○滝上町文書編集保存規程
平成15年3月31日
訓令第5号
滝上町文書編集保存規程(昭和28年訓令第7号)の全部を改正する。
(主旨)
第1条 滝上町における文書(図面及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつて認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)の編集保存については、別に定めのある場合を除く外、この規程の定めるところによる。
(1) 主管課 当該文書に係る事案を所管する課(課に相当する組織を含む。)
(2) 主管係 当該文書に係る事案を所管する係をいう。
(3) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。
(4) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。
(5) 保管 未完結文書及び第8条に規定する保存年限の起算日までの間における完結文書を主管課事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。
(6) 保存 完結文書を書庫に収納しておくことをいう。
(文書取扱責任者の設置等)
第3条 主管係の文書取扱責任者は、係長職(係長を置かない主管課にあつては、係長と同等の職にある者又は主管課長が指名した者)をもつて充てる。
(文書取扱責任者の職務)
第4条 文書取扱責任者は、主管課長の命を受け、次の各号に掲げる事務を掌理する。
(1) 保管文書の整理に関すること。
(2) 保存文書の整理に関すること。
(3) 文書編纂の促進に関すること。
(4) 文書保存年限表の作成及び整備に関すること。
(5) 保存文書目録及び廃棄文書目録の作成及び整備に関すること。
(6) 文書の廃棄促進に関すること。
(7) その他文書の管理に関し必要な事項
(保存年限の区分)
第5条 文書の保存年限の種別及び基準はおおむね別表のとおりとするが、各主管課における具体的な分類は別に定める文書分類表によるものとする。
2 前項の規定にかかわらず、法令等により保存期間に定めのある文書又は時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、それぞれ法令等に定めのある期間又は時効が完成するまでの期間を保存年限とする。
(保存年限の起算日)
第6条 完結文書の保存期間の起算日は、当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、次に掲げる文書の保存期間の起算日は、当該各号に定める日とする。
(1) 暦年により処理する文書 当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日
(2) 4月1日から5月31日までの間の文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るもの 当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の4月1日
(3) 法令の規定により保存期間の起算日が定められている文書 当該法令で定める日
(編集の方法)
第7条 未完結文書及び完結文書は、次の各号に定めるところにより主管係において編集しなければならない。
(1) 4月1日から5月31日までの間の文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものは、前会計年度に区分すること。
(2) 台帳、帳簿その他の常時業務に使用する文書及び訴訟関係文書その他数年にわたる同一事案に係る文書は、一括すること。
(3) 前2号に掲げる文書以外の文書にあつては、会計年度(暦年により処理する文書にあつては暦年)ごとに区分すること。
(4) 機密に属する文書は、機密に属する文書以外の文書と分離すること。ただし分離して編集し難いときは、この限りでない。
(5) 図面等本書につづり難い文書は、適宜分離して編集することができる。
(1) 厚さは、約6cmを標準とし、分冊を必要とするものは、1冊ごとに全冊数及び順番号を記さなければならない。
(3) 文書件数が少ないもの及びその他特殊な事務に関する文書は、数年分をあわせて製本することができる。この場合、区分紙又は見出しを差し入れ、年度(暦年により処理する文書にあつては、暦年)の区分を明らかにしなければならない。
(類目の多岐にわたる文書)
第10条 類目の多岐にわたる文書は、その主な類目に編入し、その写書を各関係文書に編入しなければならない。
2 前項の規定により、写書を編入した場合は、その写書の欄外に原書の所在を記載しなければならない。
3 写書の作成が困難な事情にあるとき、又は写書の作成を必要としないと認めるときは、参照票(別記第4号様式)を代用することができる。
(他の事件に関係のある文書)
第11条 他の事件に関係のある文書は、前条に準じて編集しなければならない。
(条例、規則の整理)
第12条 条例、規則は、「滝上町例規集」にその全文を掲載する外、その制定改廃は追録で明らかにしなければならない。
(編集の時期及び方法)
第13条 文書は、完結の年月日順に別表の類目によつて、暦年によるものは翌年2月末日まで、会計年度によるものは翌年7月末日までに編集しなければならない。
(保管の場所)
第14条 編集及び製本を了した完結文書は、主管係において文書完結の翌年度又は翌年の末日まで主管課長が指定する場所に保管しなければならない。
(保存文書目録の作成)
