厚真町広聴事務規程

○厚真町広聴事務規程

令和3年4月26日

訓令第35号

(趣旨)

第1条　この規定は、広聴事務の処理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規定において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)　広聴事務　町政に対する町民の意見や要望を収集し、これを町政に反映させようとする事務をいう。

(対象となる広聴事案)

第3条　対象となる広聴事案は、町政に対する町民の意見、要望、苦情、提案及びこれらに準ずるもので次の各号に掲げるものとする。

(1)　町長に対する要望、苦情及び提案等に関するもの

(2)　住民運動及び議会活動に関するもの

(3)　関係する所管課が2つ以上にわたるもの

(4)　処理や回答について町長の指示を求める必要があるもの

(5)　自治会からの要望及び町政懇談会に関するもの

(6)　その他町長が広聴事案として扱うことが適当と認めるもの

(広聴事案の対応)

第4条　前条に掲げる広聴事案を広聴担当課で受付けたときは、町長に報告するとともに、広聴事案処理依頼書(様式第1号)に必要事項を記入の上、所管課の長に送付するものとし、受理した所管課の長は適切かつ速やかに処理するものとする。ただし、急を要する事案については、報告の前に送付できるものとする。

2　前条に掲げる広聴事案に該当する事案を所管課が直接受付けた場合は、広聴担当課の長に報告するものとし、該当しない事案については、所管課において速やかに処理するものとする。

3　前条3号に掲げる広聴事案については、広聴担当課で調整を図るものとする。

(回答)

第5条　広聴担当課から広聴事案の対応を依頼された所管課は、所管課における決裁を経て、速やかに当該広聴事案の発信者(以下「発信者」という。)に対し、対応について回答するとともに、回答に係る関係書類の写しを添付した広聴事案処理報告書(様式第2号)を広聴担当課に送付するものとする。

2　所管課は、対応にあたって調査・内部調整等を要する場合は、速やかに当該調査を行うこととする。その場合において対応が遅延する場合は、その旨を発信者に連絡するとともに、広聴担当課に報告するものとする。

3　広聴事案に対応する所管課が複数の場合は、第4条第3項で調整する主担当課が回答案を作成し、広聴担当課の合議を経て、町長の決裁を受けた後、速やかに発信者に回答するものとする。

4　発信者が回答を希望していない事案又は匿名や記載等が不完全で発信者を特定できない事案については、原則として回答しない。

(広聴事案の情報共有)

第6条　広聴担当課は、対応した広聴事案に係る台帳を作成・管理することとし、機密に属するものなど特別な事案を除き、庁中において、当該台帳により情報共有を図るものとする。

附則

この規程は、公布の日から施行する。