○厚真町文書編さん保存管理規程
令和4年4月1日
訓令第12号
(趣旨)
第1条 この規定は、厚真町役場における文書の編さん、保存及び管理について必要な事項を定めるものとする。
(文書の編さん方法)
第2条 文書は原則として、暦年によるものは単年、会計年度によるものは単年度ごとに各簿冊に編さんしなければならない。ただし、文書の内容により、年又は年度を継続して編さんせざるをえない場合は、この限りではない。
2 ファイルの種類は、原則として紙製のフラットファイル又は紙製の背幅伸縮ファイルを使用するものとする。
(完結文書の登録)
第3条 新たな簿冊を作成した際には、その検索を速やかに行わせるために、文書目録に簿冊名称、発生年度、廃棄年度、分類等を記載しなければならない。
2 簿冊は、その背の部分にラベルを用い、簿冊名称、発生年度、廃棄年度、分類等を表示するものとする。
(文書の分類)
第4条 文書の分類は、大分類、中分類、小分類により構成し、事務事業の性質、内容等に応じた系統的な分類としなければならない。
(文書の保管)
第5条 完結した文書は、完結した日の属する年の翌年又は当該年度の翌年度の終了日まで、主管課の執務室内で保管するものとする。
(文書の保存)
第6条 主管課長は、前条の規定により執務室において1年間の保管が終了した文書のうち、保存年限が永年、10年、5年、3年の文書については、毎年度6月末までに、総務課長が指定する文書保存箱に保存期間別に格納して、書庫の所定の書架に保存しなければならない。
(文書の保存年限)
第7条 文書の保存年限は次の5種とし、保存年限基準表(別表第1)に基づき、主管課長が定めるものとする。
(1) 第1種 永年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成するまでの間証拠として保存を要する文書は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。
3 区分の決定が困難な完結文書は、総務課長と協議して主管課長がその区分を定めるものとする。
(随時廃棄文書)
第8条 容易に再取得できる文書、その他特に保存の必要がないと認められる文書については、前条の規定にかかわらず随時廃棄することができる。
(文書の保存年限起算)
第9条 文書の保存年限は、暦年によるものは当該文書の完結した日の属する年の翌年1月1日、会計年度によるものは当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。
(文書の廃棄)
第10条 主管課長は、保存期間の満了した保存文書について、当該満了した翌年度の5月末までに、総務課長の発出する廃棄リストにより廃棄しなければならない。
2 保存文書を廃棄するときは、個人情報に関するもの、秘密保持を必要とするもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、裁断、焼却その他適切な方法により廃棄しなければならない。
(保存期間の延長)
第11条 主管課長は前条の規定にかかわらず、保存期間が満了した文書のうち、引き続いて保存の必要があるものについては、保存期間を延長することができる。
(書庫の管理)
第12条 書庫は、総務課長が管理するものとする。
(保存文書の閲覧及び貸出し)
第13条 書庫に保存している文書の閲覧又は貸出しを受けるときは、総務課長に対して保存文書閲覧・貸出申請書(様式第2号)に必要事項を記入し、総務課長の承認を得なければならない。
2 保存文書の貸出期間は、原則として7日以内とする。ただし、総務課長において必要があると認めたときは、貸出を拒否し、又は期間内でもこれを返還させることができる。
3 閲覧及び貸出しを受けた文書を紛失、又は汚損したときは速やかに総務課長に届け出なければならない。
4 保存文書を庁外に持ち出してはならない。ただし、総務課長の承認を得たときはこの限りではない。
5 保存文書は、いかなる理由があっても、抜き取り、取り換え、増てつをし、又は他人に貸与してはならない。
(文書取扱主任の設置)
第14条 各グループに文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、各グループリーダーをもって充てる。
(文書取扱主任の職務)
第15条 文書取扱主任は、文書事務の迅速かつ適正な運営を図るため、当該主管課長の命により当該グループに属する職員に対して次の指示を行う。
