○蘭越町文書管理規程

平成14年4月1日

訓令第1号

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 文書の収受及び配布(第7条―第9条)

第3章 文書の処理(第10条―第17条)

第4章 文書の施行(第18条―第24条)

第5章 文書の分類及び保存期間(第25条―第28条)

第6章 文書の編集及び製本(第29条―第32条)

第7章 文書の保管及び保存(第33条―第35条)

第8章 文書の移替え(第36条―第38条)

第9章 文書の閲覧及び持出し(第39条・第40条)

第10章 文書の廃棄及び保存の延長(第41条―第46条)

第11章 書庫等の管理(第47条・第48条)

第12章 電子情報の管理(第49条)

第13章 雑則(第50条・第51条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、文書事務の管理に関する基本的事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な遂行を図り、もつて行政事務の適正化に資することを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書の取扱いは、正確かつ迅速に行い、常に丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損し、又は紛失しないように万全の注意を払わなければならない。

(文書主管課長の責務)

第3条 文書主管課長は、総務課長とする。

2 文書主管課長は、全庁における文書管理を総括する。

3 文書主管課長は、文書の管理に関し必要な調査を行い、並びに文書の管理に関する指導及び改善に努めなければならない。

(主務課長の責務)

第4条 主務課長(文書に係る事務を主管する課長をいう。以下同じ。)は、当該課における文書の管理を統括し、その適正かつ円滑な運営を図るものとする。

(文書取扱主任の責務)

第5条 各課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、主務課長を補佐し、文書の管理の適正かつ円滑な運営を図るため、当該課の文書の管理の指導・改善等を行わなければならない。

3 文書取扱主任は、主務課長が指名する者をもつて充てる。

(文書取扱主任会議)

第6条 文書主管課長は、文書の管理の連絡調整を図るため必要があるときは、文書取扱主任会議を招集できる。

第2章 文書の収受及び配付

(到達文書の処理)

第7条 町に到達した文書は、主務課に直接到達したものを除き、総務課において収受し、次の各号に定めるところにより、速やかに処理しなければならない。

(1) 親展その他開封することが不適当と認められる文書を除き、すべて開封し、当該文書余白に受付印を押し、町長、副町長、総務課長の閲覧を経て、当該文書に係る事務を主管する課長に配付すること。

(2) 親展その他開封することが不適当と認められる文書は、封緘のまま「親展文書配付簿」(別記様式第1号)に記載の上、町長の閲覧を受けその指示に従う。そのうち主務課へ配付するものは、副町長の閲覧を経て、主務課長に配付し受領印を徴すること。

(3) 現金及び金券等有価証券は、封皮を添付し、「金券交付簿」(別記様式第2号)に所定の事項を記載の上、総務課長の閲覧を経て、主務課長に配付し受領印を徴すること。

(4) 訴訟、審査請求その他到着の日時が権利の得喪に関わると認められる文書は、当該文書の余白に到着時刻を記入し、その封皮を添付すること。

2 主務課に直接到達した文書は、主務課で収受し、町長の閲覧が必要なものは総務課に回付し、それ以外のものは当該主務課が処理しなければならない。

(時間外に到達した文書の取扱い)

第8条 時間外に到着した文書は、即日処理の必要を認めるものを除いて、翌日において、前条の規定により処理するものとする。

(主務課における文書の取扱い)

第9条 主務課長は、文書の配付を受けたとき又は直接受領したときは、直ちに当該文書に係る事務を主管する係(「主務係」という。以下同じ。)に配付し、適正に処理しなければならない。

第3章 文書の処理

(処理方針)

第10条 文書の処理は、すべて課長が中心となり、課内において、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(処理の期間)

第11条 主務課に配付され、又は直接受領した文書は、原則としてその日のうちに起案担当者へ回付し、当該起案担当者は、指定された期日までに処理しなければならない。

2 文書に期日が指定されたもので、当該期日までに処理することが困難と認められるものは、理由を付して、上司の承認を得るものとする。

(報告)

第12条 次に掲げる文書については、「起案用紙」(別記様式第3号)による処理、文書の余白による処理、口頭その他の方法により、上司及びその内容に関係のある事務を主管する他の課等に報告しなければならない。

(1) 軽易な文書又は意思決定を要しない文書

(2) 主管の事務に関する資料

(3) 会議等の結果の報告書(復命書によるものを除く。)

