○壮瞥町学校文書取扱規程
平成10年11月25日
教委規程第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、壮瞥小学校、中学校、高等学校(以下「学校」という。)の文書の取扱いに関し、別に定めるものを除き必要な事項を定める。
(目的)
第2条 文書は、学校全職員の理解と協力のもとに、正確かつ迅速に取扱い、常にその処理の状況を明らかにする。
(文書管理者)
第3条 校長は、文書管理を円滑にするため文書管理者(以下「管理者」という。)を置く。
2 前項の管理者は、教頭をもつて充てる。
(文書取扱者)
第4条 校長は、管理者の事務を補佐するため、文書取扱者(以下「取扱者」という。)を置く。
(文書担当者)
第5条 校長は、校務分掌などにより、文書を処理する直接の担当者(以下「担当者」という。)を置く。
(管理者および取扱者の処理する事項)
第6条 管理者および取扱者は、次の事項を処理する。
(1) 担当者に対する調整に関すること。
(2) 文書の収受、配付及び発送手続に関すること。
(3) 文書の整理に関すること。
(4) 文書の保管及び保存に関すること。
(5) 文書の廃棄に関すること。
(6) 文書事務の改善に関すること。
(7) その他文書事務に関し必要なこと。
(起案・決定)
第7条 文書の起案(発議)については、担当者が関係職員と合議し、校長の決裁を受けて決定する。
(発送者名)
第8条 発送文書には、原則として校長名を用いる。
(公印の押印)
第9条 発送文書には、公印を押すものとする。ただし、押印が困難なもの、内容の軽易なものについてはこれを省略できる。
(分類・整理・保管)
第10条 文書は、必要に応じ迅速に取り出せるよう分類・整理し、保管する。
2 文書は、別に定める学校文書分類表(以下「分類表」という。)に基づき整理保管する。
3 文書は、その規格・形状等に最も適合した保管器具に収納し、所定の場所において管理する。
(1) 一般文書については、報告・回答を提出するなど、一連の事務処理が終了した日。もしくは、必要な措置を講じた日。
(2) 帳簿類については、当該帳簿類閉鎖の日。ただし、加除式の帳簿類から除冊されたものにあつては、除冊された日。
(3) 出納に関する文書については、終了した日。
(保存期間)
第12条 完結した文書は、分類表に定めた期間保存する。
(1) 法令等の規定・または時効等の関係で、一定期間保存することが必要な文書は、当該期間。
(2) 保存期間の定めがない文書であつても、管理者が特に必要と指定した期間。
(3) 同一の案件について作成され、または処理された一連の文書であつて、同一の保存期間とすることが適当であると管理者が認めるものについては、当該文書の中で最も長期な期間。
3 保存期間は、その完結日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。
(廃棄)
第13条 保存期間の満了した文書は、文書の内容や形状により廃棄方法に留意し、年度始めに速やかに廃棄する。
附則
この規程は、平成10年12月1日から施行する。
附則(平成25年教委規程第4号)
この規程は、公布の日から施行する。
学校文書分類表
1 学校管理運営に関するもの
文書名 | 保存期間 | 備考 |
学校関係法令 | 必要期間 | |
例規 | 必要期間 | |
北海道教育委員会公報 | 必要期間 | |
学校沿革史 | 永久 | |
学則 | 5年 | |
学校運営計画 | 5年 | |
学校日誌 | 5年 | |
職員会議議事録 | 5年 | |
通達・通知 児童・生徒の指導に関するもの 職員に関するもの | 必要期間 | |
学校行事表 | 5年 | |
校長引継書・教頭引継書 | 5年 | |
職員団体との対応に係る記録 | 5年 | |
各種諸届 | 3年 | |
官公庁往復文書 | 1年 | |
その他一般文書 | 1年 | |
学校基本調査 | 3年 | |
地方教育費調査 | 3年 | |
月末在籍報告書 | 3年 | |
その他諸調査統計表 | 3年 | |
施設施工図 | 必要期間 | |
その他施設関係文書 | 3年 | |
備品台帳 | 必要期間 | |
備品廃棄処分申請書 | 3年 | |
