(事務処理の施行)

第1条　教育委員会事務局において処理するすべての事務は、所定の手続に従い、かつ、教育委員会又は権限を有する職員の決定がなければ、施行することができない。

(秘密の取扱い)

第2条　事務の処理に当たっては、職員は、秘密の漏れないように努めなければならない。

(不在中の事務処理)

第3条　職員は、出張又は欠勤、休暇等で不在になるときは、あらかじめ、その担当事務の処理に関し必要な事項を直属の上司に申し出なければならない。

(起案の方式)

第4条　すべて事務処理の起案は、起案用紙を用いて起案書を作成してしなければならない。ただし、その処理につき成例定規のあるもの、事案の軽易なもの及び閲覧をもって足りるものは、その文書若しくは帳簿又は口頭をもってするものとする。

(一事案一起案書)

第5条　事務処理の起案は、原則として、一の事案の処理につき、一の起案書としなければならない。

(起案の区分)

第6条　事務処理の起案は、次の各号に掲げる区分によってするものとし、その区分(第2号から第6号までに掲げるものを除く。)を当該処理案の件名(第1号、第7号、第20号及び第22号に掲げるものにあっては、起案書の件名)の末尾にかっこ書しなければならない。

(起案の基準)

第7条　起案書の起案は、別に定める公用文例及び文書の式基準(昭和38年教育委員会教育長訓令第2号)によらなければならない。

(起案書の書き方及び訂正)

第8条　起案書の書き方及び訂正は、次の各号に掲げる事項を守らなければならない。

(起案の理由の摘記等)

第9条　起案書には、次の各号に定めるところにより、その処理につき必要な説明を備えなければならない。

(関係書類の添付)

第10条　起案書には、関係書類をその処理の順次に添付しなければならない。

(とじ方)

第11条　起案書のとじ方は、左とじとする。

(合議等の表示)

第12条　第20条第1項、第21条第1項又は第22条の規定に該当する起案書には、起案書の「合議等」の欄に、その合議等をする分課を表示しなければならない。

(取扱いの表示)

第13条　至急を要する起案書には、その起案書の右上辺に赤書しなければならない。

(施行上の指定)

第14条　起案書には、その必要に応じ、起案書の余白に、処理案の施行上の注意並びに添付物、浄書及び発送に関する指定を記載しなければならない。

(起案年月日、担当係の表示及び認印)

第15条　職員は、起案書を作成したときは、起案書の所定の欄に、起案年月日を記載し、及び担当係を表示し、かつ、認印を押さなければならない。

(文書番号の表示)

第16条　起案書を事務処理簿又は秘密事務処理簿に記載し、又は記録したときは、起案書に、当該文書番号を記載しなければならない。

(上司の承認等)

第17条　起案書は、その決裁を受ける前に、上司の承認を経なければならない。

(回付)

第18条　重要な処理案の起案書は、その内容に応じ、担当係長が持ち廻りしなければならない。

第19条　至急を要する起案書は、他のすべての起案書に優先して処理されなければならない。

(関係分課との合議)

第20条　起案書の処理案が他の分課の所掌事務に関係がある場合は、担当係は、その関係の分課と合議をしなければならない。

(学校教育係の審査)

第21条　起案書の処理案が次の各号に掲げる事項に該当する場合は、前条の合議後、学校教育係の審査を経なければならない。

(教育委員会付議の手続)

第22条　教育委員会の決定又は了解を求める事案の起案書は、第20条の合議後、学校教育係に回付し、教育委員会付議手続を経なければならない。

(決定の証)

第23条　教育長、事務局長、次長及び各係の長は、起案書の処理案を決定したときは、その証として認印を押さなければならない。

第24条　削除

(教育委員会付議起案書の処理)

第25条　教育委員会の決定若しくは了解を求め、又は教育委員会に報告をする事案の起案書につき教育長の決定があったときは、担当者は、速やかに、その議案書又は報告書を学校教育係へ回付しなければならない。この場合においては、当該起案書を提示することを要する。

