○中頓別町役場処務規程
昭和54年3月15日
規程第1号
目次
第1章 総則(第1条)
第2章 事務の処理
第1節 文書の接受及び配布(第2条―第5条)
第2節 文書の処理(第6条―第23条)
第3節 文書の発送(第24条―第27条)
第4節 文書の方式(第28条・第29条)
第3章 服務(第30条―第41条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 本町事務の処理並びに職員の服務は別に定めるものを除きこの規程による。
(一部改正〔平成28年訓令15号〕)
第2章 事務の処理
第1節 文書の接受及び配布
(収受配布)
第2条 到着した文書は(電信その他印刷物を含む。)総務課が直ちに次の各号により、収受配布する。ただし、入札、訴訟及び審査請求に関する文書(封皮にそれぞれ明記あるものは封のまま)は、即刻到着日時を記載するものとする。
(1) 親展でない文書は、開封の上余白(原則として右下とする。)に受付印(第1号様式)を押して、各課別に分類のうえ簡易な文書は主管課長に、その他は副町長を経て町長に提出する。
(2) 親展文書は、封のまま、町長に提出する。
(3) 金券は、これを金券交付簿(第2号様式)に記載し添付書類とともに総務課長を経て副町長に提出する。
(一部改正〔平成16年規程4号・19年2号・28年訓令15号〕)
(文書の交付)
第3条 町長の検閲を受けた文書は、総務係が直ちにこれを主管課長に交付する。
(町長、副町長自からの文書)
第4条 町長、副町長自から処理する文書は、直ちに返付する。
(一部改正〔平成19年規程2号〕)
(執務時間外の文書)
第5条 執務時間外に到着した文書は、電報又は即日処理を要すると認めるものを除き、次の登庁時限後これを配布する。
第2節 文書の処理
(主管課の処理)
第6条 課長から文書の交付を受けたときは、自から処理するものを除き主管課に配布し処理させるものとする。
(一部改正〔平成16年規程4号〕)
(即日処理)
第7条 文書は即日処理しなければならない。ただし、即日処理できないものは、あらかじめ着手年月日を定め上司の承認を受けなければならない。重要又は異例に属する文書若しくは疑義あるものは、その処理について、あらかじめ上司の指揮を受けなければならない。
(発信文書の記号)
第8条 発信する文書(照会、回答を含む。)の記号は「中」の字の次に課、グループ名の頭字を加え(例 中総住号)、秘密に属するものは「中」の字の上に「((秘))」の字を加えるものとする。
(一部改正〔平成16年規程4号〕)
(諸証明、謄抄本閲覧)
第10条 諸証明、謄抄本の交付及び公簿閲覧の申請は口頭でも文書でも、謄抄本証明書交付申請書(第4号様式)をもつて処理する。
(軽易事項の処分案)
第11条 事の軽易なもの又は正規定例あるものは余白その他帳簿をもつて処分案を起すことができる。
(経由文書の処理)
第12条 経由文書で副申を要しないものは、経由進達簿(第5号様式)により処理する。
(寄附申出の処理)
第13条 寄附申出に属するものは、寄附申出整理簿(第6号様式)により処理する。
(諸届等の処理)
第14条 諸届その他通知等にして台帳類に記入するをもつて終るものは、その欄外に「登記完結」と朱書し、決裁を経て登記の際その年月日を朱書するものとする。
2 前項の外、処分を要しない文章はその欄外に「閲覧済完結」と朱書し、決裁を受け、決裁年月日を欄外に朱書しなければならない。
(提案用紙)
第15条 前数条の外すべて提案用紙(第7号様式)をもつて処理するものとする。
(回議)
第16条 回議文書は、次の各号によらなければならない。
(1) 関係文書は、最初に接授発送したものを下にしこれを関連して処理したものを順次上部に添付し、事件の経過を知り易くするものとする。
(2) 処分に必要あるものは、文案の冒頭又は余白若しくは欄外に起案理由、関係法令参考書の全文又は主旨、予算関係等を摘記すること。
(3) 文書は明確に努め、文章等を訂正するときはその部分に横線を引き訂正印をする。
(4) 電報案は、特に簡明を旨とし誤解しやすい字句は避けること。
(5) 急を要するものは、持廻り決裁を受けるものとし重要なものは「重要」と朱書し、秘密を要するものは「((秘))」と、登記を要するものは「要登記」、将来制定されるもの、沿革資料になるものは「例規」「沿革資料」、説明を要するものは「要説明」と欄外に朱書すること。なお、秘密に属する文書は「((秘))」と朱書した別袋に収めること。