(1) 文書管理の改善に関すること。
(2) 文書の整理、編さんに関すること。
(3) 文書の保管、保存、引継ぎ、廃棄に関すること。
(4) その他文書の管理に関し必要なこと。
附則
別表第1(第7条関係)
保存年限基準表
保存年限 | 文書の種類 | 例示 |
永年 | 1 例規、令達等に関する文書 | 条例、規則等の制定・改廃原議文書 |
告示、訓令その他例規の原義文書 | ||
2 議会関係文書で特に重要なもの | 議会議案の原本、議決、会議録、会議結果報告書 | |
3 行政境界、字名変更等に関する文書 | 町の存立の基本に関する文書 | |
4 叙位叙勲、褒賞、表彰、儀式に関する文書 | ||
5 所轄行政庁の例規、通達その他の文書で特に重要なもの | 国又は道の令達文書、重要な通知 | |
6 不服申立て及び訴訟等についての文書 | 審査請求、訴訟等に関する文書 | |
賠償に関する文書 | ||
7 財産関係についての文書で特に重要なもの | 公有財産の取得及び処分に関する文書 | |
8 長期債に関する文書 | 長期債の借入償還に関する文書 | |
9 職員の任免、進退、賞罰等についての文書及び履歴書 | 職員名簿、採用試験に関する文書、任用履歴書、昇任及び昇格に関する文書、配置換えに関する文書 | |
分限・懲戒に関する文書 | ||
10 統計に関する文書で特に重要なもの | 町勢要覧、各種統計書、人口動態調査結果書、国勢調査結果書 | |
11 契約その他権利義務に関する文書で特に重要なもの | 財産に関する権利の得失及び貸借に関する文書 | |
土地、建物等の取得、処分、交換、貸借等に関する文書で、権利義務に直接関係するもの | ||
12 特に重要な計画及びその実施についての文書 | 主要な施設の設置、路線の認定その他制度的変更を伴う重要施策に関する文書 | |
事務事業の指針又は将来の例証となる文書 | ||
新たに起こった主要な事務事業に関する文書 | ||
13 町長及び副町長の事務引継についての文書 | 法令に基づく事務引継書 | |
14 予算、決算及び出納に関する文書で特に重要なもの(会計管理者及び財政主管課所管のものに限る。) | 予算書及び予算説明書の原本、決算書及び決算説明書の原本 | |
現金出納簿の原本 | ||
15 厚真町の沿革に関する文書で将来の参考又は例証となるもの | ||
16 その他永年保存の必要があると認める文書 | ||
10年 | 1 許可、認可、登録その他の行政処分に関する文書で重要なもの | |
2 租税その他各種公課についての文書で重要なもの | ||
3 建議書、請願書、陳情書等で重要なもの | ||
4 工事に関する設計及び施工に関する文書で重要なもの | 工事契約書、設計書 | |
5 予算、決算及び出納に関する文書及び証書(会計管理者及び財政主管課所管のものに限る。) | 調定兼収入通知書、領収済通知書、領収書原符、領収証書、支出命令書 | |
6 その他10年保存の必要があると認める文書 | 補助金・負担金に関する文書で重要なもの | |
5年 | 1 第1種及び第2種に属さない官公署の往復文書 | |
2 人事、給与等に関する文書 | 会計年度任用職員、非常勤職員の採用その他の人事に関する文書 | |
3 事業に関する計画及び実施に関する文書 | ||
4 寄付採納に関する文書で重要なもの | ||
5 その他5年保存の必要があると認める文書 | 補助金・負担金に関する文書 | |
委託契約書 | ||
3年 | 1 申請及び届出に関する文書 | |
2 定例的業務の往復文書 | 通知、依頼、報告、照会、回答等 | |
3 軽易な営繕に関する文書 | ||
4 事故関連文書 | ||
5 その他3年保存の必要があると認める文書 | ||
1年 | 1 文書の収受及び発送に関する帳簿類 | 文書発送簿、文書受付簿、郵便切手受払簿 |
2 軽易な往復文書 | 通知、依頼、報告、照会、回答等 | |
3 その他1年保存の必要があると認める文書 | ||
保存不要の文書 | 1 供覧等の事務処理後、直ちに廃棄する文書 | 図書、物品等のあっせんに係る文書 |
催物、行事、会議等を不特定多数に周知させるものに係る文書 | ||
あいさつ状、案内状等供覧することにより、目的が達成される文書 | ||
その他軽易な文書で上記に準ずるもの |
注 この基準の対象となる文書は、原本・原義であり、コピーその他の複製文書は、原則として含まない。
