○住民基本台帳ネットワークにおける本人確認情報、住民基本台帳カードの管理規程
平成14年8月5日
訓令第6号
(趣旨)
第1条 住基ネットの情報資産(住基ネットに係る全ての情報並びにソフトウェア、ハードウェア、ネットワーク及び磁気ディスクをいう。以下同じ。)を適切に管理するため、「情報資産管理規程」を定め、これらの管理責任者及び管理方法を定める。
(情報資産管理)
第2条 住基ネットの情報資産について、管理責任者を置く。
2 前条の情報資産のうち、本人確認情報、当該本人確認情報が記録されたサーバに係る帳票及び住民基本台帳カードの管理責任者(以下「本人確認情報管理責任者」という。)及びこれら以外の情報資産の管理責任者(以下「情報資産管理責任者」という。)は、住民課長をもって充てる。
(本人確認情報管理責任者)
第3条 前条の本人確認情報管理責任者は、本人確認情報を取り扱うことができる者を指定するものとするとともに、当該本人確認情報の漏えい、滅失及びき損の防止その他の当該本人確認情報の適切な管理のための必要な措置を講じなければならない。
2 本人確認情報管理責任者は、本人確認情報の記録されたサーバに係る帳票及び住民基本台帳カード、当該情報資産の管理方法(操作者の指定を含む)を定めるものとする。
(取り扱うことのできる者の指定)
第4条 本人確認情報管理責任者は、本人確認情報を取り扱うことのできる者を指定する。
(1) 職員 現に住基ネットの事務に従事している職員とそれ以外の職員とに分かれる。それ以外の職員が本人確認情報を実際に取り扱う際は、本人確認情報管理責任者の許可を得る。
(2) 委託先事業者 本人確認情報の処理について委託を受けた事業者について、委託の都度、本人確認情報を取り扱うことができる者を指定する。ただし、当該指定は、必要最小限のものとしなければならない。
(本人確認情報取扱いの留意事項)
第5条 本人確認情報管理責任者は、本人確認情報の漏えい、滅失及びき損の防止その他の適切な管理のために次の留意事項を遵守するよう求めることができる。
(1) 業務上必要ない本人確認情報を表示しないこと。
(2) スクリーンセーバの機能を活用するなど、長時間にわたり本人確認情報をディスプレイに表示したままの状態にしないようにすること。
(3) 住基ネットの業務端末に係るディスプレイが、窓口に来庁している住民から見えない位置に置くこと。
(4) 画面のハードコピーは、必要以外に取らない。また、必要以外に画像データとして保管することを禁止し、紙媒体に出力してはならないこと。
(5) 入力、削除、及び訂正作業に用いた帳票等は、適切に管理し、保管すること。
(6) 本人確認情報に誤りがあった際に訂正を行う場合には、本人確認情報管理責任者の許可を得て行うこととし、その記録を残し、適正な期間保管を行うこと。
(7) 業務上必要のない検索・抽出・帳票の出力を行わないこと。
(8) 業務上の検索・抽出・帳票の出力を行う場合には、事前に要件を明確にすること。
(9) 住民記録システムとの整合性の確保のために、磁気ディスクに本人確認情報を保存する場合には、本人確認情報管理責任者の許可を得て行い、保存したことの記録を残し、適正な期間保管を行うこと。
(10) 離席時に業務アプリケーションを必ずログオフ又は終了させる。
(11) 大量に本人確認情報を出力することは基本的に実施しない。必要があって、大量に本人確認情報を出力する場合は、事前に本人確認情報管理責任者の決裁、承認を得て、その記録を残す。大量を定義する印刷物(整合性確認処理時のファイルへの出力数)等の量は20名以上とする。
(本人確認情報に関する秘密保持義務)
第6条 本人確認情報に関する秘密と本人確認情報の電子計算処理等に関する秘密を対象とする。これらの秘密は、単に、本人確認情報のみならず、住基ネットのセキュリティに関する技術情報や、パスワード、具体的な運用方法、マニュアル等も含まれるものであり、本人確認情報管理責任者は職員に周知する。
(サーバに係る帳票の管理)
第7条 コミュニケーションサーバにおいて出力される帳票の対象は、次のとおりとする。これらの帳票を基に、作成した帳票等がある場合には、その帳票についても対象とする。
(1) 広域交付住民票
(2) 転出証明書確認書
(3) 転入通知確認書
(4) 住民票コード通知表
(5) 住民票コード変更通知表
(6) 住民票の写しの広域交付・付記転入出処理件数一覧表
(7) 住民票コード要求・付番処理件数一覧表
(8) 本人確認情報更新処理件数一覧表
(9) 本人確認情報整合結果リスト
(10) 本人確認情報リスト
(11) 住民票の写しの広域交付・付記転入出処理件数年合計一覧票
