○中川町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成23年11月4日
訓令第17号
(趣旨)
第1条 この要綱は、戸籍情報システムの運用に係るデータの保護及び管理について必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この要綱において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 戸籍情報システム 戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍、附票及び人口動態調査票等を磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、附票事務、人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ、プログラム、ドキュメント等の的確な管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、住民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、定期又は随時に、磁気記録及びプログラムの異状の有無を点検しなければならない。
3 前項の点検を委託して実施する場合には、戸籍データの保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。
4 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。なお、保護管理者は、事故が発生したときは速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍法(昭和22年法律第224号)第1条第1項に定める、戸籍管掌者に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 保護管理者は、端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、住民課長補佐をもって充てる。
(データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの変更、漏えい、滅失、毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末機は、関係者以外の者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力された戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力された戸籍データは、施錠できる場所に保管し、不要となった時点で速やかに焼却、裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄するときには、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的以外に使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること
(端末機の操作)
第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ行ってはならない。
2 端末機の操作は、戸籍事務、附票事務及び戸籍関連事務に必要なとき以外は行ってはならない。また、戸籍に関する見出しデータ及び戸籍データは、戸籍事務、附票事務及び戸籍関連事務に必要なとき以外は検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第15条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚と戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の研修及び教育訓練を実施することとする。
附則
この要綱は、戸籍法(昭和22年法律第224号)第118条第1項の規定による、法務大臣の指定を受けた日から施行する。
附則(令和6年3月29日訓令第8号)
この要綱は、令和6年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 | |
戸籍用サーバ | 保護管理者 | 電子計算機室の施錠できる戸籍専用ラック設置 電子計算機室内の施錠できる戸籍専用ラックの鍵の管理 パスワードによる起動 | サーバは電子計算機室内の施錠できる戸籍専用ラックに設置し、保護管理者が指定した職員がその鍵を管理する。 サーバを起動する者は、保護管理者の指定した職員が起動させる。 |
戸籍用クライアント | 保護管理者 | パスワードによる起動 システム使用状況リスト | クライアントを起動する者は、保護管理者から付与されたパスワードを入力し、起動させる。 システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のできる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | バックアップ記録リスト 施錠のできる書庫 | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のできる保管庫で管理する。 |
「戸籍総合システムブックレス」のプログラム | 保護管理者 | 複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。 |