(6) 施行後完結する文章は、欄外に施行済完結と朱書すること。
(7) 完結直前のものに限り保存年限、編さん類月を記入すること。
(8) 施行上特殊の取扱いを要するものは「至急」「親展」「((秘))」「速達」「書留」「配達証明」「内容証明」「特使」「選挙事務」等を欄外に朱書すること。
(回議文書の合議)
第17条 回議文書にして他課に関係あるものは秘密に属するものを除く外、その課に合議しなければならない。
2 総務課に合議すべき事項は次のとおりとする。
(1) 条例、規則、規程、告示、庁達の制定、改廃、発布に関すること。
(2) 法令の解釈に関すること。
(3) 陳情、請願、訴訟審査請求、抗告に関すること。
(4) 工事及び物品供給等の契約及び将来負担に属する行為
(5) 諸会合開催
(6) 歳入歳出予算及びその補正予算
(7) 事犯に関すること。
(8) 褒賞、寄附に関すること。
(9) 沿革資料となるべきもの
(10) 事務監査に関すること。
(11) 町内紛騒に関すること。
(12) 町内各種団体で総合運営上緊急と認めたこと。
(13) 事業計画の策定、変更に関すること。
(14) 特に重要なる処分に関すること。
(一部改正〔平成28年訓令15号〕)
(意見の調整)
第18条 前条の場合、関係各課において意見の異つたときは、協議し、なおその意見が一致しないときは、上司の指揮を受けなければならない。
(回議主旨の変更)
第19条 回議文書の決裁に際し、その主旨を変更せられたるときは、施行前副町長及び合議をなしたる関係課に回示しなければならない。
(一部改正〔平成19年規程2号〕)
(回議文書袋)
第20条 回議文書は、総て担当課、グループを朱書し文書袋に収め提出すること。
(一部改正〔平成16年規程4号〕)
(保留文書の処理)
第21条 上司の命により、その処分を一時保留する文書には、その旨欄外に朱書し、又は付箋をもつて明示し保管するものとする。
(一部改正〔平成11年規程5号〕)
(未完結文書の収納)
第22条 未完結文書は、回議中に属するもの、編さん完了前のものを除き指定の未結文書箱に収納し散乱のおそれがないようにしなければならない。
(未完結文書の検閲)
第23条 未完結文書又は諸帳簿類は、随時副町長において検閲し、その処理に関して適当の指揮をなし、同時にその結果を町長に報告するものとする。
(一部改正〔平成19年規程2号〕)
第3節 文書の発送
(浄書、校合、発送)
第24条 文書は、主務課において、浄書、校合をなし次の各号の手続きを経た上退庁1時間前に指定発送箱に投入しなければならない。
(1) 回議文書には、施行の年月日を記入し取扱者認印をすること。
(2) 令達文書は、令達番号簿(第8号様式)に登記番号を附すること。ただし、番号は毎年更新する。
(3) 経由文書にして副申を要しないものは、本書の欄外に発送年月日を記入し職印を捺印すること。
(4) 公印の捺印を要するものは、これをなし、秘密文書又は特殊の取扱いを要するものは、第16条第8号の表示をなすこと。
(5) 小包その他特殊の包装を要するものは、荷造りをなすこと。
(一部改正〔平成11年規程5号〕)
(時間外、休日の発信文書)
第26条 退庁時限後又は休日に発送するものは、前2条の規定に準じ、当直がこれを行う。
(一部改正〔平成11年規程5号〕)
(郵便料金)
第27条 郵便切手は、総務課において購入し保管するものとする。
第4節 文書の方式
(令達の種類)
第28条 令達の種類は次のとおりである。
(1) 条例 自治法に基づき条例としてこれを設けるもの
(2) 規則 自治法に基づき規則としてこれを設けるもの
(3) 規程 条例規則以外に事務の執行その他を規定するもの
(4) 訓令 所管の行政機関に対して発するもの
(5) 告示 町内の全部又は一部に公布するもの
(6) 公示 町内の全部又は一部に公示するもの
(7) 指令 申請又は願いに対し指揮命令するもの
(8) 内達 庁中の全部又は一部に指揮命令するもの
(9) 達 申請又は願を待たず指揮命令するもの
(一部改正〔平成11年規程5号〕)
(文例)
第29条 文書の文例は、北海道公用文例によるものとする。
第3章 服務
(登庁)
第30条 職員は定刻前に登庁し、出勤簿に捺印の上執務の体制を整え別に定める朝会及び行事に参会した後事務を開始するものとする。
(事故等の届出)
第31条 職員は、次の場合事前に又はただちに主務課長に届出るものとする。
(1) 定刻に出勤することができないとき、又は遅刻したとき。
