2　保護管理者は、住民生活課に配置されている職員のうち、戸籍事務を処理することが可能であると判断される者を端末処理者に指定する。

3　前2項の指定は、毎年度4月1日に行うものとする。ただし、4月1日後に職員の配置替えが行われた場合には、その都度、指定を見直すものとする。

4　保護管理者、端末責任者及び端末処理者が処理することができる事務の範囲は、別表のとおりとする。

2　ドキュメントの廃棄については、裁断等の復元できない方法によるものとし、別紙2のドキュメント管理台帳(以下「ドキュメント管理台帳」という。)により、廃棄の日時、廃棄の方法及び作業者名を記録しなければならない。

3　ドキュメントの複写及び庁舎外への持ち出しについては、ドキュメント管理台帳により、複写又は持ち出しの日時、その目的及び作業者名を記載して、保護管理者の承認を受けなければならない。

4　庁舎外に持ち出したドキュメントの返還をしたとき及び複写物を廃棄したときは、前号で作成したドキュメント管理台帳により、保護管理者の確認を受けなければならない。

2　保護管理者は、発行したパスワードの管理台帳を作成し、これを施錠できるケースに収納して適切に管理しなければならない。

3　パスワードは、端末処理者の事務権限ごとに設定するものとし、パスワードを付与された端末処理者は、自己のパスワードを他の端末処理者を含む全ての第三者への開示を制限されるものである。

4　パスワードを付与された者以外の者の戸籍情報システムの操作は、これを禁じる。

5　パスワードは、不定期に年1回以上の更新をしなければならない。

2　サーバは起動時の障害発生によるリスクを軽減するため、24時間運転を原則とし、毎第1金曜日の閉庁後に再起動を行う。なお、当該日が閉庁日にあたる場合には、直前の通常業務日の閉庁後に実施する。

3　サーバの24時間運転のセキュリティ確保のため、電源切断用ハブを導入し、タイマーによるアクセス制限措置を行う。

4　ディスプレー及びプリンター以外の機器の更新にあっては、全てのデータを消去したうえで、その記録媒体を取り外し、破壊することにより復元が不可能な状況にしてから廃棄しなければならない。

5　前項の廃棄の状況については報告書を作成し、町長の決裁を受けた後、ドキュメント管理台帳とともに保管しなければならない。

2　前項の確定作業は、入力されたデータの内容を十分に確認したうえで行わなければならない。

この要綱は、平成26年3月8日から施行する。