○壮瞥町議会事務局処務規程
平成21年4月1日
議会訓令第1号
(目的)
第1条 この訓令は、壮瞥町議会事務局(以下「事務局」という。)の組織、分掌事務その他必要な事項を定めることを目的とする。
(係の設置)
第2条 事務局に次の係を置く。
庶務議事係
(職員)
第3条 事務局に次の職員を置く。
事務局長
係長
書記
(職務)
第4条 事務局長は、議長の命を受け、事務局の事務を掌理し、所属職員を指揮、監督する。
2 係長は、上司の命を受け、係の事務又は担任の事務を処理する。
3 書記は、上司の命を受け、事務に従事する。
(係の分掌事務)
第5条 係の分掌事務は、次のとおりとする。
(1) 議員の名簿及び履歴簿に関すること。
(2) 文書の収受、発送及び保管に関すること。
(3) 公印に関すること。
(4) 議員の身分及び公務災害に関すること。
(5) 議員の報酬及び費用弁償に関すること。
(6) 議員共済会に関すること。
(7) 町村議会議長会に関すること。
(8) 儀式、交際、接遇及び慶弔に関すること。
(9) 条例、規則及び規程等の制定改廃に関すること。
(10) 議会に属する予算経理及び物品の出納保管に関すること。
(11) 図書の整備及び管理に関すること。
(12) 議員及び職員の研修に関すること。
(13) 職員の人事、給与及び服務に関すること。
(14) 議会の本会議、委員会及び公聴会に関すること。
(15) 全員協議会に関すること。
(16) 会議の傍聴に関すること。
(17) 議場、その他議会関係各室の管理に関すること。
(18) 議案、請願、陳情、決議及び意見書等に関すること。
(19) 議事日程及び諸般の報告に関すること。
(20) 議決及び決定事項の処理に関すること。
(21) 会議録、記録等の調整及び編さんに関すること。
(22) 議会広報に関すること。
(23) 町政に関する調査、検査及び情報の収集、整理に関すること。
(24) その他議会に関すること。
(文書の種類)
第7条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
イ 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
ロ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(2) 令達文書
イ 訓令 議長が所管の機関又は職員に対し、一般的に命令するもの
ロ 訓 議長が所管の機関又は職員に対し、個別的に命令するもの
ハ 達 特定の団体又は個人に対し、許可、認可等を取り消し、又は一方的に作為もしくは不作為を命令するために発するもの
ニ 指令 申請、出願等に対し、許可、認可等を行うために発するもの
(3) 公示文書 告示、公表等一般に公示を要するもの
(4) 一般文書 前各号に掲げる文書以外のもの
(令達番号簿)
第8条 法規文書、令達文書及び公示文書は、令達番号簿(別記第3号様式)を備えて番号、年月日及び件名を登記するものとする。
(文書の起案)
第9条 文書の起案は、起案書(別記第4号様式)を用い、必要な関係資料を整理して添付の上、平易で、簡潔明瞭な文書をもつて行わなければならない。ただし、簡易な事案に係る起案については、起案書を用いず、その文書の余白に閲覧者押印欄を設けて、回付することができる。
(決裁)
第10条 議会の事務は、すべて議長の決裁を受けなければならない。
(事務局長の専決事案)
第11条 前条の規定にかかわらず事務局長において専決できる事案は、次のとおりとする。
(1) 事務局長を除く、職員の出張、時間外勤務その他諸届の処理に関すること。
(2) 各種統計資料の収集に関すること。
(3) 物品等の購入及び経理に関すること。
(4) 議場、その他各室の使用許可に関すること。
(5) 簡易な申請、紹介、回答及び通知に関すること。
(6) その他簡易な事項の処理に関すること。
(代決)
第12条 事務局長の専決を受けるべき事案について、事務局長が出張または休暇、その他事故等により不在のときは、係長がその事案を代決することができる。
2 前項による代決をしたときは、関係文書を後閲に供さなければならない。
(代決できる事案)
第13条 前条の規定により代決できる事案は、あらかじめその処理について特に指示を受けたもの、又は特に至急に処理しなければならない事案に関するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、事務局長があらかじめ代決してはならないものと指定した事案については代決することができない。
(発送文書)
第14条 文書は議長名を用い、「壮議号」の記号をつけるものとする。ただし、簡易なものについては事務局長名を用いることができる。
(文書類の閲覧、交付)
第15条 文書類は事務局長の承認を得なければこれを他に示し、またはその謄、抄本を与えてはならない。
(文書の保存年限)
第16条 文書の保存年限は次のとおりとし、分類は別表1による。
永年保存
10年保存
5年保存
3年保存
1年保存
(準用)
第17条 この訓令に定めるもののほか、事務の処理及び職員の服務等については、壮瞥町の関係規定を準用する。
附則
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
別表1
保存期限 | 編さん名目 | |
永年 | ・議員名簿 ・議員履歴書 ・議会役員名簿 ・公印台帳 ・議員共済会関係書 ・令達番号簿 ・議員表彰関係綴 | ・議決書 ・町議会会議録 ・町議会予算・決算審査特別委員会会議録 ・議案整理簿 ・町議会の運営に関する基準 ・事務分掌簿・辞令簿 |
10年 | ・招集関係綴 ・議員出席簿 ・議会広報契約書 | ・町議会、予算・決算審査特別委員会会議録契約書 ・町村自治名鑑 |
5年 | ・議事日程関係書 ・議員協議会関係書 ・議員報酬・費用弁償関係書 ・議長交際費支払決議書 ・諸般の報告関係書 ・議員提出議案関係書 ・選挙関係書 ・常任委員会・特別委員会関係書 ・町村議長会関係書 ・町村議会議員協議会・委員会協議会関係書 ・西部議長懇話会関係書 | ・町村議会懇談会関係書 ・請願書、陳情書、要望書 ・一部事務組合関係綴 ・弔辞・祝辞関係書 ・町村議会実態調査関係書 ・支出負担行為伺関係書 ・物品購入決議書 ・全国町村議会議員新団体補償制度関係書 ・他市町村行政視察関係書 ・海外地方行政調査関係書 |
3年 | ・議会一般関係書 ・一般質問通告関係書 ・議会議員研修関係復命書 ・議会職員研修等復命書 ・予算・決算関係書(控) ・諸促進期成会・協議会関係書 ・議員欠席届 ・全国町村議会議員互助関係書 ・北海道町村議会議員公務災害補償等組合関係書 | ・行政視察来庁分関係書 ・監査委員例月出納・定期監査報告書 ・北海道広報 ・議会時報 ・周辺市町村議会広報 ・日誌 |
1年 | ・町議会傍聴人受付簿 ・議決書謄本・抄本交付関係書 ・町議会議決結果報告書 ・町議会議決条例・予算送付関係書 | ・議長次第書 ・提案理由説明・行政報告関係書 |