第26条　教育委員会の決定若しくは了解を求めた事案につき可決、否決若しくは保留の決定があったとき、又は教育委員会に報告をしたときは、学校教育係は、その起案書の「表示」の欄に、教育委員会付議年月日を記載し、かつ、学校教育係長が認印をして、担当者に返付しなければならない。

(決裁年月日の記載)

第27条　起案書が決裁されたときは、担当者は、直ちに、原議書の「決裁」の欄に、その年月日を記載しなければならない。

(原議書の施行)

第28条　起案書の処理案が決定されたときは、担当者は、速やかに、その処理案を施行しなければならない。

(記録分類の表示)

第29条　原議書の処理案を施行したときは、担当者は、原議書の「記録分類」の欄に、別に定める記録文書整理分類表の区分によってその分類項目を記載しなければならない。

(支出負担行為)

第29条の2　教育長及び事務局長の支出負担行為の決裁は、別表第4のとおりとする。

第30条　次の各号に掲げる事務処理は、第4条第1項の規定にかかわらず、当該各号に定める付せん票をもって処理しなければならない。

第31条　機密に属する事務又は緊急に処理を要する事務の処理は、上司の指揮を受けて便宜の方法によってすることができる。

(浄書用紙)

第32条　施行文書の浄書は、別に指定するものを除き、文書用紙又は適当な用紙を用いてしなければならない。

(施行文書の様式)

第33条　施行文書の浄書は、別に定める文書の書式基準の定める様式によらなければならない。

(発信番号の表示)

第34条　令達文書及び公示文書を除き、発信文書には、発信番号を付けなければならない。

(例規番号の表示)

第35条　例規とする通達及び回答の文書に表示する例規番号は、前条第1項の発信番号の下部に、かっこ書で表示するものとする。

(取扱いの表示)

第36条　秘密、至急及び重要の取扱いをする施行文書には、その上部欄外に別表第1の区分によってその旨の表示をしなければならない。

(施行文書の訂正)

第37条　令達文書及び申請、副申又は証明の施行文書の字句を訂正しようとするときは、訂正をする部分を1本の横線で消し、その上部(縦書きのものにあっては、その右側)に訂正の字句を記載し、及び上部の欄外にその旨及び加除の字数を記載し、かつ、公印を押さなければならない。

(浄書の記録)

第38条　施行文書を浄書したときは、浄書担当者は、原議書の「浄書」の欄に認印を押さなければならない。

(浄書文書の照合)

第39条　施行文書が浄書されたときは、担当者は、原議書の処理案と照合し、所定の様式に適合する施行文書として作成されたかどうか確認しなければならない。

(発信文書の公印)

第40条　発信をする施行文書には、その真正を証するため、公印を押さなければならない。ただし、内容が軽易な施行文書で印刷したもの及び付せん票、督促状、送状その他内容が軽易な施行文書は欠くものとする。

(公印の使用)

第41条　原議書に基づいて作成した施行文書に押すため公印を使用しようとするときは、職員は、事務局長に対し、原議書にその施行文書を添えて提示しなければならない。

第42条　職員は、前条第1項の文書以外の文書に公印を押す必要があるときは、その公印の使用について、事務局長の承認を受けなければならない。

(公印使用の記録)

第43条　第41条第1項の文書について公印が使用されたときは、事務局長は、原議書の当該処理案に公印使用年月日、公印を使用した文書の部数を記入し、当該文書との割印(別記様式第5号)を押さなければならない。ただし、令達文書(部外に発するものに限る。)及び証明の文書以外の施行文書には、割印の押印を略するものとする。

(処理の指示)

第44条　収受文書の配布があったときは、教育長の閲覧に供し、その事務の処理につき、重要又は異例に属するものは、あらかじめ、その処理につき必要な指揮を受けなければならない。

(処理の期限)

第45条　収受文書の配布を受けたときは、職員は、速やかに、その事務を処理しなければならない。ただし、その処理につき相当の期限を要する場合は、理由を明らかにして上司の承認を受けなければならない。

(口頭接受事項等の処理)

第46条　職員は、口頭又は電話で通知、照会等を受けたときは、その要領の記録又は口頭をもって、上司の指揮を求め、又は閲覧に供さなければならない。ただし、事案の軽易なもの及びその処理につき成例定規のあるものは、その処理をもって足りる。