2 前項の規定により文書の余白による処理をする場合においては、当該文書の余白に決裁押印欄を設けて所要事項を当該余白に朱書きするものとする。

(文書の起案)

第13条 すべての事案の処理は、文書による。

2 行政機関として意思決定を要するものは、次の各号に定めるところにより、起案用紙を用いて起案しなければならない。

(1) 起案には、必要がある場合は、案文中に提案理由、準拠法令その他参考となる事項を記載すること。

(2) 起案には、必要な関係資料を整理して添付すること。

(3) 起案用紙には、発議年月日、保存期間等所定事項を必ず記載すること。

3 軽易な事案に係る起案は、起案用紙を用いず、文書の余白を利用して行うことができる。この場合においては、決裁押印欄を設けて伺文を当該余白に朱書きするものとする。

4 辞令の起案は、「辞令簿」(別記様式第4号)による。

(起案文書の回議)

第14条 起案文書は、当該事務の決裁区分に従い、当事案に係る事務を主管する起案者から順次直属の上司の回議を経て、決裁権限の有する者の決裁を受けなければならない。

2 回議を受けた上司が、起案内容に異議があるときは、起案内容の修正又は廃案等の処分を命ずることができる。

3 同一事案で回議を重ねるものは、前回までの起案文書を添えて、処理の経過を明らかにするものとする。

(起案文書の合議)

第15条 回議は、当該事案が次の各号のいずれかに該当するときは、関係者と合議をしなければならない。

(1) 決定の内容について、規則その他の定めにより、他の課長等の承認、確認等の必要がある場合

(2) 決定の内容に関係のある事務を主管する他の課等がある場合

2 次に掲げる事案は、総務課長、総務課主幹、総務係長(以下この条において「課長等」という。)の合議を受けなければならない。

(1) 公示文書及び指令に関するもの

(2) 議会に提出する議案

(3) 町長の決裁を受ける行政処分及びこれに準ずるもの

(4) 陳情、請願その他町政に重大な影響を及ぼす案件

(5) 会議招集の通知

3 起案の合議を受けた課長等は、当該事案について意見を異にするときは、主管の課長等と協議し、協議が整わないときは、上司の指揮を受けなければならない。

4 起案の合議を受けた課長等は、事案の結果を知る必要があるときは、起案書の合議の欄に「要再回」と朱書きし、決裁後その結果の連絡を受けるものとする。

(文書の審査)

第16条 文書の適正かつ統一を図るため、次に掲げる起案文書は、副町長の決裁を受ける前に総務課長、総務課主幹、法制文書係長の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令、要綱その他の例規の制定及び改廃に関するもの

(2) その他町長が特に必要と認めるもの

2 前項の規定による審査の結果、軽易な修正にとどまるものは修正の上回議し、事案の本質的修正を要するもの又は改案の必要があるものは、その旨指示して返付するものとする。

3 起案文書のうち町長名をもつて外部に発する文書は、決裁前に次の各号の基準について、主務係長の形式審査を受けなければならない。

(1) 関係課等合議先の適否について

(2) 文体、用字、用語等について

(3) 様式等書類の形式について

(代決文書の後閲)

第17条 蘭越町事務決裁規程に基づく代決を行うときは、代決者がその文書に「後閲」と表示する。ただし、軽易な事案でその必要がないと認める場合は、この限りでない。

2 前項の後閲処理をした起案文書は、取扱者が速やかにその閲覧に供しなければならない。

第4章 文書の施行

(浄書及び校合)

第18条 決裁済み文書で浄書を要する文書は、主務課において取り扱い、浄書後直ちに決裁済み文書と校合しなければならない。

(文書の名義)

第19条 施行文書で庁外へ発送するものの名義は、原則として町長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により特に必要と認める場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は町名を用いることができる。

2 庁内文書は、事案の軽重により副町長名、課長名又は係長名を用いることができる。この場合において、職名のみを用い、氏名等を省略することができる。

(文書の記号)

第20条 施行文書には、文書記号を付すものとする。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

(公印の押印)

第21条 施行文書には、公印を押すものとする。ただし、法令等により公印を押さないこととされているもの又は軽易なものについては、この限りでない。

(連絡先の記入)

第22条 施行文書のうち送付を要するものには、その本文の末尾に、主管の課名等当該文書についての連絡先を括弧を付して表示するものとする。

(文書の発送)

