○新ひだか町戸籍情報システムに係るデータの保護管理規程
平成18年3月31日
訓令第8号
(目的)
第1条 この訓令は、戸籍情報システムに係る戸籍データの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データの滅失及びき損並びにこれに記録されている事項の漏えいを防止することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ及び戸籍事務担当課に設置した戸籍専用端末により、戸籍、除籍、戸籍附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ、プログラム、ドキュメント等の管理を的確に図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、生活環境課長がこれにあたるものとする。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理状況及び戸籍情報システムの関連設備等の状態を常に把握し、戸籍データが適切に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、定期的又は随時に、戸籍情報システムの異状の有無を点検しなければならない。
3 保護管理者は、点検事務を委託して実施する場合には、戸籍データが保護されるよう、適切な措置を講じなければならない。
4 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講ずるとともに、事故が発生した場合にあっては、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍管掌者である町長に報告しなければならない。
(端末装置取扱責任者)
第6条 戸籍情報システムの端末装置(以下「端末装置」という。)の適正な操作及び管理を図るため、端末装置取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、端末の設置の当該業務担当課長又はこれに相当する職で、町長が指定する者をもってあてるものとする。
(取扱責任者の職務)
第7条 取扱責任者は、戸籍情報システムの運用にあたり、端末装置が適正に操作されるよう、必要な措置を講じなければならない。
2 取扱責任者は、戸籍情報システムの運用にあたり、あらかじめ端末装置の操作者(以下「取扱職員」という。)を指定するとともに、取扱職員が処理する業務の範囲を明確にしなければならない。
3 取扱責任者は、次の各号に掲げる事項を常に把握し、定期的又は随時に保護管理者に報告しなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) 前各号に定めるもののほか、戸籍情報システムの運用に関すること。
(取扱職員の職務)
第8条 取扱職員は、端末装置を操作し、前条第2項の規定により定められた業務を処理するものとする。
2 取扱職員は、戸籍関連事務以外の業務に端末装置を使用してはならない。
3 取扱職員は、端末装置の操作にあたり、戸籍データが漏えいしないよう細心の注意を払わなければならない。
(パスワードの付与)
第9条 保護管理者は、取扱職員に対して個別に端末装置の操作を制御するパスワードを設定し、付与するものとする。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定めなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 パスワードは、戸籍関連業務以外に使用してはならない。
(戸籍データの管理)
第10条 保護管理者は、戸籍データの取扱いに関し次の事項を遵守し、適切に管理しなければならない。
(1) 端末装置を関係者以外の者から戸籍データが読み取られない位置及び角度に配置すること。
(2) 戸籍データの入出力は、電算処理を行う他の業務と連動して処理しないこと。
(3) 戸籍データは、施錠ができる場所に保管し、不要となった時点で速やかに焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(4) 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、戸籍関連事務以外の業務に利用し、又は外部に提供しないこと。
(磁気ディスク等の管理)
第11条 保護管理者は、次の事項を遵守し、磁気ディスク等を適切に管理しなければならない。
(1) 磁気ディスク等は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管すること。
(2) 磁気ディスク等の名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておくこと。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(4) クラウドサービスは、サービスを利用する形態であることから、戸籍サーバの物理的な所在を明らかにすることはできず、いつ戸籍サーバの磁気ディスクが交換や廃棄がされたかを知ることはできない。そのため、戸籍情報システムでは、外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用することで適切な磁気ディスクの管理と戸籍データの漏えいを防止する。認証取得の継続性については、戸籍情報システム事業者(以下「事業者」という。)が定期的に認証取得状況を確認することとし、保護管理者は必要に応じて、認証取得の継続性を事業者に確認すること。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して、取扱責任者及び取扱職員に対し、業務処理範囲に限定した権限の範囲でID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている事業者に制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍サーバの利用に関する履歴を常時記録し、必要に応じて事業者に請求し、利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、遠隔監視を行っている事業者と緊急時における連絡体制を整備しなければならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して、取扱責任者及び取扱職員に対し、業務処理範囲に限定した権限の範囲でID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている事業者に制限を設け、不正利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、ID及びパスワードを付与しなければならない。
4 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに関する履歴を常時記録し、必要に応じて事業者に請求し、利用状況を確認しなければならない。
5 保護管理者は、遠隔監視を行っている事業者と緊急時における連絡体制を整備しなければならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第14条 保護管理者は、取扱責任者及び取扱職員に対し、個別に操作を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 事業者は、戸籍情報システムを操作しないものとし、当該戸籍情報システムをバージョンアップした場合等の動作確認は、取扱職員が実施するものとする。
3 戸籍情報システムへのアクセスに関する履歴は、常時記録しなければならない。この場合において、保護管理者は、必要に応じてその利用状況を確認しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止の措置)
第15条 戸籍サーバ、戸籍データ又は戸籍情報システムにそれぞれアクセスするためのID及びパスワードを付与された者は、当該ID及びパスワードを他者に漏らすことなく適正に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードの設定並びに管理運用の方法を定め、これらを厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、ID及びパスワードを当該ID及びパスワードを付与された者以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他者に漏らしてはならない。
5 事業者は、付与されたID及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第16条 保護管理者は、事業者に対し、必要に応じて次の事項を請求し、取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの管理状況
(3) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍に係る事務を取扱う事務室の管理状況
(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末装置の操作)
第17条 端末装置の操作は、取扱職員でなければ行うことができない。
2 端末装置の操作及び戸籍データの検索は、戸籍等事務に必要な場合以外に行ってはならない。
(出力帳票の管理)
第18条 取扱責任者は、戸籍情報システムから出力された帳票(以下「出力帳票」という。)の取扱いに関し次の事項を遵守し、適切に管理しなければならない。
(1) 出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管すること。
(2) 出力帳票の作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第19条 保護管理者は、ドキュメントを常に最新の状態に維持し、適切な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、又は複写し、若しくは破棄するときは、あらかじめ保護管理者の許可を受けなければならない。この場合において、ドキュメントを破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
(機器等の管理)
第20条 保護管理者は、戸籍データの適切な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係わる機器等を管理しなければならない。
(研修の実施)
第21条 取扱責任者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年一回以上の教育、訓練計画を策定し保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。
(会議)
第22条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって構成する。
4 会議の庶務は、生活環境課において処理する。
(雑則)
第23条 この訓令に定めるもののほか、戸籍データの保護及び管理に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、平成18年3月31日から施行する。
附則(平成20年4月1日訓令第1号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(令和7年8月25日訓令第6号)
この訓令は、令和7年8月25日から施行する。
別表(第20条関係)
戸籍情報システムに係る機器等の保管一覧
機器等 | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
端末装置等 | 保護管理者 | パスワード及び生体情報による起動 | 端末装置の起動は、取扱職員が行う。 |
戸籍情報システムのプログラム | 保護管理者 | 複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。 |