(12) 住民票コード要求・付番処理件数年合計一覧票
(13) 本人確認情報更新処理件数年合計一覧票
(帳票出力)
第8条 本人確認情報管理責任者は、出力した帳票について以下のような事項を記録する。
(1) 出力帳票の種類
(2) 出力年月日
(3) 使用目的
(4) 申請者
(5) 枚数(数量)等
(帳票保管)
第9条 帳票の保管については、保管する数量、内訳等を記入し、施錠のできる書庫等に保管を行い、紛失及び盗難を防止するための措置を講じる。
2 本人確認情報管理責任者が交代する場合には、必ず引継書を作成して、現況を確認し、引き継ぐ。
(帳票の廃棄)
第10条 本人確認情報管理責任者は、保管期間等の終了に伴い帳票を廃止する場合や印刷ミス等で使用することができなくなった用紙を廃棄する場合、一般のゴミとして処分せず、次のような点に留意して帳票の廃棄を行う。
(1) 廃棄方法は、焼却、溶解や用紙を細かく裁断すること等によって、記述内容が判読することができないようにする。
(2) 保管していた帳票は、保管期間終了時には、その廃棄すべき帳票の内容及び数量を記録し、廃棄時にチェックを行う。
(3) 廃棄すると決定した帳票は、速やかに廃棄処分を行う。
(情報資産管理責任者)
第11条 情報資産管理者は、情報資産全般について統括的な管理を行うとともに、住基ネットを利用する部署と協議の上、住基ネットのオペレーション計画を定める責任を有することとする。
2 情報資産管理責任者は、必要な場合には権限の一部を住基ネットを利用する部署の長に委任することができる。
(情報資産の構成管理)
第12条 情報資産管理責任者は、情報資産を管理する区分毎に明確化する(以下「構成管理」という。)とともに、それぞれの区分毎に、以下の内容を規定する。
(1) 情報資産の障害に関すること
(2) 情報資産の保守に関すること
(3) 情報資産の性能に関すること
(情報資産の管理区分)
第13条 住基ネットに係るすべての情報、並びにソフトウェア、ハードウェア、ネットワーク及び磁気ディスクを管理する上で以下のとおり明確に区分する。
ハードウェアに関する情報資産 | サーバ・耐タンパー装置 |
操作者用ICカードリーダライタ | |
住民基本台帳カードリーダライタ | |
業務端末・プリンタ等 | |
スキャナー | |
ソフトウェアに関する情報資産 | OS |
業務アプリケーション | |
データベースソフトウェア | |
ウイルス対策ソフト等 | |
ネットワークに関する情報資産 | ファイアウォール |
ハブ・ケーブル | |
ラック等 | |
その他の情報資産 | 住民基本台帳カード |
セキュリティ情報 | |
バックアップした磁気ディスクドキュメント等 |
(情報資産の管理の留意事項)
第14条 情報資産管理責任者は次のとおり情報資産の管理を実施する。
| 障害に関すること | 保守に関すること | 性能に関すること |
ハードウェア管理 | ハードウェアの障害に備え、ハードウェアメーカ、関連機関等への連絡網を整備し、障害が発生した場合の「対応手順」を整備する。同時に、関係者に対し、「障害防止策」及び「対応手順」を周知徹底する。また、障害状況の把握及び障害対応を行い、重大な障害については、緊急時対応計画書に基づいて対応する。また、障害が発生しないよう防止対策を講じるとともに、対策が適正に実施されているか確認を行う。 | 保守対象機器を明確にし、継続して機器が使用できるよう保守業者と、保守作業を行う契約を締結する。保守の時期及び保守内容については、ハードウェアの機能、使用頻度等を勘案し、決定する。実施時において、データの抹消、漏えい等が発生しないよう、防止策を施す。さらに、保守作業の結果については、必ず報告することを義務付ける。 | ハードウェアの利用状況を定期的に分析する。その分析結果に基づき、ハードウェアの適正な設置を図るとともに、ハードウェアの導入を計画的に行う。ハードウェアの能力は、ピーク時に対処できるものとするが、運用で対応する方策も併せて実施し、機器の導入が過剰とならないように配慮する。 |