第23条 庁外へ発送する文書は、原則として総務課において発送する。

2 郵送は、原則として料金後納の方法による。

3 総務課は、前項の方法により発送するときは、「料金後納郵便物差出票」(別記様式第5号)に必要事項を記入し、それを保管しなければならない。

4 文書の発送は、最も経済的な方法により行うものとする。

(文書の発布)

第24条 法規文書、令達文書及び公示文書の成案は、主務課から総務課へ回付し、総務課は、発布の手続をとらなければならない。

2 前項の手続においては、「発布簿」(別記様式第6号)により、回議するものとする。

第5章 文書の分類及び保存期間

(文書の整理)

第25条 文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

(文書の分類)

第26条 主務課長は、当該課が所管する事務事業に応じた「文書分類基準表」(別記様式第7号)を作成し、毎年度それを更新しなければならない。

(文書の保存期間)

第27条 主務課長は、前条の規定により文書分類基準表を作成するときは、各分類項目に属し、処理が完結した事案に係る文書の保存期間を併せて定めなければならない。

2 文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年又は1年とする。ただし、法令等により保存期間の定めのあるものについては、当該法令等の定めるところによる。

(保存期間の起算日)

第28条 文書の保存期間の起算日は、当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、次の各号に掲げる文書の保存期間の起算日は、当該各号に定める日とする。

(1) 暦年により処理するもの 当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日

(2) 4月1日から5月31日までの間の文書で前会計年度に属する歳入歳出に係るもの 当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の4月1日

(3) 法令等の規定により保存期間の起算日が定められているもの 当該法令等で定めている日

第6章 文書の編集及び製本

(文書の編集)

第29条 完結文書及び未完結文書の編集は、次の方法により主務課において行わなければならない。

(1) 文書分類基準表の分類項目ごとに区分すること。

(2) 4月1日から5月31日までの間の文書で前会計年度に属する歳入歳出に係るものは、前会計年度に区分すること。

(3) 台帳、帳簿その他の常時業務に使用する文書及び訴訟関係文書その他の数年にわたる事案に係る文書は、一括すること。

(4) 前2号に掲げる文書以外の文書は、会計年度(暦年により処理する文書にあつては、暦年)ごとに区分すること。

2 図面等本書に綴り難い文書は、適宜に分離して編集できる。この場合において、本書及び分離した図面等には、それぞれ参照表を添付するなどその編集の内容を明らかにしなければならない。

(文書の製本)

第30条 完結した文書は、保存期間の起算日までに次の各号に定めるところにより、主務課において製本しなければならない。

(1) 製本の厚さは、6センチメートルを標準とすること。

(2) 「文書目録」(別記様式第8号)を付けること。

(3) 「保存用表紙又は背表紙」(別記様式第9号)を付けること。

2 未完結文書は、前項各号に準じた製本を行うものとする。

3 完結文書で製本し難いものは、保存箱に収納して製本に代えることができる。この場合において、保存箱の外側には、表紙を付けなければならない。

(適用除外)

第31条 前条の規定は、主務課において保存する完結文書で製本し、又は保存箱に収納することが適当でないものについては、適用しない。この場合において、当該文書は、前条以外の方法により、その適正な管理が確保されるよう努めなければならない。

(保存簿冊目録の登録)

第32条 主務課において製本し、又は保存箱に収納した完結又は未完結文書は、その文書目録の写しを文書主管課に提出し、文書主管課は、それを「保存簿冊目録」(別記様式第10号)に登録しなければならない。

第7章 文書の保管及び保存

(主務課の保管及び保存)

第33条 主務課長は、文書の効率的利用を図るため、常に文書の所在を明らかにして保管しなければならない。

2 完結文書のうち次に掲げるものは、主務課において主務課長の指定する場所に保管又は保存する。

(1) 保存期間の起算日から1年を経過しないもの

(2) 常用文書その他文書主管課長の承認を得たもの

(書庫保存)

第34条 本庁にあつては、前条に掲げる文書以外の完結文書は、保存書庫において保存しなければならない。

2 前条各号に掲げる完結文書のうち、主務課において保存し難いものは、保存書庫において保存できる。

(出先機関における保存)

第35条 出先機関にあつては、保存は、主務課において主務課長が指定する場所で行わなければならない。

第8章 文書の移替え

(文書の移替え)

第36条 文書主管課は、毎年、6月を文書を整理する時期とし、保存書庫に移し替えする必要のある文書について、「保存簿冊通知書」(別記様式第10号)により主務課に通知し、主務課は、それに従い当該文書を保存書庫に移し替えなければならない。