(2) 早退しようとするとき。
(一部改正〔平成11年規程5号〕)
(職員の届出承認)
第32条 勤務地を離れるとき(片道100km未満の日帰りは、除く。)は、事前に私事旅行届(第12号様式)を管理職員は副町長に、その他の職員は主務課長に提出し承認を得なければならない。
2 病気のため療養しようとするときは、医師の診断書を添えて管理職員は副町長に、その他の職員は主務課長に届出て承認を受けるものとする。この場合、副町長又は主務課長は、医師の診断書を総務課に回付するものとする。
(全部改正〔平成11年規程5号〕、一部改正〔平成19年規程2号〕)
(欠勤等の場合の事務処理)
第33条 欠勤、早退、出張(外勤を含む。)の場合は、担当事務の処理に関し必要な事項をあらかじめ主務課長又は課員に連絡し、渋滞のおそれのないようにしなければならない。
(一部改正〔平成11年規程5号〕)
(職員の出張)
第34条 出張を命ぜられたものは、次の各号によらなければならない。
(1) 出発、帰着ともその都度、管理職員は副町長に、その他の職員は主務課長に口頭で報告するものとする。
(2) 予定日数内に用務を完了することを得ないと認めるときは、その事由を説明し指揮を受けること。
(3) 受命事項でなくても重要事件を関知したときは、速やかにこれを報告すること。
(4) 帰着したときは、3日以内に復命書を提出すること。ただし、事件により要領を口頭又は処理案その他文書をもつて復命書に代えることができる。
(一部改正〔平成11年規程5号・19年2号〕)
(帰着執務)
第35条 町外出張より勤務時間内に帰着したときは直に登庁し、急要事件の処理に遺憾のないようにしなければならない。
(文書の収蔵)
第36条 退庁するとき、その所管の文書物件等は所定の箇所に整備、収蔵し散乱のおそれのなきことを期するものとする。退庁後において当直の管掌を要する物品は、退庁の際これを当直員に回付し、翌日これを受取るものとする。
(時間外登庁)
第37条 執務時間外に臨時登庁したときは登庁退庁とも、当直員に報告し退庁の際は火気に注意し、その取締りを引継がなければならない。
(非常事故の発生)
第38条 近火その他事変あるときは、速やかに参庁し上司の指揮を待つものとする。ただし、緊急にしてそのゆとりがないときは、臨機の措置をとるものとする。
(文書の持出禁止等)
第39条 文書その他の設備品は、副町長、主務課長の許可なくして、これを他に示し又は謄写せしめ若しくは貸付或いは持出しすることができない。
(一部改正〔平成11年規程5号・19年2号〕)
(分掌事項の変更等)
第40条 退職転任又は分掌事項の変更を命ぜられたときは、副町長指名の職員にその担当事務の引継ぎをし、結果を連署して副町長に届出なければならない。
(一部改正〔平成11年規程5号・19年2号〕)
(車両の運行管理)
第41条 車両を管理するものは、常に安全運行に心がけるとともに運行管理を記録(第13号様式)するため台帳を整備しなければならない。
附則
1 この規程は、公布の日から施行する。
2 中頓別町役場処務規程(昭和23年規程第1号)は、廃止する。
附則(平成11年規程第5号)
この規程は、平成11年9月1日から施行する。
附則(平成16年規程第4号)
1 この規程は、平成16年10月1日から施行する。
2 この規程の施行の際現にされている申請その他の行為でこの規程の施行の日においてこれらの行為に係る事務を行なうべき者が異なることとなるものの処理については、この規程による改正後の規程の規定にかかわらず、なお従前の例による。
3 この規程の施行の際現にこの規程による改正前の規程の規定に基づいて作成されている用紙がある場合においては、この規程による改正後の規程の規定にかかわらず、当分の間必要な調整をして使用することを妨げない。
附則(平成19年規程第2号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月29日訓令第15号)
この訓令は、公布の日から施行する。
(一部改正〔平成19年規程2号〕)
(一部改正〔平成16年規程4号〕)
(一部改正〔平成16年規程4号・19年2号〕)
(一部改正〔平成16年規程4号〕)
(一部改正〔平成16年規程4号・19年2号〕)
(一部改正〔平成16年規程4号・19年2号〕)
(一部改正〔平成16年規程4号・19年2号〕)
(一部改正〔平成19年規程2号〕)
(一部改正〔平成16年規程4号〕)
(一部改正〔平成16年規程4号〕)
