○寿都町教育委員会文書編集保存規程
平成17年3月23日
教委規程第1号
(目的)
第1条 この規程は、教育委員会(以下「委員会」という。)及び寿都町立学校(以下「学校」という。)の文書の編集保存について必要な事項を定めるものとする。
(文書の保存期間)
第2条 文書の保存期間は、その種類に応じ、次のとおりとする。
第1種 永年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 3年
第5種 1年
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び事項が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存期間は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
(編集及び製本)
第3条 完結した文書は、委員会または学校においてそのつど次の各号に従つて編集しなければならない。
(1) 別表第2に定める文書分類表の編さん項目ごとに区分すること。ただし、2以上の編さん項目にわたる完結文書は、その主たる編さん項目に区分すること。
(2) 文書は、会計年度別に編集する。ただし、暦年にすることができる。
(3) 2種類以上の関係にある文書は、最も関係の多い部類に編集する。
(4) 編集文書の厚さは、おおむね10センチメートルを限度とし、紙数の多寡により分冊又は合冊することができる。ただし、分冊した場合は、2の1、2の2、等の符号を付すものとし、合冊した場合は、区分紙又はガイドを差し入れ、年度又は年の区分を明らかにしなければならない。
(6) 前号に規定する背表紙の所定欄には、次の保存期間に応じ色分けしなければならない。
永久保存 赤色
10年保存 青色
5年保存 黄色
3年保存 黒色
1年保存 白色
(文書の保存)
第4条 各担当者または各学校は、完結した文書を1年間委員会または学校に保存し、1年を経過したときは、文書保存票(第4号様式)を作成し次長に提出の上、当該文書を書庫に保存しなければならない。ただし、完結した文書で1年間委員会または学校に保存する必要がないと認めた場合は、この限りでない。
2 次長は、報告を受けた文書が整備されていると認めたときは文書保存票を確認のうえ、保存文書目録(第5号様式)に登載しなければならない。
(文書の廃棄)
第5条 学校は、文書が保存年限を経過したときは、速やかに、委員会の決裁を受けて廃棄処分しなければならない。
2 学校は、永年保存の文書以外の文書で、保管し、または保存する必要がなくなつたと認める文書については、当該文書の保存年限の経過前においても、委員会の決裁を受けて廃棄することができる。
3 学校は、保存期間の満了した文書であつて、なお保存の必要があると認めるものは、委員会の決裁を受けて保存年限を更新し、保存年限を延長することができる。
(雑則)
第6条 この規程に定めるもののほか、文書の編集保存については、寿都町文書編集保存規程(平成10年9月1日訓令第4号)の規定を準用する。
附則
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
別表第1(第2条関係)
文書保存期間別基準表
第1種(永年保存)
1 教育委員会議案の原本及び会議録に関する書類
2 規則、訓令等の原議、その他例規に関する書類
3 議会提出に関する書類
4 町史及び教育史の編集資料となる書類
5 文化財及びそれに準ずる書類
6 教育関係の法令、例規、通達等の重要な書類
7 教育委員会官報
8 訴願、訴訟及び異議、不服申立に関する書類
9 教育財産関係に関する書類
10 叙位叙勲、褒章、表彰に関する書類
11 委員会の職員等及び教職員の人事関係の書類
12 学校その他教育関係施設の設置廃止に関する書類
13 公印台帳
14 就学に関する書類、指導録、学籍簿、児童生徒の成績に関する書類及び学齢簿の関する書類
15 教育長の事務引継書
16 特に重要な調査及び統計書類
17 通学区域の設定、変更に関する書類
18 その他永久保存の必要があると認められる書類
第2種(10年保存)