その他備品関係文書 | 3年 | |
理科薬品受払簿 | 必要期間 | |
その他理科薬品関係文書 | 3年 | |
給食関係文書 | 3年 | |
消防用設備等点検結関係文書 | 5年 | |
自家用電気工作物検査関係文書 | 5年 | |
防災関係文書 | 5年 |
2 予算、経理等に関するもの
文書名 | 保存期間 | 備考 |
予算経理簿 | 5年 | |
出納簿 | 5年 | |
物品購入等要求書 | 5年 | |
補助金関係文書 | 5年 | |
徴収金関係文書 | 5年 | |
その他経理関係文書 | 3年 |
3 教育課程に関するもの
文書名 | 保存期間 | 備考 |
児童生徒指導要録 学籍 | 20年 | |
児童生徒指導要録 指導 | 5年 | |
卒業証書台帳 | 永久 | |
新入学関係文書 | 5年 | |
転入・転出関係文書 | 5年 | |
就学援助関係文書 | 5年 | |
担任学級、担任の教科又は科目及び時間表 | 5年 | |
日課表 | 5年 | |
出席簿 | 5年 | |
教科用図書配当表 | 5年 | |
教科書無償関係文書 | 3年 | |
その他教科書関係文書 | 3年 | |
児童生徒賞罰記録簿 | 5年 | |
教務関係文書 | 必要期間 | |
生徒指導関係文書 | 必要期間 | |
研修関係文書(教職員に関するものに掲げるものを除く。) | 必要期間 | |
各種証明関係文書 | 3年 |
4 学校保健に関するもの
文書名 | 保存期間 | 備考 |
児童生徒健康診断票 | 5年 | |
教職員健康診断票 | 5年 | |
学校医執務記録簿 | 5年 | |
学校歯科医執務記録簿 | 5年 | |
学校薬剤師執務記録簿 | 5年 | |
学校保健安全計画 | 3年 | |
学校環境衛生検査関係文書 | 3年 | |
伝染病発生届 | 3年 | |
出席停止通知 | 3年 | |
出席停止報告 | 3年 | |
その他学校保健関係文書 | 3年 | |
健康センター関係文書 | 5年 |
5 教職員に関するもの
文書名 | 保存期間 | 備考 |
職員人事記録簿 | 20年 | |
職員名簿 | 5年 | |
職員履歴書 | 5年 | |
職員人事調書 | 5年 | |
職員採用・異動関係文書 | 5年 | |
職員退職関係文書 | 5年 | |
職員の命課・指定報告文書 | 5年 | |
職員の身上・資格等変更報告文書 | 5年 | |
休職・休業関係文書 | 5年 | |
免許状関係 | 5年 | |
人事関係文書 | 5年 | |
出勤簿 | 5年 | |
休暇等処理簿 | 5年 | |
有給欠勤等報告文書 | 5年 | |
校外研修処理簿 | 5年 | |
研修計画書 | 5年 | |
研修報告書 | 5年 | |
外勤簿 | 5年 | |
時間外勤務命令簿 | 5年 | |
勤務時間の割振り簿 | 5年 | |
週休日の振替及び4時間の勤務時間の割振り変更簿 | 5年 | |
職員事故報告 | 5年 | |
その他服務関係文書 | 3年 | |
公務(通勤)災害認定請求関係 | 5年 | |
給与等支給明細書 | 5年 | |
給与減額整理簿 | 5年 | |
勤務実績報告書 | 5年 | |
期末・勤勉手当関係文書 | 5年 | |
寒冷地手当世帯区分調書 | 5年 | |
特殊勤務手当支給実績簿 | 5年 | |
諸手当認定簿 | 5年 | |
諸手当届 | 5年 | |
児童手当等諸届・請求書 | 5年 | |
扶養手当等確認調書 | 1年 | |
通勤手当確認調書 | 1年 | |
年末調整関係文書 | 5年 | |
源泉徴収票 | 5年 | |
給料等電算入力資料 | 1年 | |
その他給与関係文書 | 1年 | |
旅行命令簿 | 5年 | |
復命書 | 5年 | |
旅費概算精算請求書 | 5年 | |
その他旅行・旅費関係文書 | 3年 | |
共済組合関係文書 | 1年 | |
共済組合給付金等決定通知書 | 5年 | |
互助会関係文書 | 1年 |
6 渉外にかかるもの
文書名 | 保存期間 | 備考 |
PTA関係文書 | 必要期間 | |
同窓会関係文書 | 必要期間 | |
周年行事関係文書 | 必要期間 |