ソフトウェア管理 | 主に、コンピュータウイルス対策について行う。「コンピュータウイルス対策基準」等の基準を考慮して行い、操作者に対して周知する。感染した場合には、適切な対応措置を講じて、被害状況を指定情報処理機関等に報告することとし、今後の対応策についても検討する。 | 主に、ソフトウェアのバージョン管理及びバックアップ作業が中心である。バージョン管理については、指定情報処理機関の指示に従い実施する。許可無くバージョンアップを行ったり、指示に従わずにバージョンアップ作業を怠ったりしてはならない。個別調達機器に関しては、この限りではない。バックアップは、不測事態、障害対応に対しても有効であり、業務内容、及び処理形態に応じて、バックアップの範囲、記録する磁気ディスク、保管方法等について定める。 | 住基ネットで使用するソフトウェアについて性能管理を行う。業務端末等に、各団体で開発又は購入するソフトウェアを導入する場合、事前に、性能に関する調査を行い導入の是非を検討する。住基ネットに直接的に関係の無いソフトウェアを導入する場合には、住基ネットの運用に支障が無いことを確認する。 |
ネットワーク管理 | ネットワークの障害発生の検出、障害発生時対処、障害改修までのフォローアップ、障害直後対応、障害運転時対応、状況に応じた復旧作業、障害原因調査、障害改修後対応について必要な措置を講じる。また、障害予測、定期診断、ログの調査・解析を行いシステムの継続性の向上に努める。 | 円滑な運用を確保するため、ハードウェア資源の利用状況、回線トラフィック状況等を勘案して適宜、資源の配分について見直しを行う。運用保守等のためネットワークを停止するときは、あらかじめ、住基ネットを利用する部署及び指定情報処理機関に通知するものとする。ただし、緊急を要し十分な時間が無いと判断するときは、情報資産管理責任者の判断で停止することができる。 | 性能情報及び統計資料の収集と蓄積を行い、蓄積した性能情報の解析を行う。その結果に基づき、パホーマンス上のボトルネックを検出し、ボトルネックがある場合には改善措置を講じる。又、ネットワーク拡張、又は縮小を行う際には、計画の立案を行い、住基ネット事務の運用への影響を最小限にして実施する。 |
(耐タンパー装置用セットアップディスク等フロッピーディスクの管理)
第15条 耐タンパー装置の装着及び保守を行うために、耐タンパー装置用のセットアップディスクが耐タンパー装置にフロッピーディスクで同梱されている。このセットアップディスクは耐タンパー装置のセットアップに必要な重要情報が記録されており、セキュリティを確保する上で、大変重要な物となるので情報資産管理責任者は必ず、施錠できる保管庫でこれを管理する。
(耐タンパー装置用パスワードの管理)
第16条 耐タンパー装置の装着及び保守を行うために、耐タンパー装置用のセットアップディスクとともに耐タンパー装置用パスワードが、耐タンパー装置に紙で同梱されている。この耐タンパー装置用パスワードは、耐タンパー装置を保守管理するために必要なパスワードであり、セキュリティを確保する上で、大変重要な物となるので情報資産管理責任者は、これを適正に管理する必要がある。
(ドキュメントの管理)
第17条 基本設計書、各種手引書、マニュアル等のドキュメントは、本人確認情報の記載がない場合であっても、管理の対象とする。情報資産管理責任者は、住民基本管理台帳カード等と同様の管理を行う。
(磁気ディスクの情報削除)
第18条 機器の故障等により磁気ディスクを廃棄する場合、その機器に存在する情報が廃棄する過程において第三者に入手されることを防ぐために、磁気ディスクの物理的破壊、専用ソフトを使用したデータ消去など情報を復元できないような処理を実施する。又、廃棄にあたっては情報資産管理責任者の承認を得て行う。
(耐タンパー装置の廃棄)
第19条 耐タンパー装置を廃棄する場合は、情報資産管理責任者が必ず内部の重要情報の消去確認を行う。廃棄処分を委託する場合は、情報資産管理責任者が実際に最終処分が行われたかどうかの確認を必ず行うこと。
(オペレーション計画の作成)
第20条 情報資産管理責任者は、住基ネットを利用する部署と協議の上、以下の各計画について事前に作成する。詳細は、「システム構築手引書 運用保守手引書」を参照にする。
(1) 一定期間ごとに要員配置計画を策定する。
(2) 通常時・ピーク時・大量データ取扱い時のスケジュールをあらかじめ作成する。
(3) バックアップの処理に関して、必要な事項を定める。
(4) 緊急時の対応のために、緊急時対応手順の明確化、緊急時連絡体制の確認、緊急時対応手順の周知を行う。
(5) オペレーションに関する各計画の見直しを必要に応じて行う。
附則
この規程は、平成14年8月5日から施行する。
附則(平成21年9月29日訓令第9号)
この規程は、平成21年10月1日から施行する。
附則(平成26年5月30日訓令第13号)
この訓令は、平成26年6月1日から施行する。
附則(令和2年4月1日訓令第5号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。