○新篠津村職員旧姓使用取扱要綱
令和2年10月16日
要綱第27号
(趣旨)
第1条 この要綱は、職員が在職中に婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)により、戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を職務上使用することに関し、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この要綱において旧姓を使用できる職員は、次に掲げるものをいう。
(1) 地方公務員法(昭和25年法律第261号。以下「地公法」という。)第3条第2項に規定する職員
(2) 地公法第22条の2第1項に規定する会計年度任用職員
(旧姓使用の範囲)
第3条 旧姓を使用できる文書等は、旧姓を使用しても法令等に抵触するおそれがなく、かつ、職務遂行上支障がないと認められる文書等とし、おおむね別表第1に掲げるものとする。
2 旧姓を使用することができない文書等は、旧姓を使用することにより特別な法律関係を生じるおそれのあるもので、おおむね別表第2に掲げるものとする。
(旧姓使用の申請)
第4条 旧姓を使用しようとする職員は、旧姓使用申請書(様式第1号)を村長に提出しなければならない。
(旧姓使用の承認)
第5条 村長は、旧姓使用を承認したときは、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、当該職員に通知するものとする。
(台帳の整備)
第7条 村長は、旧姓使用職員台帳(様式第4号)を備え、旧姓使用の適正な管理運営に努めなければならない。
(責務)
第8条 第5条の規定により旧姓の使用の承認を受けた職員は、旧姓を使用するに当たって、公務の遂行上混乱を与えないよう適正な使用に努めなければならない。
(委任)
第9条 この要綱に定めるもののほか、職員の旧姓の使用に関し、必要な事項は村長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この要綱は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この要綱の施行日前に在職中に婚姻等により戸籍上の氏を改めた職員は、第4条の旧姓使用申請書を提出することにより、旧姓の使用の承認を受けることができる。
別表第1(第3条関係)
旧姓を使用することができるもの
基準 | 例 |
1 単に氏名が記載された文書等 | 記名章(名札)、名刺、職場での呼称、座席表、機構図、内線番号簿 |
2 組織内部で使用される文書等で、職員の同一性を容易に確認できるもの | 起案文書及び決裁文書等に係る署名、押印、グループウエアの氏名、支出負担行為等会計伝票 |
3 職員の権利、義務等に関する文書等で、職員の同一性を容易に確認でき、旧姓使用を原因とする係争のおそれがないもの | 時間外等勤務命令書兼復命書、週休日指定簿、出勤簿、休暇等処理簿、営利企業等従事許可願、通勤届、住居届、扶養親族届、出張伺及び復命書、出張命令簿、人事異動内示表 |
4 対外的に使用される文書等で、法令上特別な効果を生じるおそれのないもの | 村民等に対する事務連絡文書等の担当者名 |
5 その他 | その他法令等に基づかない文書等で、専ら職員間で使用している文書、軽易な文書等で、公務遂行上旧姓を使用しても支障がないと村長が認めるもの |
別表第2(第3条関係)
旧姓を使用することができないもの
基準 | 例 |
1 職員の身分関係に関わる文書等で、法令等に根拠があるもの又は法令等に基づく事務処理等に与える影響の大きいもの | 職員の身分証明書、法令に基づく身分証明書(徴税吏員証等)、服務の宣誓書、辞令書、退職願、分限、懲戒等の処分に関するもの、人事記録カード、在職証明書等の証明関係書類 |
2 職員の権利義務関係に関わる文書等で、法令等に根拠があるもの又は法令等に基づく事務処理等に与える影響の大きいもの | 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書等の税務署等に関するもの、共済組合に関するもの、退職手当組合に関するもの、各種社会保険に関するもの、公務災害関係書類、健康診断関係文書 |
3 公権力の行使に係るもの等、対外的に大きな影響を与えるおそれがあるもの | 許認可、立入検査及び徴税等法令等に基づく行政処分に係る文書、その他職員の身分に基づいて行う行政行為に係る文書、契約書及び協定書等、私人との法律上の関係を発生させる文書、官公庁等に係る提出書類 |
