○壮瞥町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成17年11月10日
要綱第16号
(趣旨)
第1条 この要綱は、西いぶり広域連合(以下「連合」という。)の「戸籍事務を行うための電子計算機の設置及び管理要領」(以下「要領」という。)第8条に基づき、壮瞥町における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システムとは、住民福祉課に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票及び人口動態調査等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) データとは、磁気ディスク等に記録されている戸籍データ並びに戸籍情報システムで取り扱われるプログラム及び入出力データをいう。
(3) 中央処理装置とは、連合が設置する西いぶりデータセンター内の戸籍用サーバで磁気ディスクにより戸籍及び除かれた戸籍並びに戸籍の附票等の記録を管理するものをいう。
(4) 端末装置とは、関係市町村の戸籍担当者窓口の設置する戸籍クライアントで戸籍事務の入力、帳票等の出力を行う機器をいう。
(5) 磁気ディスク等とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(6) ドキュメントとは、システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たつては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ、プログラム、ドキュメント等の適確な管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、住民福祉課長をもつて充てる。ただし、中央処理装置に設置された磁気ディスク等については、要領第5条に定めるデータ管理者(以下「データ管理者」という。)がこれを保護管理する。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、定期的に又は随時、磁気記録及びプログラムの異常の有無を点検しなければならない。
3 点検事務を委託して実施する場合には、戸籍情報の保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。
4 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍管掌者に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 保護管理者は端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、住民福祉課主幹をもつて充てる。
(データ保護)
第7条 保護管理者は、データの変更、漏洩、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、関係者以外の者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、施錠できる場所に保管し、不要となつた時点で、速やかに焼却、裁断等により復元できない方法によつて処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 データ管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管するなどこれらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しなければならない。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄の時には、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務(以下「戸籍業務等」という。)に必要な場合以外に行つてはならない。また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務等に必要な場合以外に検索してはならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第14条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、新任の取扱職員及び取扱職員に対して年一回以上の教育・訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期に前項に掲げる研修を実施しなければならない。
(会議)
第15条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもつて組織する。
4 会議の庶務は、住民福祉課において処理する。
附則
この要綱は、戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務のコンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日より施行するものとする。
附則(平成19年要綱第14号)
この要綱は、平成19年11月1日から施行する。
附則(平成19年要綱第17号)
この要綱は、平成20年1月4日から施行する。