1 社会教育委員会議案の原本及び会議録に関する書類
2 法令により施行し、または処分した重要な書類
3 補助金に関する重要な書類
4 調査、統計、報告、証明等で重要な書類
5 教育計画その他重要な事業計画及び実施に関する書類
6 重要な工事等に関する書類
7 原簿、台帳等で重要なもの
8 予算、決算及び出納に関する重要なもの(決算書及び証拠書類含む)
9 契約その他権利義務に関する文書で重要なもの
10 その他10年保存の必要があると認められる書類
第3種(5年保存)
1 その他委員の会議録の原本及び会議録に関する書類
2 教科用図書採択に関する書類
3 予算、決算及び出納に関する書類(経理簿含む)
4 給与等に関する重要な書類
5 定期報告関係の書類
6 学校保健衛生に関する書類(児童生徒の健康診断等に関する書類は、卒業後5年間保存すること)
7 奨学金に関する書類
8 学級編成、認可に関する書類
9 教育費扶助に関する書類
10 職員及び教職員の事務引継書
11 旅行命令簿
12 契約に関するもの
13 願書、届出書等の書類
14 その他5年保存の必要があると認められる書類
第4種(3年保存)
1 出勤簿、年次休暇整理簿、時間外命令簿、日誌
2 予算、決算及び出納に関する重要でない書類
3 照会、回答その他往復文書に関するもの
4 教職員研修に関する書類
5 給与等に関する書類
6 調査、報告、証明、復命書等に関するもの
7 消耗品、材料等に関する書類
8 その他3年保存の必要があると認められる書類
第5種(1年保存)
1 文書の収受、発送、処置に関するもの
2 軽易な照会、回答その他往復文書に関するもの
3 処理の終つた一時限りの願出及び届書、これに関する書類
4 その他第1種から第4種以外のもの
別表第2(第3条関係)
文書分類表
中分類 大分類 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | |
1 | 教育 | 総務 | 職員等人事 | 教職員人事 | 教育委員会 物品管理 | 学校 物品管理 | 就学 | 学校教育 | 社会教育 | スポーツ | 芸術文化 | 文化財 | 施設管理 |
大分類A 教育
小分類 中分類 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | |
0 | 総務 | 庶務 | 教育委員会 | 議会 | 法令通達 | 規則 規程 | 叙位叙勲 褒章表彰 | 教育 財産 | 文書 | 予算 経理 | 訴訟等 | ||
1 | 職員等人事 | 庶務 | 任免 | 給与等 | 服務 | ||||||||
2 | 教職員人事 | 庶務 | 任免 | 給与等 | 服務 | 研修 | 人事 管理 | 厚生 | 団体 | ||||
3 | 教育委員会 物品管理 | 庶務 | 備品 | 修繕 | 消耗品 | 燃料費 光熱 水費 | 原材料費 | 印刷 製本費 | その他 | ||||
4 | 学校 物品管理 | 庶務 | 備品 | 修繕 | 消耗品 | 燃料費 光熱水費 | 原材料費 | 印刷製本費 | その他 | ||||
5 | 就学 | 庶務 | 就学在学卒業通学 | 教育扶助 | 奨学金 | 就学前健康診断 | 知能検査 | 教育指導相談 | |||||
6 | 学校教育 | 庶務 | 学校保健 | 教科書 | 事故 | 教育課程 | 学習・生徒・教育指導相談 | 学力支援 | 特別支援教育 | 研究 | 給食 | 学校所管事務 | |
7 | 社会教育 | 庶務 | 推進計画 | 社会教育委員 | 幼児・家庭教育 | 青少年教育 | 成人教育 | 女性教育 | 高齢者教育 | 図書 | 社会教育関係団体 | 社会教育施設の運営 | |
8 | スポーツ | 庶務 | 推進計画 | 体育指導委員 | スポーツ振興 | スポーツ関係団体 | 体育施設の運営 | ||||||
9 | 芸術文化 | 庶務 | 芸術振興 | 文化振興 | 文化関係団体 | ||||||||
10 | 文化財 | 庶務 | 文化財保護調査委員 | 文化財調査 | 文化財保存 | ||||||||
11 | 施設管理 | 庶務 | 施設建築造成 | 維持管理 | |||||||||