第15条 主管係において保管を了した完結文書を保存しようとするときは、保存文書目録(別記第5号様式)を2部作成し、1部は主管課で保管し、他の1部は総務課庶務係(以下「庶務係」という。)に回付しなければならない。
(保存の場所)
第16条 庶務係は、前条に規定する文書目録の回付を受けたときは、内容を確認の上、主管係に指示して書庫に文書を保存させるとともに、全主管課の保存文書目録を編集し総務課情報係へ回付しなければならない。
2 完結文書で常用するものについては、保存文書目録にその旨を記述し、第14条に準じて保存することができる。
(閲覧等の手続)
第17条 保管及び保存中の文書を主管課以外の職員が閲覧し、又は貸出を受けようとするときは、主管課長の承認を得なければならない。
(転貸及び庁外持出しの制限)
第18条 前条の規定により貸出しを受けた文書(以下「借入文書」という。)は、他に転貸し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない場合において主管課長の承認を得たときは、この限りでない。
(閲覧文書及び借入文書の取扱)
第19条 前条の規定により閲覧している文書(以下「閲覧文書」という。)及び借入文書は、抜取又は追補若しくは訂正することができない。
(損傷)
第20条 閲覧文書及び借入文書を損傷したときは、遅滞なく主管課長に届け出て、その指示を受けなければならない。
(閲覧等の禁止)
第21条 主管課長は、必要があると認めたときは、閲覧又は貸出しを禁止し、又は貸出中であつても返納を求めることができる。
(部外者の閲覧等)
第22条 保管及び保存中の文書は、職員以外の者に貸し出ししてはならない。
2 保管及び保存中の文書を職員以外の者に閲覧させるときは、主管課長の承認を得なければならない。
(廃棄文書の処理)
第23条 保存文書が保存年限を経過したときは、主管課において廃棄文書目録(別記第6号様式)を作成し、主管課長の決裁のほか関係係に合議の上、庶務係に回付して廃棄しなければならない。
2 廃棄文書目録の回付を受けた庶務係は、毎月の全主管課の廃棄文書目録を編集して情報係へ回付しなければならない。
3 廃棄文書の中で秘密保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは、関係職員立会いのもとに焼却、裁断等の措置をとらなければならない。
4 保存中の文書であつても保存の必要がないと認められるものは、総務課長の承認を得て第1項の規定に準じ、廃棄することができる。
5 保存年限が満了した文書であつても、なお保存の必要があると認められるものは、総務課長の承認を得て、保存年限を更新することができる。この場合においては、当該文書及び保存文書目録に保存を延長した旨を記さなければならない。
(書庫の主管)
第24条 書庫は、庶務係において管理する。
(入庫者の制限)
第25条 書庫には職員以外の者は立ち入つてはならない。但し、総務課長の承認を得た者は、主管係の立会の下に書庫に入ることができる。
(書庫の取扱)
第26条 書庫は、常に清潔整とんし、文書保存及び配列等に注意しなければならない。
(書庫のかぎ)
第27条 書庫のかぎは、総務課庶務係長が管理する。
(雑則)
第28条 この規程に定めるもののほか、文書の編集、保存等について必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行し、平成14年度(暦年によるものは平成14年)以降の文書から適用する。
附則(平成21年4月1日訓令第2号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日訓令第3号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
別表
種別 | 最低保存年限 | 類目 |
第1類 | 30年 | 1 町議会の議決書及び議事録 2 条例、規則、告示、訓令、庁達、指令及び達の原義及び関係文書 3 重要な事業計画及びその実施に関する文書 4 町史の資料となる重要文書 5 身分、進退、賞罰、等の人事に関する重要文書 6 退職年金及び遺族年金に関する文書 7 叙勲及び褒章に関する文書 8 不服の申立、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書 9 調査及び統計で特に重要な文書 10 契約書で特に重要な文書 11 財産及び町債に関する文書 12 重要な機関の設置、廃止に関する文書 13 事務引継に関する文書 14 予算、決算及び出納に関する重要な文書 15 その他永久保存の必要があると認める文書 |
第2類 | 10年 | 1 国又は道の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書 2 認可、許可又は契約に関する文書 3 原簿及び台帳 4 寄附受納に関する文書 5 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠に関する文書 6 税その他各種公課に関する文書 7 その他10年保存の必要があると認める文書 |
第3類 | 5年 | 1 補助金に関する文書 2 調査、統計、報告、証明等に関する文書 3 工事又は物品に関する文書 4 その他5年保存の必要があると認める文書 |
第4類 | 3年 | 1 消耗品及び材料に関する受払簿 2 当直日誌、出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務の実態を証する文書 3 照会、回答その他往復文書に関する文書 4 その他3年保存の必要があると認める文書 |
第5類 | 1年 | 軽易な文書 |