2 主務課により保存書庫に移し替えられた文書は、文書主管課においてその製本の適否を審査し、訂正又は整備の必要を認めたものについては、補修させることができる。

(保存簿冊目録への登録)

第37条 完結文書の移替えを完了したときは、文書主管課において保存簿冊目録にその旨を登録し、その写しを主務課に送付しなければならない。

(常用文書)

第38条 主務課長は、保管期間が終了した完結文書のうち当該課において常時使用する必要があるときは、文書主管課長にその承認を得た後に保管することができる。

第9章 文書の閲覧及び持出し

(閲覧及び持出しの手続)

第39条 保存書庫に保存された文書を閲覧し、又はその持出しを受けようとする職員は、当該文書に係る主務課長の承認を得なければならない。また、数日にわたつて持出しを受けるときは、主務課長の承認と併せて「保存簿冊持出簿」(別記様式第11号)に記入しなければならない。

(閲覧等の拒絶)

第40条 主務課長は、文書管理上必要があると認めるときは、一時その閲覧若しくは持出しを拒み、又は持出期間中であつてもその返還を求めることができる。

第10章 文書の廃棄及び保存の延長

(廃棄の手続)

第41条 保存期間が満了したものは、文書主管課において「廃棄簿冊通知書」(別記様式第10号)により主務課に通知し、主務課は、文書主管課から通知された日及び場所に廃棄する文書を運び出し、当該通知書を文書主管課に返付するものとする。

2 文書主管課は、前項により返付された通知書と廃棄する文書を対照・確認した後処分するものとする。

(廃棄簿冊目録の作成)

第42条 文書主管課長は、前条の規定により文書を廃棄したときは、「廃棄簿冊目録」(別記様式第10号)を作成し、その写しを主務課に送付するものとする。

(廃棄の方法)

第43条 廃棄する文書のうち、他に内容を知られることにより支障が生ずるものは、裁断、溶解、焼却その他適切な方法により廃棄しなければならない。

(廃棄の特例)

第44条 保存期間が永年の文書であつて、文書主管課長が保存の必要がないと認めたものは、廃棄することができる。この場合における廃棄の方法は、通常に廃棄する場合の規定を準用する。

(保存の延長)

第45条 保存期間が満了した文書であつても、なお保存の必要があると認められるものは、主務課長が「簿冊変更通知書」(別記様式第12号)により文書主管課長に報告しなければならない。

(保存簿冊目録への登録)

第46条 前条の規定により文書主管課が主務課から保存延長の報告を受けたときは、保存を延長した旨を保存簿冊目録に登録し、当該目録の写しを主務課に送付するものとする。

第11章 書庫等の管理

(書庫等の管理)

第47条 保存書庫は文書主管課において管理し、保存文書は主務課が管理するものとする。

(書庫内の整理及び保全)

第48条 文書主管課長及び主務課長は、書庫内の整理について常に意を用いるとともに、文書主管課長は、文書の損傷防止のため、書庫内の防湿、防火等に努めなければならない。

2 前項の規定は、保存書庫以外の文書を保管し、又は保存する施設の管理について準用する。

第12章 電子情報の管理

(電子情報の管理)

第49条 町が作成し、又は取得した電子計算機による処理に使用される磁気テープ、磁気ディスク又は一定の事項を記録しておくことのできるこれらに類するものに記録されたものであつて、町が管理しているものの管理は、文書取扱いの原則及び文書の分類その他の文書の整理の規定を準用する。

第13章 雑則

(出先機関の特例)

第50条 出先機関における文書の管理については、原則としてこの規程によるものとするが、この規程により難い場合は、当該出先機関の長の定めるところによる。

(雑則)

第51条 この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、文書主管課長の定めるところによる。

附 則

1 この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

2 この訓令の施行前に既に行われた文書の取扱いは、この訓令の相当規定によりなされた文書とみなす。

附 則(平成17年3月31日規程第4号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年12月29日訓令第4号)

この訓令は、平成19年1月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令第1号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月24日訓令第4号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

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蘭越町文書管理規程

平成14年4月1日 訓令第1号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成14年4月1日 訓令第1号
平成17年3月31日 規程第4号
平成18年12月29日 訓令第4号
平成19年3月30日 訓令第1号
平成28年3月24日 訓令第4号