20 | |
(3) 日赤社員台帳 | 〃 | |
(4) 民生委員協議会 | 10 | |
(5) 生活保護 | 〃 | |
(6) 児童福祉 | 〃 | |
(7) 母子福祉 | 〃 | |
(8) 身体障害者福祉 | 〃 | |
(9) 知的障害者福祉 | 〃 | |
(10) 老人福祉 | 〃 | |
(11) 児童手当 | 〃 | |
(12) 児童扶養手当 | 〃 | |
(13) 戦没(傷)者援護 | 〃 | |
(14) 災害救助 | 〃 | |
(15) 削除 | 〃 | |
(16) 福祉施設 | 5 | |
(17) 日本赤十字社 | 〃 | |
(18)から(20)まで 削除 | 〃 | |
(21) 各種補助(負担)金 | 〃 | |
(22) 国保条例、規程 | 永久 | |
(23) 療養費、高額療養費、葬祭費、助産費支給 | 10 | |
(24) 予算・決算 | 5 | |
(25) 国保運営協議会 | 〃 | |
(26) 国民健康保健施設 | 〃 | |
(27) 諸統計 | 〃 | |
(28) 事業状況報告書 | 〃 | |
(29) 趣旨普及 | 〃 | |
(30) 国保連合会 | 〃 | |
(31) 保健センター関係 | 〃 | |
(32) 成人病関係 | 〃 | |
(33) 精神衛生関係 | 〃 | |
(34) 老人保健関係 | 〃 | |
(35) 老人医療関係 | 〃 | |
(36) 乳幼児医療関係 | 〃 | |
(37) 育成医療関係 | 〃 | |
(38) 難病関係 | 〃 | |
(39) 北海道自治体病院開設者協議会関係 | 〃 | |
(40) 宗谷地区医療対策協議会関係 | 〃 | |
(41) 母子保健関係 | 3 | |
(42) 母子栄養強化関係 | 〃 | |
(43) 予防接種関係 | 〃 | |
(44) 歯科診療所関係 | 5 | |
(45) 結核予防関係 | 3 | |
(46) 環境衛生関係 | 3 | |
(47) 食品衛生関係 | 〃 | |
(48) 畜犬登録狂犬病関係 | 〃 | |
(49) へい獣処理関係 | 〃 | |
(50) 伝染病関係 | 5 | |
(51) 公衆浴場関係 | 〃 | |
(52) 南宗谷施設組合 | 3 | |
(53) 塵芥及びし尿処理関係 | 〃 | |
(54) 献血推進(日赤)関係 | 〃 | |
(55) 覚せい剤関係 | 〃 | |
(56) 復命書 | 5 | |
(57) 庶務 | 〃 | |
(58) 雑件 | 1 |