(未処理文書の処理)

第47条　職員は、毎月末日(12月にあっては、25日)現在において、上司に対し未処理文書について報告し、その処理につき必要な指示を受けなければならない。

(整理保管義務)

第48条　分課は、所掌事務に係る原議書、来信文書、計表資料その他すべての文書(以下「記録文書」という。)を整理し、及び保管しなければならない。

(記録文書の編綴てつ)

第49条　記録文書は、別に定める記録文書整理分類表の区分によって編集し、その区分ごとに、別記様式第6号による表紙を付けてつづらなければならない。

(完結年月日の記載)

第50条　一の事案の事務の処理が完結したときは、担当者は、その原議書の「完結」の欄に、その年月日を記載しなければならない。

(抜き取り等の禁止)

第51条　職員は、記録文書の編綴てつの全部又は一部を抜き取り、又はその字句に加除訂正をしてはならない。

(紛失等の報告)

第52条　記録文書が紛失し、又は損傷したときは、職員は、遅滞なく、上司にその旨を報告しなければならない。

(持出等の禁止)

第53条　職員は、直属の上司の許可を受けなければ、記録文書を市外に持ち出してはならない。

(令達簿)

第54条　学校教育係は、次の各号に掲げる令達簿を備え、一の令達ごとに、その決定及び改廃の経過を記録しなければならない。

(令達番号)

第55条　令達文書に附する令達番号は、令達の種別ごとに、それぞれの種別を表わす文字に令達の逐次番号(達及び指令にあっては、事務処理簿又は秘密事務処理簿の当該文書番号に「達」又は「指令」の文字)をつけたものとする。

(令達簿の記載)

第56条　次の各号に掲げる令達の決定があったときは、担当者は、その原議書を学校教育係に回付しなければならない。

(公示簿)

第57条　学校教育係は、厚沢部町教育委員会公示簿(以下この款において「公示簿」という。)を備えなければならない。

(公示番号)

第58条　公示文書に附する公示番号は、「厚沢部町教育委員会告示」の文字に公示の逐次番号を付けたものとする。

(公示簿の記載)

第59条　公示の決定があったときは、担当者は、その原議書を学校教育係に回付しなければならない。

(例規簿)

第60条　学校教育係は、厚沢部町教育委員会例規原簿(以下この款において「例規簿」という。)を備え、一の例規ごとに、その指定及び改廃の経過を記録しなければならない。

(例規番号)

第61条　例規と指定する規程、基準、方針及び取扱手続の伺定並びに通達及び回答の文書には、例規番号を表示しなければならない。

(例規簿の記載)

第62条　例規指定の決定があったときは、担当者は、その原議書を学校教育係に回付しなければならない。

(事務処理簿)

第63条　分課は、事務処理簿及び秘密事務処理簿を備えなければならない。

(文書番号)

第64条　事務処理簿及び秘密事務処理簿の文書番号は、それぞれ分類記号及び番号をもって構成する。

(事務処理の記録)

第65条　分課は、起案書を作成し、又は収受文書の配布を受けたときは、その都度、一の事案ごとに、事務処理簿に記載し、及びその事務処理の経過を記録しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものを除く。

(出張による事務処理)

第66条　職員は、担当事務の処理のため、出張を命じられたときは、旅行命令権者に対し、出張予定票(別記様式第16号)にその出張において処理すべき事務処理の予定を記載して提出しなければならない。この場合においては、当該事務処理に関する書類を提示することを要する。

(出張の復命)

第67条　職員は、出張を終了したときは、旅行命令権者に対し、その旅行を終了した日から起算して3日以内に、出張復命書(別記様式第17号)をもって、その出張において処理した事務の状況を復命しなければならない。

(担当事務の引継ぎ)

第68条　職員は、係を異にして配置替され、又は転任若しくは休職にされ、又は離職し、失職し、辞職し、退職し、若しくは免職にされたときは、後任の職員(後任の職員がないときは、その上司)に対し、遅滞なく、事務引継書(別記様式第18号)をもって、その担当事務を引き継がなければならない。

第69条　学校教育係は、厚沢部町教育委員会公印原簿(以下「公印原簿」という。)を備え、一の公印ごとに、その印影並びに作成から廃止までの経過を記録しなければならない。

(公印の作成)

第70条　公印は、すべて、教育長の決定を受けて、事務局長において作成(改刻を含む。以下同じ。)するものとする。

(作成の記録及び配置)

第71条　公印が作成されたときは、事務局長は、直ちに、当該公印の印影及び所定の事項を公印原簿に記録しなければならない。

(廃止公印の処分)

第72条　事務局長は、公印が廃止されたときは、直ちに、公印原簿の当該記録及び公印使用記録簿、公印使用承認簿の記録を閉鎖するとともに、教育長の決定を受けて、当該廃止公印を処分しなければならない。

(公印の保管)

第73条　公印は、事務局長において保管しなければならない。

(使用記録簿等)

第74条　事務局長は、公印使用記録簿を備え、一の公印ごとに、その使用を記録しなければならない。

(公印の保管)

第75条　事務局長は、その保管する公印を、公印箱に納めて格納し、使用しないときは金庫その他確実な保管設備のあるものに格納し、かつ、施錠して、厳重に保管しなければならない。

(事故報告)

第76条　公印が次の各号に掲げる場合に該当するときは、事務局長は教育長に対し、直ちに、その旨を報告しなければならない。

(収受及び配布)

第77条　教育委員会に到着した文書及び物品は、すべて学校教育係において収受し、及び配布するものとする。

第78条　学校教育係は、収受した文書及び物品を、直ちに、次の各号に掲げる区分によって処理しなければならない。

(時間外到着文書の処理)

第79条　執務終了後に文書及び物品が到着したときは、学校教育係は、電信及び即刻処理するものについては、直ちに、その他のものについてはその到着した翌日(翌日が休庁日に当たるときは、その翌日)の執務開始後直ちに、それぞれ前条第1項の規定によって処理しなければならない。

第79条の2　職員は、文書又は物品を直接受領したときは、直ちに、学校教育係に提出しなければならない。

(親展文書の処理)

第80条　教育長あての親展の文書でその閲覧を経たものは、学校教育係において第78条の規定によって処理しなければならない。

第81条　発信文書の発送手続(手交を除く。)をとろうとするときは、担当者は原議書及び発信文書を学校教育係に回付しなければならない。

(編集保存)

第82条　記録文書は、暦年(会計に関するものは、会計年度)ごとに、別表第3に定める記録文書保存分類表の区分によって編集し、及び同表の保存期間中保存するものとする。

(編集)

第83条　担当係は、毎年2月末日(会計に関するものは、5月末日)までに、前年(会計に関するものは、前会計年度)においてその処理を完結した事務に係る記録文書を記録文書保存分類表の区分によって編集しなければならない。

(つづり方)

第84条　担当係は、前条第1項の規定によって編集した記録文書について、記録文書目次(別記様式第33号)を作成(1年保存の記録文書を除く。)し、別記様式第34号による表紙を付けてつづらなければならない。

(記録文書の引継ぎ)

第85条　担当係は、毎年3月31日までに、つづった記録文書を学校教育係に引き継がなければならない。

(記録文書の保存)

第86条　学校教育係は、前条第1項の規定によって引継ぎを受けた記録文書を記録文書保存簿に記載し、保存しなければならない。

(記録文書の廃棄)

第87条　記録文書の保存期間が満了したときは、学校教育係は、速やかに、関係係に合議の上教育長の決定を受けて、当該記録文書を記録文書廃棄簿に記載して廃棄しなければならない。

第88条　前条第1項及び第2項の規定は、保存中の記録文書のうち保存の必要がないと認められるものの廃棄について準用する。

第89条　第51条、第52条及び第53条第2項の規定は、記録文書について準用する。

(書庫の管理)

第90条　書庫は、学校教育係において管理しなければならない。

(その他)

第91条　この訓令に定めるもののほか、教育委員会の権限に属する事務の処理手続に関し必要な事項は、別に定める。